Datensatzstatus in der Abrechnung
Wenn Mitarbeiter-Stammdaten Fehler enthalten, prüfen bitte den Datensatzstatus der fehlerhaften Abrechnung. Hierzu wechseln Sie in den Bereich: PERSONAL - ERFASSUNG.
Fehlerhafte Abrechnungen werden im Status mit einem roten Symbol im Status gekennzeichnet. Ebenso werden alle Zeilen rot dargestellt. Dazu werden auch nicht mehr alle Felder mit Werten gefüllt, wie z. B. Lohnsteuerklasse oder Kirchensteuerschlüssel. Diese sind erst nach der Korrektur der Fehler wieder editierbar. Um die genaue Fehlermeldung in Erfahrung zu bringen, öffnen Sie bitte die fehlerhafte Abrechnung.
Gehen Sie wie folgt vor:
- Markieren Sie den als fehlerhaft gekennzeichneten Monat.
- Drücken Sie die Schaltfläche: EINSEHEN.
Im geöffneten Abrechnungsmonat können Sie über die Schaltfläche: ÄNDERN (KORRIGIEREN) in den Editiermodus wechseln und die fehlerhaften Einträge korrigieren.
Achtung
Sind mehrere Abrechnungen als fehlerhaft dargestellt, so ist immer die erste Abrechnung von links beginnend zu öffnen (z. B. Abrechnungsmonat Januar ist noch korrekt, Februar - März fehlerhaft. In diesem Fall ist dann die Abrechnung Februar zu öffnen).
Markieren Sie den ersten fehlerhaften Abrechnungsmonat und drücken Sie die Schaltfläche: EINSEHEN.
Im unteren Bereich rechts in der Maske erhalten Sie im "Datensatzstatus" wichtige Hinweise zu den nicht korrekt erfassten Werten.
Datensatzstatus mittels Mouse-Over bzw. Veränderung der Maskengröße komplett einblenden
Rechts unten im Fenster der Abrechnung befindet sich der Datensatzstatus. An dieser Stelle werden die Fehlermeldungen aufgeführt. Bewegen Sie die Maus über die Fehlermeldung. Lassen Sie den Mauszeiger auf dem Feld stehen ohne es anzuklicken, um die gesamte Fehlermeldung einzublenden. Alternativ optimieren Sie die Größe des Fensters so, dass der Datensatzstatus in seiner Gesamtheit angezeigt wird. Über den Pfeil vor dem Datensatzstatus können auch direkt die Bereiche geöffnet werden, die von der Software als fehlerhaft erkannt wurden.
Lösungen zu Fehlermeldungen:
"Der Mitarbeiter wurde ohne Bezüge und ohne eine Fehlzeit abgerechnet."
Gehen Sie bitte wie folgt vor:
- Sie müssen in der Abrechnung des Mitarbeiters ein laufendes Entgelt hinterlegen.
Eine weiterer Grund kann sein:
- Sofern der Mitarbeiter nicht gearbeitet hat, ist über PERSONAL - STAMMDATEN - Register "Mitarbeiter" - betreffenden Mitarbeiter öffnen - Register "Lohn-Abrechnungsdaten" - FEHLZEITEN eine Fehlzeit anzulegen.
"Bitte prüfen Sie in der zuletzt gültigen und in der aktuell gültigen Abrechnungsvorgabe auf dem Register "LOHN" die Einstellung zu: "Vorgabe zum Erstattungsantrag (AAG)" und wählen Sie den maßgeblichen Empfänger aus. Ggf legen Sie zur Abrechnung eine neue Abrechnungsvorgabe an."
Gehen Sie bitte wie folgt vor:
- PERSONAL - STAMMDATEN - MITARBEITER - Lohn-Abrechnungsdaten - Abrechnungsvorgaben - aktuelle Abrechnungsvorgabe öffnen.
- Register "Lohn" - Vorgabe zum Erstattungsantrag (AAG) öffnen.
- An dieser Stelle ist zu hinterlegen ob der Mitarbeiter Gehalts-, oder Lohnempfänger ist.
- Danach ist die Abrechnungsvorgabe und der Mitarbeiter abzuspeichern.
"Es wurden nur Einmalzahlungen erfasst. Da das Kennzeichen für den Übergangsbereich gesetzt ist, ist deshalb unter Vorgaben ein fiktives Brutto anzugeben."
Sie erhalten folgende Fehlermeldung:
Gehen Sie bitte wie folgt vor:
In der geöffneten Abrechnung ist unter dem Register "Vorgaben" das Feld "fiktives brutto" zu füllen.
An dieser Stelle ist das Entgelt anzugeben, welches der Mitarbeiter normalerweise monatlich verdient.
"Wenn die Steuer- / SV-Tage gleich null sind, kann nur "Einmal gezahltes Arbeitsentgelt" (Sonstige Bezüge) abgerechnet werden."
Folgender Fall:
Ein Mitarbeiter ist über den gesamten Monat krank und erhält deshalb Krankengeld. Dennoch erhält er eine Auszahlung des Arbeitgebers.
Die Auszahlung kann nicht über eine Lohnart abgerechnet werden die als "Lohnart den Wert: "Gehalt" oder "Stundenlohn" in den Stammdaten der Lohnart hinterlegt hat.
Lösung:
Es muss eine Lohnart ausgewählt werden, in der als Lohnart entweder "Sonstige Bezüge" oder "Andere Zahlung" hinterlegt ist.
"Die Beschäftigungsvorgaben sind fehlerhaft bzw. es muss eine neue, aktuelle Beschäftigungsvorgabe erstellt werden."
Hierzu sind die Abrechnungsvorgaben des Mitarbeiters zu überprüfen:
PERSONAL - STAMMDATEN - MITARBEITER - Lohn-Abrechnungsdaten - Abrechnungsvorgaben - Spalte "Status" überprüfen.
Fehlerhafte Abrechnungsvorgaben werden entweder mit einer roten Hand oder einem Warndreieck gekennzeichnet.
Lösung:
Eine solche fehlerhafte Abrechnungsvorgabe ist mit Schaltfläche: ÄNDERN zu öffnen. Der Datensatzstatus der Abrechnungsvorgabe muss geprüft werden.
"Es wurden mehrere Fehlzeiten erfasst, die einen Entgeltfortzahlungsantrag auslösen. Außerdem wurde mindestens eine Lohnart benutzt, bei der das Kennzeichen "Gesamtbetrag dieser Lohnart bezieht sich auf den Erstattungszeitraum (keine anteilige Berechnung)" aktiv ist...."
Lösung:
In diesem Fall ist eine neue Abrechnungsvorgabe mit Beginn der zweiten Fehlzeit anzulegen.
Beispiel:
- Fehlzeit 1: 01.02. - 01.02.2x
- Fehlzeit 2: 20.02. - 20.02.2x
- PERSONAL - STAMMDATEN - Register: "Mitarbeiter" - betreffenden Mitarbeiter öffnen - Register "Lohn-Abrechnungsdaten" - ABRECHNUNGSVORGABEN - aktuelle Abrechnungsvorgabe markieren - Schaltfläche: NEU(KOPIEREN).
- Von Datum auf 20.02. festlegen - Schaltfläche: "Speichern & schließen".
Damit wird der Monat in 2 Zeiträume aufgeteilt.
Im Anschluss ist in der ERFASSUNG die Abrechnung nochmals anzupassen. Ggf. ist das Entgelt auf die 2 Zeiträume aufzuteilen.