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In dieser Dokumentation erhalten Sie eine "Schritt für Schritt"-Anleitung für das Anlegen einer SQL-Replikation innerhalb der Software microtech büro+.

Vorbereitende Maßnahmen in Ihrer PostreSQL-Datenbank wie das Anlegen einer neuen PostgreSQL Benutzers für microtech büro+ sowie das Erstellen einer neuen PostgreSQL Datenbank für die Replikation werden detailliert erklärt.

In den Berechtigungsstrukturen existiert die Standard-Vorgabe: "(Standard-Replikation)". Dies ist eine für die Replikation optimierte Berechtigung, welche Sie kopieren können und auf Ihre Anforderungen anpassen. Auch dies zeigen wir Ihnen in dieser Anleitung.

Die Installation des Datenbanksystems PostgreSQL sollte vorab von einem erfahrenen IT-Dienstleister vorgenommen werden. In unserer Anleitung wird davon ausgegangen, dass die Datenbank bereits von einem Spezialisten installiert wurde und Ihnen die Anmeldedaten vorliegen. 

Inhalt

Zweck der SQL-Replikation

Replizierte Daten lassen sich in einem Analyse-Tool visualisieren bzw. aufbereiten

Über den Replikations-Service lassen sich Datenbanken aus microtech büro+ kopieren und die Daten und Datenbankobjekte der DB eine SQL-Datenbank kopieren. Auf diese Weise lassen sich z. B. Business-Intelligence-Tools (BI) / Analytics-Tools anbinden.

Bereiten Sie Ihre Daten professionell über branchenübliche Software auf und treffen Sie wertvolle Auswertungen, um Prozesse in Ihrem Unternehmen zu visualisieren und Ihr Geschäft zu optimieren. 

In microtech büro+ erhalten Sie den effizientesten Weg, der technisch möglich ist und replizieren nahezu alle Daten hoch effizient direkt aus Ihrer microtech büro+ Datenbank in die SQL-Datenbank. 

Über Berechtigungsstrukturen schränken Sie die Replikation auf genau die Bereiche ein, die Sie für Ihre Auswertungen benötigen. Die Daten sind immer transaktionsgeschützt, d. h. erst mit einer Operation werden die Daten geschrieben. So ist auch bei einem Stromausfall und Abriss einer Verbindung immer garantiert, dass die Daten in der Replikation in einen fehlerfreien und in sich konsistenten Datenbestand vorliegen. Die replizierten Daten stehen auch dann in der SQL-Datenbank zur Verfügung, wenn microtech büro+ aufgrund eines Updates, Wartung, Internetausfalls oder anderen Gründen nicht erreichbar ist.

Aspekte bei der Auswertung replizierter Daten

Betrachten Sie z. B. Ihre Daten mit einem BI-/Analytics-Tool unter folgenden Aspekten:

1. Mit microtech büro+ bearbeiten Sie tagesaktuell Ihre Abläufe und Geschäfte. Eine parallel laufende Replikation kann externe Analyse-Tools wie z. B. "Tableau" mit Daten beliefern und erlaubt eine genaue strategische Betrachtung.
2. Identifizieren Sie weitere Potentiale innerhalb Ihres Unternehmens.
3. Entscheidungen lassen sich aufgrund der besseren Datenlage, die Sie mittels Analysetools einsehen, fundiert erklären und weitere Schritte für das Unternehmen ableiten.
4. Angestoßene Verbesserungen und Optimierungen lassen sich durch das fortschreitende Beobachten der Daten kurz- und langfristig beobachten. Abläufe lassen sich rechtzeitig analysieren und ggf. gegensteuern.

Technische Voraussetzungen 

Installation und Verwendung der Open Source Datenbank PostgreSQL

PostgreSQL ist ein leistungsfähiges, objektrelationales Open-Source-Datenbanksystem Die Structured Query Language (SQL) dient als Standardsprache für die Kommunikation mit zweidimensionalen, relationalen Datenbanken. In unserer Hilfe erläutern wir, wie die Datenbanken von microtech büro+ in die SQL-Datenbank repliziert werden.

