Vorbereitung im DB-Manager

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Gen. 24 Core und Enterprise

Inhalt

Vorbereitung der Tabelle: Aufbau der Bezeichnung am Beispiel "Freie Datenbank-Tabellen (1)"

Über Registerkarte: DATEI - INFORMATIONEN - EINSTELLUNGEN - DBMANAGER finden Sie die Freien Datenbank-Tabellen unter "Mandantenspezifische Datendateien [MandNT_FREIETABELLEN]"

Wie viele Freie Datenbank-Tabellen Ihnen zur Verfügung stehen, ist abhängig von der eingesetzten Ausprägung von büro+: Freie Datenbank-Tabellen.

Der Datenbankname (Bezeichnung) "Freie Datenbank-Tabellen (01) - Freie Datenbank-Tabelle - Beispiel: Motorräder" setzt sich grundsätzlich aus nachfolgend beschriebenen Teilen zusammen:

Teil 1: Freie Datenbank-Tabellen (01) - Freie Datenbank-Tabelle - Beispiel: Motorräder

• Dieser Teil der "Bezeichnung" kann im DB-Manager nicht verändert werden.
• Die Ziffer 1 gibt die ID der Freien Datenbank-Tabellen an und ist fest vorgegeben (es gibt 1 bis 50 Bereiche).
• Der Dateiname für diese Tabelle lautet: "FreieTabelle001.MBD"

Teil 2: Freie Datenbanktabelle - Beispiel: Motorräder

• Der letzte Teil der Bezeichnung (z.B. Beispiel: Motorräder) kann frei vergeben werden.
  
  

Einrichtung im DB Manager

Über Registerkarte: DATEI - INFORMATIONEN - EINSTELLUNGEN - DBMANAGER finden Sie die "Freie Datenbank-Tabellen" unter "Mandantenspezifische Datendateien". Mit der Schaltfläche: ÄNDERN können Sie die Einstellungen der Freien Datenbank-Tabelle anpassen.

Register: "Einstellungen"

Symbol und Bezeichnung

Wählen Sie ein passendes Symbol aus, das im jeweiligen Bereich nicht in Verwendung ist, um spätere Verwechslungen zu vermeiden. 

Tabellen-Bezeichnung

In der "Tabellen-Bezeichnung" tragen Sie den Namen der Tabelle ein, der den zukünftigen Bereich beschreiben soll. In unserem Fall "Motorräder". Die "Datensatz-Bezeichnung“ wird automatisch erzeugt: "Motorräder-Datensatz". Verwenden Sie für die Bezeichnung immer Plural, da im Hintergrund alle Meldungen darauf aufgebaut sind.

Datensatz-Bezeichnung

Behalten Sie die automatisch erzeugte Bezeichnung bei, da im Hintergrund alle Meldungen darauf aufgebaut sind.

Verfügbarkeit (unter Verwalten)

Wählen Sie in diesem Feld, in welchen Bereichen die "Freie Datenbank-Tabelle" zur Verfügung stehen soll.

In unserem Beispiel sind das:

• Archiv Vorgänge
• Artikel
• Lager
• Vorgänge

Kennzeichen

Mit diesen Kennzeichen legen Sie fest, welche Informationen in der Tabelle angezeigt werden sollen.

Sie können folgende Optionen wählen:

• Unterstützung für Änderungsinfo
• Suchbegriff bereitstellen
• Gesperrt-Felder bereitstellen
• Memo bereitstellen

• Info bereitstellen

• Umsatz bereitstellen

• Unterstützung für Suche und Sortierung nach "Letzte Datensatzänderung"

Register: "Felder"

Im Register: "Felder“ können eigene Selektionsfelder für die Datenbanktabelle definiert werden. Den Feldnamen können Sie selbst frei festlegen. Beachten Sie dabei, dass Sie einen eindeutigen Namen verwenden, da dieser in allen Bereichen verwendet wird. ("Sel1" wird beispielsweise nicht eingetragen, da es im Druck zu Überschneidungen führen kann.)

