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Über die Automatisierungsaufgaben können Vorgänge aufgrund von Regeln gewandelt werden. In diesem Artikel möchten wir Ihnen für die Prozesssteuerung gängige Szenarien aufzeigen und wie Sie diese mit den Automatisierungsaufgaben von microtech büro+ konfigurieren.
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Leitfaden für die Nutzung der neuen integrierten Lösung in microtech büro+
In einer direkten Gegenüberstellung stellen wir Ihnen die Nutzung einer Prozesssteuerung in der neuen Lösung im Vergleich zum bisherigen Verfahren innerhalb der Middleware vor. Nutzen Sie die Skalierung im Browser oder das Scrolling im Browser, um die Tabelle zu verkleinern, zu vergrößern oder zu verschieben.
| Anforderung | Lösungsweg direkt über microtech büro+ | Bisheriger Lösungsweg in der Middleware |
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Vorgang nur dann wandeln, wenn der Quell-Vorgang als erledigt gekennzeichnet ist | Beispiel: Dieses erste Beispiel zeigt die benötigten Schritte |
. A) Schema mit Regel über Bereichs-Aktionen für Vorgänge erstellen1. Erstellen Sie im Bereich: VERKAUF - VORGÄNGE - Register: VORGÄNGE über die Schaltfläche: WEITERE eine "Bereichs-Aktion" |
2. Wählen Sie zunächst das Standard-Schema und übernehmen Sie in der Bereichsauswahl die Standvorgaben mit "WEITER".
3. Im Assistenten legen Sie über die rechte Maustaste - Eintrag: NEU eine neue Regel an. |
4. Erfassen Sie |
diese und wählen Sie hierfür z. B. die Bezeichnung "Regel: Vorgang wandeln, wenn Erledigt-Kennzeichen wahr" Wählen Sie als "Bedingung (Wenn)" das Kennzeichen: "Über eine Formel definieren". Über das Formel-Symbol öffnet sich der Feldeditor. Die Formelbedingung für dieses Beispiel lautet: "Die Bedingung: Vorgang ist erledigt = wahr".
Im Bereich "Anweisungen (Dann)" öffnen Sie über die Schaltfläche: NEU das Fenster für die Regelanweisung. Als Anweisungsart wählen Sie "Vorgang" wandeln". Der Zielvorgang muss im Feld "Art" definiert werden. Die Regelanweisung ist mittels Kennzeichen: "Anweisung soll ausgeführt werden" aktiv geschaltet. |
Speichern und Schließen Sie die Fenster. 5. Wählen Sie die soeben erstellte Regel aus und klicken Sie auf "WEITER". |
6. Speichern Sie nun das Schema, damit dies in der Automation zur Verfügung steht. |
Wählen Sie einen kurzen und prägnanten Namen für das Schema. |
B) Automatisierungsaufgabe anhand des erstellten Regel-Schemas erfassen7. Wechseln Sie nun in den Bereich: MEINE FIRMA - AUTOMATISIERUNGSAUFGABEN. Legen Sie eine neue Automatisierungsaufgabe an.
Im Bereich: "Aktionen" legen Sie eine Aktion an, die ausgeführt werden soll. |
8. Aktivieren Sie die Aufgabe mit dem Aktiv-Kennzeichen und speichern Sie Ihre Angaben. Die Automatisierungsaufgabe ist nun erfasst und sollte auf Ihre Funktionsfähigkeit überprüft werden. Sollten Ihre Anforderungen von diesem Beispiel abweichen, können Sie natürlich Änderungen am Ablauf vornehmen. Der große Vorteil der Regeln und Automatisierungsaufgaben ist ihre Anpassbarkeit auf individuelle Situationen. |
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Das automatische Wandeln von Vorgängen wurde in der bisherigen Lösung über die Prozesssteuerung in der Middleware konfiguriert. im Bereich: VORGÄNGE AUTOMATISCH wandeln, lässt sich eine entsprechende Bedingung festlegen. |
Quell- und Zielvorgang müssen definiert werden. Die Regel wird mittels Kennzeichen aktiv geschaltet. Als "Bedingungen für automatisches Wandeln" ist das Kennzeichen: "Nur wanden, wenn der Quell-Vorgang als erledigt gekennzeichnet ist" zu aktivieren. |
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Nur wandeln, wenn alle Offenen Posten des Quell-Vorgangs ausgeglichen sind | Beispiel: 1. Erstellen Sie in den Bereichs-Aktionen der Vorgänge eine Regelbedingung zur Wandlung des Vorgangs und speichern Sie diese als Schema. Die Formelbedingung für dieses Beispiel lautet: "Kunde hat mindestens so viel bezahlt wie er musste - oder mehr"