Weitere Infos und Bezug:

• https://www.postgresql.org (Externer Link)
• https://en.wikipedia.org/wiki/PostgreSQL (Externer Link)

Installation des DB-Clients "pgAdmin"

Diese Software ist speziell auf die Zusammenarbeit mit einer PostrgreSQL-Datenbank ausgelegt und wird u. a. für die Einrichtung genutzt. Im Verlauf dieser Hilfe-Beschreibung erhalten Sie Informationen, welche Schritte vorab mit "pgAdmin" auszuführen sind.

Weitere Infos und Bezug:

• https://www.pgadmin.org (Externer Link)
• https://de.wikipedia.org/wiki/PgAdmin (Externer Link)

Vorbereitungen und Empfehlungen für die Anlage der Datenbank über die Software "pgAdmin"

Die folgenden Einstellungen sind im Vorfeld wichtig für Sie als Anwender, der die Einrichtung durchführt bzw. für Ihren IT-Dienstleister der diese Schritte für Sie übernimmt.

Öffnen Sie die Client-Software "pgAdmin". 

SQL-Server im Client anbinden

Zunächst müssen Sie sich mit Ihrem PostgreSQL-Server verbinden. Gehen Sie hierzu wie folgt in "pgAdmin" vor:

In der Navigation klicken Sie mit der rechten Maustaste auf "Servers". Wählen Sienun "Register" -  "Server".

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Die Erfassungsmaske öffnet sich auf dem Register: GENERAL

Name: Geben Sie zunächst einen Namen für die Verbindung an. Im Beispiel wird diese "microtech Replikation" genannt.

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Wechseln Sie auf das Register: CONNECTION. 

Halten Sie nun die Daten bereit, die Ihnen Ihr IT-Dienstleister mitgeteilt hat. Sollten Sie PostgreSQL eigenständig installiert haben, sollten Ihnen die Daten durch die Installation vorliegen.

• Host name/address: Diese Information sollten Sie von Ihrem IT-Dienstleister erhalten haben oder als ausführender Dienstleister bei der Installation von PostgreSQL erhalten haben.
• Port: Geben Sie als Standard-Port 5432 ein. Sollten Sie von Ihrem IT-Dienstleister einen anderen Port erhalten haben, geben Sie bitte diesen ein. Im Beispiel ist dies Port 5435.
• Maintenance database: In der Regel ist dieser Wert eine Vorgabe von PostgreSQL, der an dieser Stelle eingetragen wird.
• Username: Dieser wurde bei der Anlage von PostgreSQL vergeben und sollte Ihnen von Ihrem IT-Dienstleister mitgeteilt worden sein.
• Password: Geben Sie das Passwort für den PostgreSQL-User ein.

Optional kann über den Schieberegler: "Save password?" die Anmeldung in "pgAdmin" gespeichert werden.

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Wurden alle erforderlichen Felder befüllt, klicken Sie bitte auf die Schaltfläche: SAVE.

User im SQL-Server mittels "pgAdmin" anlegen

Legen Sie einen neuen PostgreSQL-Nutzer an. Dieser soll für die Verbindung von microtech büro+ zu der SQL-Replikation genutzt werden. Nutzen Sie hierfür bitte nicht den Standard-Nutzer, der beim Erstellen der PostgreSQL-Datenbank eingerichtet wurde.

Klicken Sie in pgAmdin mit der rechten Maustaste in der Navigation auf: "Login/Group Roles" - Create > "Login/Group Role...". 

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Die Erfassungsmaske öffnet sich auf dem Register: GENERAL.

Geben Sie im Feld: "Name" den anzulegenden User an. Im Beispiel: "microtech_sql_user". Wählen Sie einen für Sie passenden Namen.

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Wechseln Sie auf das Register: DEFINITION.

Vergeben Sie im Feld: "Password" ein Sicherheitsmerkmal und notieren Sie sich dieses an einem sicheren Ort.

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Wechseln Sie nun auf das Register: PRIVILEGES und wählen Sie folgende Berechtigung:

Can Login? → Aktivierter Schieberegler.

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Speichern Sie die Angaben nun mit der Schaltfläche: SAVE.

Datenbank für die Replikation im SQL-Server mittels "pgAdmin" anlegen

Erstellen Sie eine neue Datenbank auf dem Server. Diese Datenbank soll fortan für die SQL-Replikation genutzt werden.