Für das Beispiel werden über die Schaltfläche: NEU folgende Felder angelegt: Artikelnummer, Marke, Modell, Baujahr, Hubraum (in ccm), TüV-Zertifikat. Neben der Bezeichnung wird auch in eckiger Klammer die vergebene Nummer für das Feld angezeigt (dies kann auch eine Kurzbezeichnung wie im abgebildeten Beispiel sein).

Felddefinition

In diesem Bereich legen Sie "Feldart", "Feldgröße" und "Feldeingabekennzeichen" fest.

Feldeingabekennzeichen

Freie Datenbank-Tabellen bieten die Möglichkeit auf Tabellen zu referenzieren. Hier legen Sie fest, welches Feld zur Verknüpfung herangezogen wird. Zur Verfügung stehen u. a. folgende Felder:

• Artikelnummer
• Adressnummer
• Vertreternummer
• Kontonummer (aus Kontenplan)
• Anlagennummer
• Mitarbeiternummer
• Belegnummer (Vorgangsnummer)
• Projektnummer
• Kontonummer (aus Kontenplan)
• Kostenstellennummer
• Feldbezeichnungen aus jeder Freien Datenbank-Tabelle

Bei Auswahl eines Feldes mit Datenbank-Anschluss wird automatisch ein weiteres Infofeld generiert. In diesem Beispiel handelt es sich dabei um das Feld "Artikelnummer (Info)". Dieses Infofeld kann in der Tabellenansicht angezeigt werden. Für unser Beispiel verwenden wir die Feldart "String" und das Feldeingabekennzeichen "Artikelnummer".

Optionen zur Details-Bereitstellung

• Den Datensatz unter "Akt.Artikelnummer" in den Details (Abschnitt "Eigene") bei dieser Tabelle bereitstellen: In der neuen Freien Datenbank-Tabelle (z. B. Motorräder) können die dazugehörenden Artikel als Detail-Ansicht angezeigt werden
• Bei Artikel die "Motorräder für Artikelnummer" in den Details (Abschnitt "Eigene") bereitstellen: Bei Aktivierung dieser Option wird die neue Tabelle unter Stammdaten - Artikel als Detail-Ansicht angeboten

Register: "Sortierungen"

Das Register: "Sortierungen" kann analog zu "Freie- / Selektionssortierungen" verwendet werden.

Indexfelder/Sortierungsfelder

Für unser Beispiel verwenden wir den Feldnamen "Artikelnummer [Artikel]".

Kennzeichen

Aktivieren Sie die Bereiche "Nur Datensätze mit gefüllten Indexfeldern in Index aufnehmen" und "Die Sortierung in den Details mit Sortierungsunterstützung bereitstellen".

Einrichtung im Programm

Wechseln Sie in den Bereich, für welchen die Freien Datenbank-Tabellen eingerichtet wurden. In unserem Beispiel unter VERKAUF – STAMMDATEN – ARTIKEL. Durch die vorherige Einrichtung erreichen Sie über die Schaltfläche: VERWALTEN die Freien Datenbank-Tabellen. Es wird ein eigenes Register eingeblendet. Für unser Beispiel das Register: "Motorräder".

Des Weiteren kann über die Schaltfläche: DETAILS die "Freie Datenbank-Tabelle" eingeblendet werden.

In der angelegten Freien Datenbank-Tabelle können Sie unter anderem:

• Eingabemasken konfigurieren
• Tabellenansichten gestalten
• Drucke sowie Importe/Exporte gestalten und
• Filter definieren

Des Weiteren haben Sie die Möglichkeit, unter PARAMETER – FREIE TABELLEN – REGELN FÜR

…. Regeln für diesen Bereich zu gestalten.

