Das vollautomatische Versenden einer E-Mail eines Vorgangs über den Ausgabeverteiler erreichen Sie auf die nachfolgend beschriebenen Arten.
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Die Buchungsparameter werden bei dieser Vorgehensweise beachtet! |
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Sie mit den nachfolgenden beschriebenen Einstellungen:
Übersicht:
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VerteilerUnter PARAMETER - ADRESSEN - VERTEILER können Sie die derzeit existierenden Verteiler einsehen, ändern, löschen oder neu anlegen:  Image Added
Für unser Beispiel wählen wir im weiteren Verlauf den Verteiler: "Vorgang E-Mail".
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VorgangVorgangsart - Ausgabeverteiler einstellenUnter PARAMETER - VORGÄNGE UND ZWISCHENBELEGE - ARTEN wählen wir die gewünschte Vorgangsart aus und öffnen diese zum Ändern. In unserem Beispiel: "Rechnung I".  Image Added
In der Vorgangsart unter dem Register: "Ausgabeverteiler" geben wir nun das gewünschte E-Mail Layout an, welches versendet werden soll und bei welchem Verteiler dies erfolgen soll. In unserem Beispiel: "(Rechnung I als E-Mail)" mit dem Verteiler: "Vorgang E-Mail"  Image Added
Layout-Auswahl:  Image Added
Buchungsparameter einstellenUnter PARAMETER - BUCHUNGSPARAMETER - wählen wir den zur Vorgangsart passenden / hinterlegten Buchungsparameter aus und öffnen diesen zum Ändern. In unserem Beispiel: "Rechnung".  Image Added
Unter dem Register: "Sonstige Eingabeparameter" - im Bereich: "Vorgang Buchen" aktivieren Sie das Kennzeichen: "Ausgabeverteiler beim Verschieben ins Archiv beachten" |
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. Über dieses Kennzeichen werden die hinterlegten Ausgabeverteiler automatisch geprüft und beachtet. |
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Wenn Sie nun einen Vorgang buchen oder drucken, kann über den Ausgabeverteiler automatisch die E-Mail erstellt und versendet werden.
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Dies ist abgestimmt auf die Einstellung unter dem Register: "Für das Buchen dieses Vorgang" - im Bereich: "Vorgang nach dem Buchen" - "Vorgang in Archiv verschieben (ersetzen falls vorhanden).  Image Added
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AdresseIn der im Vorgang verwendeten Anschrift oder Ansprechpartner ist der entsprechende Verteiler angegeben. Variante 1: Anschrift - Verteiler hinterlegenUnter VERKAUF - STAMMDATEN - Register: "Adressen" - eine Adresse zum Ändern öffnen - Register: "Übersicht" - im Bereich: "Anschriften" eine Anschrift zum Ändern öffnen. Im Register: "Verteiler" den Verteiler aktivieren. In unserem Beispiel: "Vorgang E-Mail".  Image Added
Variante 2: Ansprechpartner - Verteiler hinterlegenUnter VERKAUF - STAMMDATEN - Register: "Adressen" - eine Adresse zum Ändern öffnen - Register: "Übersicht" - im Bereich: "Ansprechpartner" ein Ansprechpartner zum Ändern öffnen. Im Register: "Bild/Verteiler" den Verteiler aktivieren. In unserem Beispiel: "Vorgang E-Mail".  Image Added
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Wenn Sie nun einen Vorgang mit der Vorgangsart: "Rechnung I" und der passenden Adresse hinsichtlich dem Verteiler:"Vorgang E-Mail" buchen oder drucken wird (über den Ausgabeverteiler in der Vorgangsart) automatisch das eingestellte E-Mail-Layout versendet. |
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Detail-Ansicht: Verteiler
Die Verteiler des Vorgangs können über die Detail-Ansicht: "Verteiler" im Register: "Vorgänge" der Vorgangsbearbeitung betrachtet und editiert werden.
In dem Listfeld dieser Detail-Ansicht können Sie auswählen, ob die Verteiler der Rechnungs-, der Lieferanschrift oder deren Ansprechpartner angezeigt werden.
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Vorgänge im Archiv
Für Vorgänge, die sich im Archiv befinden können Sie wie folgt vorgehen:
Verwenden Sie die Schaltfläche: WEITERE - AUSGABEVERTEILER um den Assistenten für die Ausgabe anhand der Verteiler zu starten.
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Folgen Sie den Abfragen des Assistenten, um die auszuwertenden Datensätze bei Bedarf eingrenzen zu können.
Um doppelte Ausgaben zu vermeiden, aktivieren Sie das Kennzeichen: "Datensätze, die schon per Ausgabeverteiler ausgegeben wurden, ignorieren."
Starten Sie mit der Schaltfläche: FERTIGSTELLEN
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FERTIGSTELLEN 
Image Added die Ausgabe aller betroffenen Vorgänge.
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