Klicken Sie in der Navigation von "pgAdmin" mit der rechten Maustaste auf "Databases" - "Create" > "Database...".

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Die Erfassungsmaske für die Datenbank beginnt auf dem Register: GENERAL.

• Feld "Database": Geben Sie einen nachvollziehbaren Namen für die zu erstellende Datenbank ein. Im Beispiel:" microtech_sql_replikation".
• Feld "Owner": Geben Sie an dieser Stelle den soeben erstellten User ein. Im Beispiel ist dies der Owner: "microtech_sql_user".

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Wechseln Sie auf das Register: DEFINITION.

• Encoding: Wählen Sie: "UTF8"
• Template: Wählen Sie ein Standardtemplate (im Beispiel: "template0")
• Locale Provider: Wählen Sie: "icu"
• ICU Locale: Wählen Sie "de-DE"

Durch die obige Auswahl werden "Collation" und "Character type" mit dem Speichern automatisch als "de_DE.UTF8" eingetragen.

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Die Datenbank ist nun angelegt und in der linken Navigation von "pgAmdin" einzusehen.

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Einrichtung: Replikationsdienst in microtech büro+

Wechseln Sie in microtech büro+. Stellen Sie zunächst sicher, dass der Bereich für die Automatisierung einblendet ist.

Sofern Sie noch nicht mit den Automatisierungsdiensten mit microtech büro+ gearbeitet haben, öffnen Sie zunächst den Bereich: MEINE FIRMA - ÜBERBLICK - Register: ÜBERBLICK. In diesem Bereich öffnen Sie unter "Weitere Bereiche" den Eintrag: "Automatisierungsaufgaben und Dienste". Wir empfehlen Ihnen bei Ersteinrichtung der Automatisierung zunächst folgenden Bereich der Hilfe zu lesen: Prozessautomatisierung in microtech büro+ (Automatisierungaufgaben).

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Konfiguration eines Automatisierungs-Dienstes der Art: Aufgaben-Server

Wechseln Sie nun in den Bereich: MEINE FIRMA - ÜBERBLICK - Register: AUTOMATISIERUNGS-DIENSTE. 

Auf dem Register: AUTOMATISIERUNGS-DIENSTE muss ein Automatisierungs-Dienst der Art: "Aufgaben-Dienst" bzw. "Aufgaben-Dienst mit eingeschränkter Berechtigung" eingerichtet sein.

Eingeschränkte Berechtigung (Replikation über Berechtigung einschränken)

Wir empfehlen den Replikations-Dienst nur auf bestimmte Bereiche zugreifen zu lassen.

Über den Dienst der Art: "Aufgaben-Dienst mit eingeschränkter Berechtigung" steht zusätzlich der Bereich: "Eingeschränkte Berechtigung" mit dem Auswahlfeld: "Berechtigungsbezeichnung" zur Verfügung. Wählen Sie an dieser Stelle die Berechtigungsstruktur, auf welche die Replikation zugreifen darf. In den Berechtigungsstrukturen finden Sie die Standard-Vorgabe: "(Standard-Replikation)". Bei der der Neuanlage eines "Aufgaben-Dienst mit eingeschränkter Berechtigung" ist die Standard-Berechtigung für die Replikation vorausgewählt.

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Automatisierungsaufgabe für Replikationsdienst konfigurieren

Automatisierungsaufgabe erstellen und Zeit-Trigger sowie Aktion bestimmen

Wechseln Sie nun in den Bereich: MEINE FIRMA - ÜBERBLICK - Register: AUTOMATISIERUNGSAUFGABEN. Erfassen Sie über Schaltfläche: NEU eine Automatisierungsaufgabe. Vergeben Sie eine Bezeichnung und wählen Sie als Automatisierungs-Dienst einen zuvor eingerichteten Aufgaben-Dienst aus. Auf dem Register: EINSTELLUNGEN ist wie gewohnt der "Trigger" für die Ausführung der Automatisierungsaufgabe zu konfigurieren. Klicken Sie in die Tabelle "Aktionen" und erfassen Sie über Schaltfläche: NEU einen "Aktionen-Datensatz".