Folgende Auswertungspositionen stehen Ihnen hierzu zur Verfügung:

• Während der Erfassung
• Während der Neu-Erfassung
• Vor dem Neuanlegen (über das Erfassungsformular)
• Vor dem Speichern (nach einer Neuanlage, Änderung oder einem Import)
• Vor dem Speichern nach einer Neuanlage oder Änderung (über das Erfassungsformular)
• Nach dem Neuanlegen (über das Erfassungsformular)
• Nach dem Ändern (über das Erfassungsformular)
• Nach dem Löschen (über das Bearbeitungsformular)
• Farbdarstellung innerhalb einer Übersicht
• Quickinfo
• Suchen und Ersetzen
• Für das Klicken auf ein Feld innerhalb der Übersicht (Hyperlink-Unterstützung)
• Zur Aufbereitung von Internet-Links für die Details Internetverweise
• Für das Vorbelegen von Kalender-Datensätzen
• Berechtigungsprüfung innerhalb des Erfassungsformulars (vor Erfassung bzw. Änderung)
• Zum Prüfen eines Datensatzes im Prüflauf

Weitere Informationen zur Erstellung von Importen/Exporten und/oder Regeln entnehmen Sie bitte der Programmhilfe.

Freie Datenbank-Tabellen übertragen

Nach der Einrichtung haben Sie die Möglichkeit, Ihre Einstellungen, welche Sie für Ihre Freien Datenbank-Tabellen getroffen haben, mit Hilfe des Paket Manager zu speichern und zu übertragen. (Die Bedienung des Paket Managers entnehmen Sie bitte der Programm-Hilfe.)

Über den unteren Teil der Schaltfläche stehen folgende Einträge zur Verfügung:

Einstellungen der Tabelle in ein Paket einfügen

Mit dieser Auswahl wird nur die vorbereitete Tabelle - ohne Daten - in das Paket übernommen.

Zugehörige Daten der Tabelle in ein Paket einfügen

Mit dieser Auswahl wird die Tabelle inklusive aller Daten in das Paket übernommen.

Freie Datenbank-Tabellen buchen

Einsatzmöglichkeiten und Beispiele

"Eigene" History-Auswertungen

Sie möchten einfacher, übersichtlicher und schneller die gewünschten Daten und Auswertungen angezeigt bekommen? Definieren Sie selbst, welche Werte und Daten in Ihrer individuellen "History" dargestellt werden.

Vertreter - Jahresvereinbarung - Umsatz-Ziele

Sie haben mit Ihren Vertretern Jahresvereinbarungen hinsichtlich des Umsatzes abgeschlossen? Nun möchten Sie neben der Auswertung nach erreichtem Gesamtumsatz auch übersichtlich und schnell den Umsatz pro Marke und den Umsatz einer Produktgruppe ablesen können? Sowohl tabellarisch als auch als graphische Darstellung ist dies möglich.

Prognosen

Mit dem Buchen im Rahmen der Freien Datenbank-Tabellen haben Sie noch mehr Möglichkeiten, Prognosen auf die Anforderungen in Ihrem Unternehmen abzustimmen und eine fundierte Basis für Ihre Entscheidungen zu bilden. So können Sie z.B. für Kunden nach Produkten und Marken eruieren, welche Angebote ein Kunde erhält - individuell und maßgeschneidert.

Allgemeines und Voraussetzungen

Allgemeines

Durch den Einsatz der "Freien Datenbank-Tabellen" wurden bereits individuelle Verknüpfungen der unterschiedlichen Datenbereiche geschaffen. Darüber hinaus ist es möglich, auf das Unternehmen und auf die individuellen Gegebenheiten angepasste Auswertungen zu generieren. Ein umfassendes Regelwerk ermöglicht es, die individuellen Wünsche und Bedürfnisse für Auswertungen zu berücksichtigen.

Voraussetzungen

• Freie Datenbank-Tabellen wurden definiert, eingerichtet und freigeschaltet.
• Die benötigten Selektionsfelder und ggf. Sortierungen wurden angelegt.
• Die verwendeten Artikel sind umsatzfähig, d.h. das Kennzeichen "umsatzfähig" unter STAMMDATEN - ARTIKEL ist gesetzt.

Zusätzliche Einstellungen für "Freie Datenbank-Tabellen"

• Festlegung der gewünschten Regeln (siehe Kapitel "Regeln für Freie Datenbank-Tabellen")
• Aktivierung der Kennzeichen in den Parametern, damit Regeln (für Freie Datenbank-Tabellen) beim Buchen eines Vorgangs berücksichtigt werden. (siehe Kapitel "Einstellungen in den Parametern und im DB Manager")