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Bereich "Verweise" - Lohn Buchungsliste
Auf der Registerkarte: ÜBERGEBEN / AUSWERTEN befindet sich in der Gruppe: "Verweise" die Schaltfläche: LOHN-BUCHUNGSLISTE.
Info:
Arbeiten Sie auch mit dem Modul FiBu, so können Sie im Lohn ein Erfassungsprotokoll vorbereiten, welches in die FiBu eingelesen werden kann. Sie können diese Liste aber auch Ihrem Steuerberater zur Eingabe in die Finanzbuchhaltung übergeben.
Die Buchungsliste kann über diese Schaltfläche erzeugt werden. Folgende Hinterlegungen müssen jedoch vor der Erstellung der ersten Buchungsliste vorgenommen bzw. überprüft werden:
Entsprechende Konten sind zu hinterlegen unter "Buchungskonten für FiBu"
Über die Schaltfläche: PARAMETER - ABRECHNUNG - BUCHUNGSKONTEN FÜR FIBU sind die entsprechenden Konten zu hinterlegen. Wird ein vorgegebener Kontenrahmen benutzt, sind die Konten als Vorgaben schon eingetragen. Sie sollten diese Konten aber unbedingt noch einmal prüfen.
In den Lohnarten muss die Option "Buchungssatz erzeugen" gesetzt sein
In den Stammdaten der Lohnarten ist über das Register: "Weitere Kennzeichen" die Option "Buchungssatz erzeugen" zu aktivieren und das entsprechende Kostenkonto zu hinterlegen, wenn die Beträge zu dieser Lohnart auf ein ganz bestimmtes Kostenkonto gebucht werden sollen. Ist das Feld Konto in dem Lohnartendatensatz leer, wird die Vorgabe aus dem Bereich PARAMETER - ABRECHNUNG - BUCHUNGSKONTEN FÜR FIBU für die jeweilige Lohnart geholt. Für bestimmte Lohnarten sollten Sie aber unbedingt ein Konto im Stammdatenbereich hinterlegen, so ist z .B. für die Lohnart Vorschuss ein Verrechnungs- oder Verbindlichkeitskonto einzutragen.
In den Einzugsstellen muss die Option "Buchungssatz erzeugen" aktiviert sein und das Verbindlichkeitskonto hinterlegt sein
In den Stammdaten der Einzugsstellen ist über das Register: "Bank/Lfz./FiBu" die Option "Buchungssatz erzeugen" zu aktivieren und das Verbindlichkeitskonto "Verbindlichkeiten im Rahmen der sozialen Sicherheit" zu hinterlegen.
Verbindlichkeitskonto ist in den Stammdaten der Mitarbeiter zu hinterlegen
In den Stammdaten der Mitarbeiter ist über das Register: "Lohn-Abrechnungsdaten" für das aktuelle Beschäftigungsverhältnis über das Register: "BGS/FiBu" im Feld Buchungskonto das Verbindlichkeitskonto "Verbindlichkeiten aus Lohn und Gehalt“ zu hinterlegen. Sind bei einem Mitarbeiter über das Register: "Lohn-Abrechnungsdaten" für das aktuelle Beschäftigungsverhältnis über das Register: "Vertragsabzüge" ein oder mehrere Verträge hinterlegt, so ist in diesen die Option "FiBu-Buchungssatz erzeugen" zu aktivieren und das gewünschte Verbindlichkeit- oder Verrechnungskonto einzutragen, für einen VWL Vertrag beispielsweise das Konto "Verbindlichkeiten aus Vermögensbildung" .
Lohn Buchungsassistent auf Register: LOHN-BUCHUNGEN
Über Registerkarte: ÜBERGEBEN/AUSWERTEN - LOHN-BUCHUNGLISTE ist das benötigte Fenster zur öffnen.
