DATEV-Vorlaufdaten, Ausgabepfad, Weitere Optionen und Zusammenfassung

Über die Schaltfläche: WEITER gelangen Sie in die Erfassungsmaske zur Vervollständigung der DATEV - Vorlaufdaten.

Nach dem Ausfüllen der Pflichtfelder, sind alle roten Dreiecke aufgehoben.

Datenträger-Nummer

In dieses Feld wird die Nummer des Datenträgers eingegeben. Diese Nummer muss 3-stellig numerisch hinterlegt werden. 

Abrechnungs-Nummer

Die Abrechnungsnummer muss lückenlos pro Mandant aufsteigend vergeben werden. Die Information über gültige Abrechnungsnummern erteilt der Steuerberater. Folgendes Format ist dabei einzuhalten: 

nnnnJJ 

Die Abrechnungsnummer muss 6-stellig sein, wobei sich die letzten beiden Ziffern auf das zu exportierende Wirtschaftsjahr beziehen, und die Ziffer davor die Abrechnungsnummer darstellt. Um die 6-stellige Anzahl zu erreichen wird gegebenenfalls mit führenden Nullen aufgefüllt. 

Beispiel: 

Berater-Nummer

Die Berater-Nummer wird von der DATEV vergeben und steht z. B. für einen Steuerberater. Die Eingabe kann max. 7-stellig numerisch sein. 

Berater-Name

Hier wird der Name des DATEV-Mitglieds (Steuerberater) hinterlegt. Der Beratername kann 9-stellig alphanumerisch eingetragen werden. 

(Namens-)Kürzel

Die Eingabe des Namenskürzel ist 2-stellig alphanumerisch möglich. 

Mandanten-Nummer

Die Mandanten-Nummer wird vom Steuerberater selbst vergeben. Diese Nummer kann max. 5-stellig numerisch hinterlegt werden. 

Belegnummer

Hier kann eine Belegnummer für den Export der Kontensalden vorgegeben werden. Diese Belegnummer wird im DATEV Programm Ihres Steuerberaters in den Buchungssätzen mit den Kontensalden als Belegnummer 1 ausgegeben. Diese Belegnummer wird nicht hochgezählt. 

Belegdatum

Hier kann ein Belegdatum für den Export der Kontensalden vorgegeben werden. Dieses Belegdatum wird im DATEV Programm Ihres Steuerberaters in den Buchungssätzen mit den Kontensalden als Datum ausgegeben. 

Zeitraum

An dieser Stelle wird der Übergabezeitraum hinterlegt. Zur Auswahl stehen dabei:

• Vormonat
• Aktuelle Periode
• Aktuelles Jahr
• Frei (über Datumsbereich/Periode wählbar)

Haben Sie für den Zeitraum die Einstellung "Frei (über Datumsbereich/Periode wählbar)" eingetragen, so kann beim Export nur ein Zeitraum aus einem Wirtschaftsjahr gewählt werden. 

Buchungsdatum / Buchungsperiode beachten

Sollen in der FiBu Bewegungsdaten aus dem Archiv exportiert werden, kann dafür zwischen

• Buchungsdatum beachten und
• Buchungsperiode beachten

gewählt werden. 

Werden z.B. für ein komplettes Wirtschaftsjahr Buchungssätze aus dem Archiv Buchungen der FiBu (Geschäftsvorfälle) exportiert und der Export wird für jede Buchungsperiode separat durchgeführt, dann darf beim DATEV-Export nicht die Option "Buchungsdatum beachten" aktiviert sein, wenn Sie auch Geschäftsvorfälle in der 13., 14. und / oder 15. Periode eingebucht haben. Für diesen Fall muss die Einstellung "Buchungsperiode beachten" gewählt werden. Wird das Buchungsdatum beachtet und Sie haben in der 13. Periode z.B. mit einem Dezember-Datum gebucht, werden diese Buchungen aus der 13. Periode einmal mit dem DATEV Export der Periode Dezember und ein zweites Mal mit dem Export für die Periode 13. exportiert. 

Unterjährig können sich ebenfalls abweichende Datenbestände für den Export ergeben. Hierbei ist entscheidend, welche Periode in den Geschäftsvorfällen (BUCHHALTUNG - Registerkarte: START - Gruppe: "Periode/Wirtschaftsjahr") für die Buchung gewählt und mit welchem Buchungsdatum bei der Erfassung gearbeitet wurde. 

Beispiel: 

In der Buchungserfassung werden zwei Buchungssätze erfasst. 

1. Buchungssatz: In der Buchungserfassung wird Periode 4 ausgewählt (BUCHHALTUNG - GESCHÄFTSVORFÄLLE - Registerkarte: START - Gruppe: "Periode/Wirtschaftsjahr). Als Buchungsdatum wird der 01.04.2015 eingegeben. 