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2. Wechseln Sie nun in den Bereich: MEINE FIRMA - AUTOMATISIERUNGSAUFGABEN. Legen Sie eine neue Automatisierungsaufgabe an (oder ergänzen Sie eine bestehende). Für den Bereich "Vorgänge" und die Funktion "Bereichs-Aktionen" wählen Sie das von Ihnen angelegte Schema. Nach dem Speichern und Schließen sehen Sie die angelegte Aktion in der Hauptmaske der angelegten Automatisierungsaufgabe. Speichern Sie auch diese. |
Das automatische Wandeln von Vorgängen wurde in der bisherigen Lösung über die Prozesssteuerung in der Middleware konfiguriert. im Bereich: VORGÄNGE AUTOMATISCH wandeln, lässt sich eine entsprechende Bedingung festlegen. |
Quell- und Zielvorgang müssen definiert werden. Die Regel wird mittels Kennzeichen aktiv geschaltet. Als "Bedingungen für automatisches Wandeln" ist das Kennzeichen: "Nur wandeln, wenn alle Offenen Posten des Quell-Vorgangs ausgeglichen sind" zu aktivieren. |
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Nur wandeln, wenn |
das Lieferdatum des Quell-Vorgangs |
Wird über einen Fall neu eingebracht:
Jira server Jira serverId 62d2ef98-ba04-38df-a15e-2abb38ff62ae key BP-50314
Beispiel:
erreicht ist | Beispiel: 1. Erstellen Sie in den |
Bereichs-Aktionen der Vorgänge eine Regelbedingung zur Wandlung des Vorgangs und speichern Sie diese als Schema. Die Formelbedingung für dieses Beispiel lautet: "Lieferdatum wird gegen aktuelles Datum abgeglichen"
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2. Wechseln Sie nun in den Bereich: MEINE FIRMA - AUTOMATISIERUNGSAUFGABEN. Legen Sie eine neue Automatisierungsaufgabe an. Im Bereich "Vorgänge" und Funktion "Bereichs-Aktionen" wählen Sie das von Ihnen angelegte Schema und legen Sie es als "Aktion" fest. |
Wandeln von Vorgängen wurde in der bisherigen Lösung über die Prozesssteuerung in der Middleware konfiguriert. im Bereich: VORGÄNGE AUTOMATISCH wandeln, lässt sich eine entsprechende Bedingung festlegen. |
Quell- und Zielvorgang müssen definiert werden. Die Regel wird mittels Kennzeichen aktiv geschaltet. Als "Bedingungen für automatisches Wandeln" ist das Kennzeichen: "Nur wandeln, wenn |
das Lieferdatum des Quell-Vorgangs |
erreicht ist" zu aktivieren. |
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Nur wandeln, wenn |
die Adresse des Vorgangs nicht gesperrt ist | Beispiel: 1. Erstellen Sie in den Bereichs-Aktionen der Vorgänge eine Regelbedingung zur Wandlung des Vorgangs und speichern Sie diese als Schema. Die Formelbedingung für dieses Beispiel lautet: "Adresse des Vorgangs ist nicht gesperrt"
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2. Wechseln Sie nun in den Bereich: MEINE FIRMA - AUTOMATISIERUNGSAUFGABEN. Legen Sie eine neue Automatisierungsaufgabe an. Im Bereich "Vorgänge" und Funktion "Bereichs-Aktionen" wählen Sie das von Ihnen angelegte Schema und legen Sie es als "Aktion" fest. |
Das automatische Wandeln von Vorgängen wurde in der bisherigen Lösung über die Prozesssteuerung in der Middleware konfiguriert. im Bereich: VORGÄNGE AUTOMATISCH wandeln, lässt sich eine entsprechende Bedingung festlegen. |
Quell- und Zielvorgang müssen definiert werden. Die Regel wird mittels Kennzeichen aktiv geschaltet. Als "Bedingungen für automatisches Wandeln" ist das Kennzeichen: "Nur wandeln, wenn |
die Adresse des |
Vorgangs |
nicht gesperrt ist" zu aktivieren. |
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Nur wandeln, wenn |
der Versand-Datensatz als erledigt gekennzeichnet ist (Möchten Sie zusätzlich noch eine E-Mail versenden, wenn der Datensatz als erledigt gekennzeichnet ist, beachten Sie bitte auch das untenstehende Beispiel) | Beispiel: 1. Erstellen Sie in den Bereichs-Aktionen der Vorgänge eine Regelbedingung zur Wandlung des Vorgangs und speichern Sie diese als Schema. |
Die Formelbedingung für dieses Beispiel lautet:
| Code Block |
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DBInfo('Adressen',«Vog.AdrNr»,'GspKz') = false |
2. Wechseln Sie nun in den Bereich: MEINE FIRMA - AUTOMATISIERUNGSAUFGABEN. Legen Sie eine neue Automatisierungsaufgabe an. Im Bereich "Vorgänge" und Funktion "Bereichs-Aktionen" wählen Sie das von Ihnen angelegte Schema und legen Sie es als "Aktion" fest.