Aktionen-Datensatz der Art: SQL-Replikation konfigurieren

Wählen Sie im Kopf der Maske als "Art" die SQL REPLIKATION. Treffen Sie nun die Einstellungen auf dem Register: AKTION.

Ausführungsbedingung mit Auswahlfeld: "Ausführen"

Über dieses Feld bestimmen Sie, wann die SQL-Replikation ausgeführt werden soll. Wählen Sie im Auswahlfeld z. B.: "Immer".

SQL Replikation

Tragen Sie an dieser Stelle folgende Informationen Ihres Servers ein:

• Servername: Sofern Sie nicht Standard-Port 5432 nutzen, geben Sie Ihren Servername mit dem Schema "servername:port" ein. Beispiel: localhost:5435.
• TLS Verbindung: TLS-Verbindung bedeutet, dass die Verbindung zur PostgreSQL-Datenbank verschlüsselt wird. Konfigurieren Sie an dieser Stelle, ob eine Verschlüsselung der Daten erfolgen soll und ob ein Fallback auf eine unverschlüsselte Übertragung erlaubt ist - oder die Replikation ohne die Möglichkeit einer Verschlüsselung abbrechen soll.

  • Nicht erlaubt: Verschlüsselte TLS-Verbindungen sind "nicht erlaubt". Die Verbindungen erfolgen zwischen Automatisierungsdienst und SQL-Server unverschlüsselt.

  • Erlaubt: Eine verschlüsselte Verbindung darf aufgebaut werden. 

  • Bevorzugt: Die Replikation bevorzugt die verschlüsselte Übertragung. Ist keine Verschlüsselung möglich, erfolgt die Übertragung unverschlüsselt.

  • Erzwungen: Wenn die Verschlüsselung durch das Zertifikat nicht gewährleistet ist, kann keine Replikation erfolgen. Die Automatisierungsaufgabe mit der SQL-Replikation wird in microtech büro+ gesperrt.

  • Erzwungen, CA-Prüfung: Das Zertifikat, welches der PostgreSQL-Server zum Verschlüsseln nutzt, wird geprüft. Diese Prüfung erfolgt basierend auf Ihrer Windows-Konfiguration für gültige Zertifikate.

  • Erzwungen, CA- und Servername-Prüfung: Zusätzlich wird geprüft, ob der Servername mit dem Servername im ausgestellten Zertifikat übereinstimmt. Bei Nutzung eines Servers in der Cloud muss diese Option ggf. ausgeschaltet werden.

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• Benutzername: An dieser Stelle ist der Name des Users einzugeben, den Sie im Laufe dieser Anleitung mit "pgAdmin"  extra für die Verwendung von microtech büro+ angelegt haben.
• Passwort: Geben Sie das passende User-Passwort des extra angelegten Benutzers ein.
• Datenbankname: Geben Sie den Datenbanknamen an, den Sie nach dieser Anleitung extra zum Zweck der Replikation angelegt haben.
• Schemaname: WICHTIG: Vergeben Sie in microtech büro+ einen nun frei zu wählenden Schemaname, unter welchem in der Datenbank das Schema angelegt werden soll. Unter diesem Schemaname wird die Replikation angelegt und gepflegt. Wählen Sie deshalb einen nachvollziehbaren Namen wie z. B. "microtech_replikation", "erp_replikation", "firma_xy_replikation", etc. Für das Beispiel wird nachfolgend als Name des Schemas "unsere_firma_replikation" genutzt.
• Schaltfläche "Verbindung testen": Nachdem Sie alle benötigten Felder gefüllt haben, können Sie über diese Schaltfläche die Verbindung testen, bevor Sie die Automatisierungsaufgabe nutzen. 

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Ausführung der SQL-Replikation überprüfen

In den Automatisierungsaufgaben sollte nach Eintragen aller Informationen geprüft werden, ob die Replikation ausgeführt wird. Auf dem Register: AUTOMATISIERUNGSAUFGABEN erkennen Sie über das Status-Symbol, ob die Aufgabe korrekt ausgeführt wird. 

Verweilen Sie auf dem Symbol: "Status", um sich weitere Informationen per Hover-Text anzeigen zu lassen.

