Innerhalb der Eigenschaften für die Ausgabe eines Vorgangsdrucks als E-Mail haben Sie die Möglichkeit, weitere E-Mail-Anhänge zu hinterlegen.
Auf dem Register: "Optionen" befindet sich der Bereich "Weitere E-Mail Anhänge".
In diesem Bereich stehen alle Vorgangsdrucklayouts des Mandanten als Auswahl zur Verfügung. So kann z.B. bei einer Rechnung das Drucklayout für eine Auftragsbestätigung angehängt werden. In diesem Fall versucht die E-Mail-Ausgabe beim Erzeugen der Anhänge die passende Auftragsbestätigung über das Protokoll der Rechnung zu finden.
Bitte beachten Sie: Es können nur Layouts angehängt werden, welche im Entstehungsverlauf des konkreten Vorgangs im Protokoll einen Verweis auf die Vorgangsart enthalten - d.h. Vorgänge aus denen dieser Vorgang entstanden ist.
Sollte der hinterlegte Vorgang nicht gefunden werden, erhalten Sie bei der Ausgabe eine entsprechende Meldung. Um eine "Ausgabe ohne Vorgang" zu verhindern, kann den E-Mail-Anhängen eine Formel hinterlegt werden, die z.B. prüft, ob der Vorgang vorhanden ist. Ist dies nicht der Fall, wird der Datensatz nicht ausgegeben.
Beim Erzeugen der Anhänge werden alle Eigenschaften der hinterlegten Layouts beachtet. Lediglich folgende Kennzeichen werden von der E-Mail Ausgabe überschrieben und somit nicht beachtet:
- Format
- Ausgabedatei
- Protokoll nicht anzeigen
"ART"
Hier entscheiden Sie, ob ein Druck oder ein Export an die E-Mail angehängt wird. Durch klicken auf das Symbol wird zwischen Druck und Export umgeschaltet.
"ANHÄNGEN"
Mit diesem Kennzeichen wird festgelegt, ob ein Datensatz angehängt wird. Zusätzlich kann im nächsten Feld mittels Formel definiert werden, unter welcher Bedingung ein Datensatz angehängt wird.
"LAYOUT"
Über diesen Bereich bestimmen Sie das zu hinterlegende Druck- bzw. Export-Layout.
"DATEINAME"
Das Feld Dateiname kann u.a. durch eine Formel gebildet werden. Die Dateiendung wird immer automatisch ergänzt und muss nicht explizit angegeben werden.
"FORMAT"
Hier wird das Dateiformat des Anhangs festgelegt. Dieses ist von der Art des Datensatzes (Druck oder Export) abhängig.