| Info | ||
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Link zu diesem Artikel: https://hilfe.microtech.de/x/DgASAw |
Das automatische Wandeln von Vorgängen wurde in der bisherigen Lösung über die Prozesssteuerung in der Middleware konfiguriert.
im Bereich: VORGÄNGE AUTOMATISCH wandeln, lässt sich eine entsprechende Bedingung festlegen.
Quell- und Zielvorgang müssen definiert werden. Die Regel wird mittels Kennzeichen aktiv geschaltet.
Als "Bedingungen für automatisches Wandeln" ist das Kennzeichen: "Nur wandeln, wenn die Adresse des Vorgangs nicht gesperrt ist" zu aktivieren.
Nur wandeln, wenn der Versand-Datensatz als erledigt gekennzeichnet ist
(Möchten Sie zusätzlich noch eine E-Mail versenden, wenn der Datensatz als erledigt gekennzeichnet ist, beachten Sie bitte auch das untenstehende Beispiel)
Beispiel:
1. Erstellen Sie in den Bereichs-Aktionen der Vorgänge eine Regelbedingung zur Wandlung des Vorgangs und speichern Sie diese als Schema.
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Die Formelbedingung für dieses Beispiel lautet: "Es wird auf einen erledigten Versanddatensatz in der Übersicht geprüft. Falls dort keiner gefunden wird, erfolgt die Prüfung im Versandartendatensatzarchiv". |
2. Wechseln Sie nun in den Bereich: MEINE FIRMA - AUTOMATISIERUNGSAUFGABEN. Legen Sie eine neue Automatisierungsaufgabe an. Im Bereich "Vorgänge" und Funktion "Bereichs-Aktionen" wählen Sie das von Ihnen angelegte Schema und legen Sie es als "Aktion" fest. |
Das automatische Wandeln von Vorgängen wurde in der bisherigen Lösung über die Prozesssteuerung in der Middleware konfiguriert. im Bereich: VORGÄNGE AUTOMATISCH wandeln, lässt sich eine entsprechende Bedingung festlegen. |
Quell- und Zielvorgang müssen definiert werden. Die Regel wird mittels Kennzeichen aktiv geschaltet. Als "Bedingungen für automatisches Wandeln" ist das Kennzeichen: "Nur wandeln, wenn der Versand-Datensatz als erledigt gekennzeichnet ist" zu aktivieren. |
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Zusätzlich: Verschicke dann die Infos zum Versandstatus, wenn der Versand-Datensatz als erledigt gekennzeichnet ist (Erweiterung zum obenstehenden Beispiel) | Soll zusätzlich noch eine E-Mail versandt werden, wenn der Versand-Datensatz als erledigt gekennzeichnet ist, erweitern Sie das obenstehende Beispiel um eine zusätzliche Anweisung in den Bereichs-Aktionen:
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Im Anschluss ist dieser erweiterte Regelanweisungs-Datensatz über die Automatisierungsaufgaben anzulegen, sofern noch nicht geschehen. |
Zuvor sollten Sie das zu verwendende Layout (z. B. Lieferschein als E-Mail) überprüfen und ggf. anpassen. Wechseln Sie in den Bereich: VERKAUF - VORGÄNGE und bearbeiten Sie die Ausgabe:
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| Konfiguration des Zeitplans in der Middleware
Um E-Mails mit der Middleware automatisch versenden zu lassen, klicken Sie auf Prozesssteuerung > Synchronisationen > Neue Synchronisation erstellen. Geben Sie der Synchronisation einen Namen, beispielsweise "Mailversand" und klicken Sie rechts neben dem Namen auf das rote Kästchen, um den Synchronisationsplan zu aktivieren. Wählen Sie nun bei Intervall in welchen Abständen die Synchronisation durchgeführt werden soll und unter Tag für welche Tage dies gilt. Wählen Sie zum Schluss noch, welcher der drei möglichen Prozesse bei der Synchronisation durchgeführt werden sollen. In diesem Fall handelt es sich um den Prozess Automatischen E-Mail-Versand starten. Mit einem Klick auf Speichern schließen Sie die Konfiguration ab. Unter Prozesssteuerung > Überwachung und Steuerung wird Ihnen die eben angelegte Synchronisation im Bereiche Zeitpläne angezeigt. |
