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Nach dem Eintragen des Schlüssels wird das Modul freigeschaltet. In der Bereichsleiste (links) finden Sie nun den Bereich: DOKUMENTE.
Navigieren Sie in den Bereich: DOKUMENTE - EINGANG. An dieser Stelle sollten Ihnen nun mindestens folgende Register zur Verfügung stehen:
- Mein Dokumenten-Eingang
- Dokumenten-Eingang
- Dokumente
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Einige Funktionen und Ansichten in diesem Modul ähneln der in der Software integrierten Dokumentenverwaltung. Die Abläufe im Modul "microtech Dokumentenmanagement" mit dem Ziel Dokumente revisionssicher ablegen zu können unterscheiden sich jedoch grundlegend von der allgemeinen Dokumentenverwaltung in der Software. Auf den Seiten dieser Dokumentation stellen wir Ihnen den Standardablauf vor, mit welchem Sie direkt das Dokumentenmanagement nutzen können. |
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Weiterhin sollte gewährleistet sein, dass für die jeweiligen Benutzer das Kennzeichen: "Ist ein Dokumentensachbearbeiter" gesetzt wurde. Weitere Infos zum Eintragen des Kennzeichens: https://hilfe.microtech.de/pages/viewpage.action?pageId=15239137.
Vorschau für alle relevanten Bereich über Schaltfläche: DETAILS - VORSCHAU einblenden
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Blenden Sie in diesem Fenster über Schaltfläche: DETAILS die VORSCHAU ein.
Auf diese Weise lassen sich im Dokumenten-Eingang sowie im Datensatz des Dokuments die darstellbaren Inhalte des PDF-Dokuments anzeigen. Für ZUGFeRD-Dateien sowie sonstige Rechnungen sehen Sie auf diese Weise eine Vorschau des PDF-Dokuments.
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Ein Verschieben der Detail-Ansicht ist möglich, wenn Sie mit der linken Maustaste den Kopf der "Vorschau" fixieren und Maus in die gewünschte Richtung gezogen wird.
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Register: "Dokumenten-Eingang-Protokoll" für (MEIN) DOKUMENTEN-EINGANG einblenden
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Möglichkeiten der Sortierung und Suche
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Über die Mehrfachsuche stehen verschiedene Suchfelder zur Verfügung, die es Ihnen erlauben schnelle Eingrenzungen auf bestimmte Aspekte zu treffen, im Beispiel: Dokumentenstatus mit dem Wert: "Neu (formal prüfen)".
Eingabefelder der Mehrfachsuche
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Im Bereich: VERKAUF - STAMMDATEN - Register: ADRESSEN befindet sich in den Stammdaten der Adresse auf dem Register: KENNZEICHEN die Gruppe: "Vorgabe für Dokumenteninhalt". Diese Gruppe kann mit dem microtech Dokumentenmanagement genutzt werden. Das an dieser Stelle gepflegte Gegenkonto sowie die Gegenkontostelle werden über die Stammdaten für die Rechnung herangezogen.
Kundennummer bei diesem Lieferanten
Im Bereich: VERKAUF - STAMMDATEN - Register: ADRESSEN befindet sich in den Stammdaten der Adresse auf dem Register: GESPERRT / HÄNDLER. Über dieses Feld wird die Kundennummer eingepflegt, mit der Sie beim Händler, der Ihnen die Rechnung schreibt, bekannt sind. So lässt sich über die auf einer Rechnung angegebenen Kundennummer direkt der Bezug zu den Stammdaten herstellen.
Funktionslogik der in den Stammdaten enthaltenen Felder für die Zuordnung: Rechnung zu Stammdaten
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Durch das Eintragen der "Kundennummer" in der Rechnung besteht ein Rückschluss zum Adressdatensatz des Händlers in der Software, der Ihnen die Rechnung geschrieben hat.
Adressnummer löst verknüpfte Gegenkostenstelle sowie Buchungssatz auf
Über die Adressnummer werden neben der Gegenkostenstelle auch die Gegenkontonummer und Kontonummer des Buchungssatz eingetragen.
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In einem Beispiel haben wir für Sie diese Funktionalität anhand einer "sonstigen Rechnung" sowie einer E-Rechnung ausführlich dargestellt: Weitere Infos: XLINK. |