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Erstes Prüfen der replizierten Inhalte innerhalb der ProgreSQL-Datenbank mithilfe von "pgAdmin"

Nachdem die Replikation der in der Berechtigungsgruppe definierten Bereiche durchgelaufen ist, können Sie sich den Aufbau und die Struktur der Tabellen in der PostgreSQL-Replikation einsehen.

Öffnen Sie "pgAdmin" und melden Sie sich mit Ihrem Nutzerpasswort an. Ggf. haben Sie vorab auch das automatische Speichern des Kennworts gewählt, dann entfällt der manuelle Login.

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Klappen Sie das von Ihrer microtech büro+ genutzte Schema auf. In diesem Beispiel ist dies "unsere_firma_replikation". Klappen Sie nun den Bereich "Tables" auf. Sie erwartet eine Baustruktur aller replizierten Tabellen aus microtech büro+. Je nachdem welche Berechtigungsstruktur Sie der Replikation gegeben haben, können es auch mehr oder weniger Tabellen sein. Je nach eingestelltem Intervall und Änderungen und gewählter Ausführungsbedingung werden die Daten praktisch in Echtzeit repliziert.

Überprüfen Sie den Inhalt der Tabelle, indem Sie wie folgt vorgehen:

• Klicken Sie auf eine Tabelle, z. B. "artikel".
• Mit der rechten Maustaste wählen Sie "View/Edit Data".
• Für das Beispiel wird "First 100 Rows" gewählt, um die Übersicht auf die ersten 100 Reihen einzuschränken. Auch weitere Einschränkungen/Filterungen sind möglich.

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Nun werden die verfügbaren Artikel-Datensätze aufgelistet, beschränkt auf die ersten 100 Reihen.

Die Ausgabe erfolgt mit allen verfügbaren Feldern und Kennzeichen. Über den horizontalen sowie vertikalen Scroll-Balken können Sie alle verfügbaren Felder und Kennzeichen einsehen.

Die verschiedenen Felder entsprechen denen, die auch in der Datenbank von microtech büro+ existieren.

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Thema Umsatz - z. B.: "Artikelumsatz"

Innerhalb der Tabellenstruktur finden Sie auch Tabellen mit dem Suffix "_ums", d. h. es existiert neben der Artikeltabelle "artikel" auch die Tabelle mit dem Namen: "artikel_ums". Auf diese Art und Weise repliziert die Software auch verschachtelte Tabellen, die Sie aus microtech büro+ kennen. Die Replikation bereitet diese entsprechend auf. So besitzen Sie in der SQL-Replikation auch eine Umsatztabelle, in der die Umsätze aller Artikel "flach" abgelegt sind.

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Diese Tabelle ist von der Logik her analog zu einer auf dem Register: ARTIKEL eingeblendeten Detail-Ansicht: UMSATZ zu verstehen. Die Aufbereitung durch eine solche verschachtelte Tabelle ist somit auch mit der SQL-Replikation abgedeckt.

Beispiel-Screenshot, welchem Bereich der Software diese Tabelle entspricht: VERKAUF - STAMMDATEN - Register: ADRESSEN - Schaltfläche: DETAILS - UMSATZ.

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Was sind die nächsten Schritte?

Mit der Replikation in microtech büro+ haben Sie nun eine umfassende Datenquelle an Ihren PostgreSQL-Server angebunden.

Sprechen Sie in Ihrer Firma mit Ihren IT-Spezialisten, wie Sie die replizierten Daten innerhalb eines Business-Intelligence-Tools (BI) / Analytics-Tools nutzen möchten. Holen Sie sich an dieser Stelle die Hilfe von Profis hinzu. Gerade im Bereich der Datenanalyse gibt es zahlreiche Möglichkeiten, wie Datenströme im Unternehmen modelliert und ausgewertet werden können. Wählen Sie die für Ihr Anliegen passende Methodik, damit die Implementierung des BI-/Analytic–Tools Ihnen die relevanten Aufschlüsse zu Ihrem Business liefert. Die Daten haben Sie mit der Replikation bereits heute praktisch in "Echtzeit" verfügbar. Nutzen Sie diese wertvolle Quelle dank der umfassenden Möglichkeiten der Replikation durch microtech büro+.