2. Buchungssatz: In der Buchungserfassung wird Periode 5 ausgewählt. Als Buchungsdatum wird der 02.04.2015 eingegeben. 

Es wird ein DATEV-Export für Periode 4 durchgeführt. Folgende Buchungssätze sind je nach Einstellung enthalten:

• Buchungsdatum beachten: Beide Datensätze sind enthalten.
• Buchungsperiode beachten: Es wird nur der 1. Buchungssatz (für Periode 4) berücksichtigt.

Es wird ein DATEV-Export für Periode 5 durchgeführt. Folgende Buchungssätze sind je nach Einstellung enthalten:

• Buchungsdatum beachten: Es werden keine Datensätze exportiert.
• Buchungsperiode beachten: Es wird nur der 2. Buchungssatz (erfasst in Periode 5) berücksichtigt.

Ausgabepfad für DATEV-Exportdatei 

Sind die Vorlaufdaten alle eingetragen, wird in der nächsten Eingabemaske der Ausgabepfad für die DATEV-Exportdatei festgelegt.

Ist dieser Pfad bei jedem Export identisch, können Sie diesen über Registerkarte: DATEI - INFORMATIONEN - EINSTELLUNGEN – SYSTEMEINSTELLUNGEN über das erste Register ERP-complete im Abschnitt Vorgabeverzeichnisse fest hinterlegen. 

Weitere Optionen 

In der folgenden Eingabemaske können Sie festlegen,

• dass beim Export eines Buchungsstapels das Feld Belegnummer 2 mitgeführt wird.
• dass Datensätze mit nicht zulässigen Belegnummern übermittelt werden.
• was nach dem Export mit den ausgegebenen Daten passieren soll.

Wurde die Option: "Felder mit nicht zulässigen Belegnummern übermitteln" nicht aktiviert, werden die Felder ohne Veränderung der Belegnummer übermittelt. Sie erhalten allerdings folgenden Hinweis: 

"Soll der DATEV-Export fortgesetzt werden? Die Buchungssätze enthalten Belegnummern, die nicht dem DATEV-Format entsprechen. Dadurch können bei der Weiterbearbeitung der Daten durch DATEV Fehler auftreten." 

Gegenkostenstelle als Kostenstelle ausgeben, wenn Kostenstelle nicht hinterlegt wurde

Das Kennzeichen: "Gegenkostenstelle als Kostenstelle ausgeben, wenn Kostenstelle nicht hinterlegt wurde" ist zu aktivieren, wenn aus dem Modul Warenwirtschaft Bewegungsdaten exportiert werden und in den Erlöskonten im Auftrag Kostenstellen hinterlegt sind. Die Kostenstelle des Erlöskontos kann darüber als Kst1 in DATEV eingetragen werden. 

Zusammenfassung 

In der abschließenden Zusammenfassung können Sie überprüfen, ob die Hinterlegungen für den DATEV Export korrekt vorgenommen wurden. 

Wird in dieser Zusammenfassung die Schaltfläche: FERTIGSTELLEN betätigt, werden die DATEV Daten geschrieben. 

Information 

Sie erhalten eine Information, ob die Daten erfolgreich geschrieben wurden. Ist dies nicht der Fall, kann ein Fehlerprotokoll eingesehen werden. Nach der Prüfung und Abarbeitung der Protokolleinträge, kann der DATEV - Export mit den gleichen Vorgaben erneut gestartet werden. 

Haben Sie in Ihren Buchungssätzen die Formatvorgabe für das Feld Belegnummer 1 nicht beachtet, wird vor dem endgültigen Schreiben der DATEV Dateien folgender Hinweis angezeigt: 

Beachten Sie: Die Buchungssätze enthalten Belegnummern, die nicht der DATEV-Norm entsprechen. Dadurch können bei der Weiterbearbeitung der Daten durch DATEV Fehler auftreten. 

Sie entscheiden ob der DATEV-Export fortgesetzt werden soll oder nicht. 

Folgende Restriktionen müssen für das Feld Belegnummer 1 erfüllt sein:

• Bei Verwendung des Inputformates OBE darf die Belegnummer von rechts gelesen maximal sechs Ziffern haben. Belegnummern mit mehr Zeichen werden entsprechend gekürzt. Sonderzeichen und Buchstaben werden entfernt. Beispiel: RE0$52 --> Das Ergebnis lautet: 052.
• Bei Verwendung des Inputformat KNE darf die Belegnummer von rechts gelesen maximal zwölf Zeichen haben. Ist die Belegnummer länger, wird diese auf die Maximallänge gekürzt. Buchstaben und Ziffern (0-9, A-Z, a-z) sowie die Sonderzeichen: "$%&*+-/" sind erlaubt. Beispiel: Re02-000-002