Lohn Buchungsassistent ausführen
Im Fenster "Lohn Buchungsliste verwalten" kann auf dem Register: "Lohn-Buchungen" über Schaltfläche: WEITERE der über den Eintrag: "Lohn Buch.- Assistent..." der Lohn Buchungsassistent geöffnet werden.
Über die Schnellwahl finden Sie zudem den Eintrag "Lohn Buchungsassistent", mit welchem der gleiche Assistent direkt geöffnet werden kann.
Wird dieses Menü erstmalig in einem Abrechnungsmonat gestartet, öffnet sich der Assistent automatisch. Nachdem Sie der Assistent begrüßt hat, wählen Sie die Abrechnungsperiode aus, für welche die Buchungssätze erstellt werden sollen. Auch für eine bereits abgeschlossene Abrechnungsperiode können Geschäftsvorfälle generiert werden.
Haben Sie über den Bereich Lohnkonto Abrechnungsänderungen in bereits abgeschlossenen Abrechnungsmonaten vorgenommen und möchten dafür die Differenzbuchungen erstellen, so aktivieren Sie in diesem Fenster die Option "Differenzbuchungen aus Abrechnungsänderungen in MONAT / JAHR erstellen" . Gehen Sie in diesem Fenster auf die Schaltfläche: WEITER werden Ihnen in einer Zusammenfassung alle Buchungszeilen angezeigt.
Übernehmen der Buchungszeilen in Buchungsliste durch Schaltfläche: FERTIGSTELLEN
Nach deren Prüfung übernehmen Sie die Buchungszeilen durch Betätigen der Schaltfläche: FERTIGSTELLEN in die Buchungsliste.
Schaltfläche: ZURÜCK für anderen Zeitraum der Buchungserstellung
Die Schaltfläche: ZURÜCK wählen Sie, wenn Sie für die Buchungserstellung einen anderen Zeitraum einstellen möchten.
Schaltfläche: ABBRECHEN bei fehlerhaften Buchungen in der Zusammenfassung
Die Schaltfläche: ABBRECHEN benutzten Sie, wenn Sie in der Zusammenfassung fehlerhafte Buchungen haben, welche nicht in die Buchungsliste übernommen werden sollen.
In diesem Fall verlassen Sie die Buchungsliste und den Bereich Abrechnung und korrigieren Ihre Hinterlegungen für die Buchungssatzerstellung. Danach kann der Lohnbuchungsassistent erneut aufgerufen werden.
Haben Sie die Buchungszeilen erstellen lassen, werden Ihnen diese dann in folgender Übersicht angezeigt.
Tipp:
Diese Buchungsliste kann bei Bedarf noch einmal überarbeitet werden, wenn z. B. eine Kontonummer falsch hinterlegt war. Über die Schaltfläche: ÄNDERN wird der selektierte Buchungssatz zur Bearbeitung geöffnet.
DATEV-EXPORT anstatt Einlesen über FiBu-Modul
Sollen die erstellten Buchungen nicht in das Modul FiBu eingelesen werden, sondern über die DATEV Schnittstelle an den Steuerberater weitergeleitet werden, so kann der DATEV Export über die Schaltfläche: SCHNITTSTELLEN - DATEV-Export durchgeführt werden.
Gedrucktes Erfassungsprotokoll an Steuerberater über Ausgabe: BUCHUNGSLISTE
Sollen die erstellten Buchungen nicht in das Modul FiBu eingelesen werden, sondern als gedrucktes Erfassungsprotokoll an Ihren Steuerberater weitergegeben werden, so rufen Sie die Schaltfläche:: BUCHUNGSLISTE (Gruppe: AUSGABE) auf. Hierüber kann die gewünschte Buchungsliste ausgedruckt werden.
Register: Archiv Lohn Buchungen
Für die Lohnbuchungen kann ein Archiv geführt werden.
Doppelte Buchungen vermeiden: Manuelles Verschieben ins Archiv
m doppelte Buchungen zu vermeiden, verschieben Sie die weitergeleitete oder gedruckte Buchungsliste mit der Schaltfläche: WEITERE - "In Archiv verschieben" nach der Verarbeitung mit der DATEV Schnittstelle bzw. dem Ausdruck als Buchungsliste in das Archiv.
