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Wie funktioniert die automatische Versionierung?
Ein bereits fertig abgelegtes Dokument wird automatisch versioniert, wenn dieses Dokument angepasst, gedruckt und verbucht wird.
Beispiel: Sie erstellen ein Angebot und lassen dieses in der Software Parameter-gesteuert automatisch als Dokument im Dokumentenmanagement ablegen.
Sofern das das Angebot zu einem späteren Zeitpunkt nochmals angepasst wird, so wird automatisch in das Feld: „Versionen“ auf dem Tab „Info“ des Eigenschaften-Fensters zum Dokument die Version eingetragen.
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Änderungen an einem Dokument führen automatisch zur Erstellung einer neuen Version. Die Versionierung kann in der Software nicht deaktiviert werden. Bei der Neuanlage eines Dokuments ist das Feld: "Versionen" initial nicht befüllt, es wird lediglich das Erstelldatum erfasst. Erst bei Änderung des Dokuments wird das Feld: "Versionen" gefüllt. |
Parametereinstellung in Vorgangsart zur Dokumentenablage
Im Bereich: PARAMETER - VORGÄNGE UND ZWISCHENBELEGE - ARTEN lässt sich für Vorgangsarten auf dem Register: PARAMETER festlegen, an welcher Stelle Dokumente bei einer Ausgabe (Druck oder E-Mail) abgelegt werden sollen.
Bei Ausgabe in Dokumente ablegen
Bezeichnung des Ausgabelayouts
Über die drei Punkte lässt sich ein Layout auswählen, welches für diese Vorgangsart angelegt wurde. Dies kann z. B. ein Rechnungs-Layout wie "(Rechnung I)" sein.
Ablageort
Über das Auswahlfeld legen Sie fest, ob das Dokument im Bereich: "In Dokumente" oder "Im Dokumenten-Eingang" abgelegt werden soll. Wird keine Ablage des Dokuments gewünscht, ist "(Keine Ablage)" zu wählen.
Dokumentenart
Wählen Sie über das Auswahlfeld, welche Art ein über die Ausgabe erstelltes Dokument besitzen soll (z. B. "Ausgangsrechnung", "Sonstige", etc.).
Status des Dokuments
Nach der Ausgabe wird das Dokument mit dem gewählten Status (z. B. "Archiviert", "(Vorgabe aus Dokumentenart)") am gewünschten Ablageort gespeichert.
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Ablage als PDFMit den oben gezeigten Einstellungen wird eine PDF-Datei mit der von Ihnen festgelegten Konfiguration abgelegt. |
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Für das nachfolgende Beispiel auf dieser Seite wird die auf diesem Bild gezeigte Konfiguration genutzt:
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Ausgabe als Auslöser für das Ablegen und Versionieren von Dokumenten
Über die Ausgabe eines Layouts (Druck oder E-Mail) erfolgt eine automatische Ablage und automatische Versionierung von Dokumenten.
Beispiel:
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Ausgangsrechnung und Rechnungskorrektur in der Software führt zu automatischer Versionierung
In diesem Beispiel wurde eine Rechnung "RE12400013" für die "Firma Musterkunde 3" in Mainz erfasst, welche als Position die Menge von zwei Fernsehgeräten besitzt.
Druck sowie Senden löst Dokumentenablage aus
Wird die erfasste Rechnung nun entweder über eine Druck oder eine E-Mail ausgegeben, erfolgt die Ablage anhand in der Vorgangsart getroffenen Konfiguration.
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Zusätzlich zur Logik der Dokumentenablage wird für das Beispiel die Standardkonfiguration in den Buchungsparametern genutzt.
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Dokumentenablage durch Ausgabe
Wechseln Sie nun für das Beispiel in den Bereich: DOKUMENTE - EINGANG - DOKUMENTE.
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Über die Detail-Ansicht lässt sich auch eine Vorschau einblenden.
Rechnung korrigieren und Versionierung mit Ausgabe im Bereich: "Dokumente" ablegen
In diesem Beispiel ist für Rechnung "RE12400013" eine Korrektur notwendig.
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Die Rechnung ist nun erneut auszugeben. Sofern diese durch die Parametrisierung in die "Archiv Vorgänge" verschoben wurde, ist die Ausgabe aus diesem Bereich durchzuführen.
Einsehen der versionierten Dokumente zur geänderten Rechnung
Wechseln Sie nun in den Bereich: DOKUMENTE - EINGANG - Register: DOKUMENTE.
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- Vorschau
- Versionen: Eine spezielle Unteransicht für die versionierten Dokumente kann z. B. per Doppelkick auf die Auf-/Ab-Pfeilen mit drei Punkten erreicht werden.
Aktuelle Version des Dokuments sowie bisherige Version(en)
Grenzen Sie für das Beispiel die Mehrfachsuche die Nummer RE12400013 ein. Auf dem Register: DOKUMENTE existieren zum Vorgang "RE12400013" zwei Datensätze: Die ursprüngliche Rechnung als "Version 1", sowie die korrigierte Rechnung als "Version 2".
Blauer Pfeil markiert nicht aktuelle Dokumente
Über Status mit dem "blauen Pfeil nach unten" in der Vorschau: VERSIONEN - DOKUMENTE ist direkt ersichtlich, dass es sich nicht um die aktuelle Version eines Dokumentes handelt.
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In den Eigenschaften des E-Mail-Layouts lässt sich über das Register: OPTIONEN wählen, welches Format für die angehängte Datei in der Ausgabe genutzt werden soll. Weitere Infos zur Auswahl des anzuhängenden Formats finden Sie u. a. im Bereich: XRechnung in microtech büro+ benutzen.
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