Konfiguration in büro+In büro+ müssen in der Benutzerverwaltung (Datei > Benutzer > Benutzer verwalten) bei jenem Benutzer, über die Middleware die Verbindung zu büro+ herstellt, in den Firmenvorgaben die E-Mail-Felder gepflegt sein. Für diesen Nutzer ist auf dem Server, auf dem die Middleware installiert ist, eine SMTP-E-Mail-Anbindung zu konfigurieren (MAPI wird nicht unterstützt):
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Nachdem ein manueller Test des E-Mail-Versands dieser Vorlage erfolgreich war, müssen in den Eigenschaften der E-Mail-Vorlage alle Optionen deaktiviert werden, die eine interaktive Rückfrage hervorrufen würden, da diese beim automatisierten Versand nicht verarbeitet werden können. | |||||||||
| Nur wandeln, wenn Anschriften unterschiedlich sind | Beispiel: 1. Erstellen Sie in den Bereichs-Aktionen der Vorgänge eine Regelbedingung zur Wandlung des Vorgangs und speichern Sie diese als Schema. Die Formelbedingung für dieses Beispiel lautet: "Überprüfe, ob einer der folgenden Werte unterschiedlich ist:
Mit dieser Beispiel-Formel wird geprüft, dass die Nummer der Anschrift der Liefer- und Rechnungsadresse unterschiedlich ist sowie zusätzlich weitere Felder wie:
2. Wechseln Sie nun in den Bereich: MEINE FIRMA - AUTOMATISIERUNGSAUFGABEN. Legen Sie eine neue Automatisierungsaufgabe an. Im Bereich "Vorgänge" und Funktion "Bereichs-Aktionen" wählen Sie das von Ihnen angelegte Schema und legen Sie es als "Aktion" fest. |
Das automatische Wandeln von Vorgängen wurde in der bisherigen Lösung über die Prozesssteuerung in der Middleware konfiguriert. im Bereich: VORGÄNGE AUTOMATISCH wandeln, lässt sich eine entsprechende Bedingung festlegen. |
Quell- und Zielvorgang müssen definiert werden. Die Regel wird mittels Kennzeichen aktiv geschaltet. Als "Bedingungen für automatisches Wandeln" ist das Kennzeichen: "Liefer- und Rechnungsanschrift vergleichen" zu aktivieren mit der Option: "Nur wandeln, wenn Anschriften unterschiedlich sind". |
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| Nur wandeln, wenn Anschriften identisch sind | Beispiel: 1. Erstellen Sie in den Bereichs |
-Aktionen der Vorgänge eine Regelbedingung zur Wandlung des Vorgangs und speichern Sie diese als Schema. Die Formelbedingung für dieses Beispiel lautet: "Überprüfe, ob ALLE der folgenden Werte gleich sind:
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- Name1
- Name2
- Name3
- Straße
- Land
- PLZ
2. Wechseln Sie nun in den Bereich: MEINE FIRMA - AUTOMATISIERUNGSAUFGABEN. Legen Sie eine neue Automatisierungsaufgabe an. Im Bereich "Vorgänge" und Funktion "Bereichs-Aktionen" wählen Sie das von Ihnen angelegte Schema und legen Sie es als "Aktion" fest. |
Das automatische Wandeln von Vorgängen wurde in der bisherigen Lösung über die Prozesssteuerung in der Middleware konfiguriert. im Bereich: VORGÄNGE AUTOMATISCH wandeln, lässt sich eine entsprechende Bedingung festlegen. |
Quell- und Zielvorgang müssen definiert werden. Die Regel wird mittels Kennzeichen aktiv geschaltet. Als "Bedingungen für automatisches Wandeln" ist das Kennzeichen: "Liefer- und Rechnungsanschrift vergleichen" zu aktivieren mit der Option: "Nur wandeln, wenn Anschriften identisch sind". |
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