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Über die Versionierung der Dokumente lassen sich Änderungen am Dokumenteninhalt dokumentieren. Die Versionen der Dokumente werden durch das Versionieren in den Bereich der Dokumente verschoben und mit einem Zeitstempel und einer Benutzerkennung gesichert. Diese Dokumente sind dann nicht mehr "Aktiv" und dienen der Nachvollziehbarkeit der getätigten Änderungen. Auf diese Weise können Sie bei Inhaltsänderungen des zugehörigen Dokuments eine Nachvollziehbarkeit schaffen und dies somit transparent in der Software sowie im zugehörigen Protokoll abbilden.
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Über die Detailansichten lässt sich |
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z. B. |
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auf dem Register: |
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Aufklappen der Detail-Ansicht
Klappen Sie direkt im Anschluss in der Detail-Ansicht über Doppelklick bzw. verschieben der nach oben zeigenden Fläche die untere Ansicht für "Dokumente" auf.
Die Detail-Ansicht zeigt nun neben der aktuellen Version auch die weiteren Versionen der Dokumente an, sofern diese existieren.
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"Dokumenten-Eingang" die Ansicht: "Versionen" einblenden. Weitere Infos: DMS - Einrichtungsempfehlungen. |
Wie funktioniert die Versionierung?
Ein bereits fertig abgelegtes Dokument wird automatisch versioniert, wenn dieses Dokument angepasst, gedruckt und verbucht wird.
Beispiel: Sie erstellen ein Angebot und lassen dieses in der Software Parameter-gesteuert automatisch als Dokument im Dokumentenmanagement ablegen.
Sofern das das Angebot zu einem späteren Zeitpunkt nochmals angepasst wird, so wird automatisch in das Feld: „Versionen“ auf dem Tab „Info“ des Eigenschaften-Fensters zum Dokument die Version eingetragen.
| Note | ||
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Änderungen an einem Dokument führen automatisch zur Erstellung einer neuen Version. Die Versionierung kann in der Software nicht deaktiviert werden. Bei der Neuanlage eines Dokuments ist das Feld: "Versionen" initial nicht befüllt, es wird lediglich das Erstelldatum erfasst. Erst bei Änderung des Dokuments wird das Feld: "Versionen" gefüllt. |
Option 1: Automatische Versionierung (an einem Beispiel)
Die Versionierung greift automatisch anhand der Parametrisierung, etwa dann wenn ein Angebot geändert, gebucht und gedruckt wird. Im Anschluss ist die Änderung in der Versionierung ersichtlich.
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Option 2: Manuelle Versionierung
Dokument versionieren über Schaltfläche: WEITERE
Im Bereich: DOKUMENTE - EINGANG - Register: DOKUMENTEN-EINGANG lassen sich über Schaltfläche: WEITERE die Dokumente versionieren. Anschließend kann der Inhalt des Dokuments bearbeitet werden.
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