Automatische Archivierung
Bei Einlesen der Buchungen in das FiBu-Modul: Automatische Archivierung
Die Archivierung kann aber auch automatisch erfolgen. Werden die Buchungen im Modul FiBu eingelesen, so erfolgt die Archivierung immer automatisch.
Beim Drucken der Buchungen als Buchungsliste kann mit Druckoption automatisch archiviert werden
Werden die Buchungen als Buchungsliste gedruckt, so sollte im Druckmenü die Option "Datensätze nach dem Ausgeben ins Archiv verschieben" aktiviert werden.
Bei Nutzung des DATEV Assistent kann Option für automatisches Archivieren genutzt werden
Wird der DATEV Assistent genutzt, so setzen Sie bei den Einstellungen für den DATEV Export die Option "Nach der Ausgabe ... Daten ins Archiv verschieben" aktiv.
Einsehen der Archiv Lohn-Buchungen
Im Archiv können alle Buchungszeilen über die Schaltfläche: EINSEHEN im Einsehmodus geöffnet werden. Zusätzlich lassen sich die Datensätze auch mittels Doppelklick zur Ansicht öffnen.
Was bedeutet Einsehmodus?
Einsehmodus bedeutet, dass alle Felder sichtbar sind, aber es können keine Änderungen vorgenommen und gespeichert werden. Änderungen sind nur in der Übersicht der Lohn Buchungsliste möglich.
Register: Info - Über Historyinformation weitere Infos zu Herkunft des Buchungssatzes erhalten
Über das Register: "Info“ kann im Bereich "Historyinformation" eingesehen werden, wie der Buchungssatz in das Archiv gekommen ist. Außerdem wird angezeigt, welcher Benutzer zu welchem Zeitpunkt diesen Eintrag ins Archiv gestellt hat.
Buchung von Archiv zurück in Übersicht kopieren
Wurde eine Buchung versehentlich ins Archiv verschoben, dann kann diese auf dem Register: "Archiv Lohn-Buchungen" über die Schaltfläche: WEITERE - IN ÜBERSICHT KOPIEREN in die Übersicht der Lohn Buchungsliste zurück gesetzt werden.
Weiterhin steht auf dem Register: "Archiv Lohn-Buchungen" auch in der "Schnellwahl" der Eintrag "In Übersicht kopieren" zur Verfügung.
Ausgabeverzeichnis (Lohn)
Auf der Registerkarte: ÜBERGEBEN / AUSWERTEN befindet sich im Bereich: "Verweise" die Schaltfläche: AUSGABEVERZEICHNIS.
Falls Sie im Druckdialog eines der folgenden Kennzeichen entfernen, so wird dieser Druck im Ausgabeverzeichnis gespeichert:
- Druck direkt ausgeben
- Fax direkt ausgeben
- E-Mail direkt ausgeben
In den Eigenschaften eines Drucklayouts lässt sich über das Register: PARAMETER festlegen, ob ein Druck direkt ausgegeben werden oder stattdessen im Ausgabeverzeichnis gespeichert werden soll. Zusätzlich ist es auch möglich mit jedem Druck eine Kopie in das Archiv des Ausgabeverzeichnis zu speichern. Weitere Informationen zur Parametrisierung des Drucks:
Info:
Mit der Schaltfläche: AUSGABEVERZEICHNIS öffnen Sie die Liste aller Drucke, die nicht direkt ausgegeben worden sind.
Protokolle
Auf der Registerkarte: ÜBERGEBEN / AUSWERTEN befindet sich u.a. die Schaltfläche: PROTOKOLLE.
In den Protokollen werden u.a. der Datenversand und Empfang von Daten im Bereich der Sozialversicherung, der ELStAM-Daten, Monatsabschlüsse sowie die Verarbeitung der externen Meldungen protokolliert.