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Voraussetzung zum Übertragen des Lohnnachweis
Damit der Lohnnachweis übertragen werden kann, muss sichergestellt sein, dass der Stammdatenabruf des vergangenen Jahres vollständig ist. Prüfen Sie dies bitte in den Parametern.
Um zu kontrollieren, ob der Stammdatenabruf für das aktuelle Jahr vollständig ist, wechseln Sie in folgenden Bereich: PERSONAL - PARAMETER - ABRECHNUNG - BETRIEBSSTÄTTEN - Betriebsstätte öffnen - Register "Berufsgenossenschaft" - linke Navigation: "BG-Vorgaben".
Ein Stammdatenabruf ist vollständig, wenn bei "Stammdatenabruf durchgeführt" und bei "Stammdaten abgerufen" jeweils ein "JA" für das Jahr aufgeführt wird.
Beachten Sie:
Eine weitere Voraussetzung ist, dass das Jahr abgeschlossen wurde.
Vorbereitung zum Versand des Lohnnachweis
Bevor Sie den Lohnnachweis übertragen, führen Sie bitte folgende Funktion aus:
Im Bereich: PERSONAL - Registerkarte: ÜBERGEBEN/AUSWERTEN - Schaltfläche: ABRECHNUNG - ist folgender Eintrag zu wählen: "Aktualisierung Lohnnachweis nach Korrektur".
Durch diese Funktion wird der Lohnnachweis mit seinen Werten nochmals nachgerechnet und steht nun zum Versand bereit.
Im Anschluss sollte folgende Hinweis-Meldung erscheinen: "Es wurden keine Korrekturen gefunden".
Einsehen des Lohnnachweis
Der Lohnnachweis kann in dem Parametern der Betriebsstätte eingesehen werden:
PERSONAL - PARAMETER - ABRECHNUNG - BETRIEBSSTÄTTEN - Betriebsstätte öffnen - Register "Berufsgenossenschaften" - linke Navigation: LOHNNACHWEIS.
Versand des Lohnnachweises
Assistent zum Übertragen des Lohnnachweis
Den Assistenten zum Übertragen des Lohnnachweises finden Sie im Bereich: PERSONAL - Registerkarte: ÜBERGEBEN/AUSWERTEN - Schaltfläche: AUSWERTEN & ÜBERTRAGEN - BERUFSGENOSSENSCHAFT - "Übertragen".
Im Auswahldialog für die "Art der zu versendenden Daten" wählen Sie den Eintrag: "Lohnnachweis".
Anschließend kann der Zeitraum für die Übertragung angegeben werden.
Die Übertragung wird in einem Protokoll festgehalten, welches Sie jederzeit über Registerkarte: ÜBERGEBEN/AUSWERTEN - Schaltfläche: PROTOKOLLE einsehen können.
Abruf der Verarbeitungsquittungen
Die durchgeführte Übertragung des Lohnnachweises erzeugt bei der DGUV eine Verarbeitungsquittung. Um Informationen über den korrekten oder auch ggf. fehlerhaften Versand und Verarbeitung zu erhalten, empfehlen wir diese im Anschluss abzurufen. Den hierfür zuständigen Assistenten finden Sie unter PERSONAL – Registerkarte: ÜBERGEBEN/AUSWERTEN – AUSWERTEN & ÜBERTRAGEN – Beitragsabrechnung – "Übertragen“.
Nachrichten der Annahmestellen abrufen
Zum Erhalt der Verarbeitungsquittung ist allein die Aktivierung des Kennzeichens: "Nachrichten der Annahmestelle abrufen“ notwendig.
Druckmöglichkeiten zum Lohnnachweis
Druckausgabe: Beitragsabrechnung (UV)
Um Ihnen einen Überblick über die erstellten und übertragenen Lohnnachweise zu geben, steht folgendes Drucklayout zur Verfügung zur Verfügung:
Dieses finden Sie unter PERSONAL –ÜBERGEBEN/AUSWERTEN –AUSWERTEN&ÜBERTRAGEN – Berufsgenossenschaft – Register: „Beitragsabrechnung (UV)“.
Das Drucklayout „Beitragsabrechnung (UV)“ enthält eine Auflistung auf Basis des Jahres des Lohnnachweises, der Gefahrtarifstellen und der dazugehörigen Arbeitsstunden und meldepflichtigen UV-Entgelte.
Über die Schaltflächen: DRUCKEN bzw. BILDSCHIRM lässt sich das Layout ausgeben.
Auswahl und Drucker: Beitragsabrechnung-UV ausgeben
In der Maske vor der Ausgabe wählen Sie die Berufsgenossenschaft sowie das Versanddatum sowie weitere den Drucker betreffende Optionen.
Druckausgabe: Betriebsstättenauswertung
Das Drucklayout „Betriebsstättenauswertung“ enthält eine Auflistung aller Mitarbeiter für alle einzelnen Monate, der Gefahrtarifstellen und der dazugehörigen Arbeitsstunden und meldepflichtigen UV-Entgelte.
Über die Schaltflächen: DRUCKEN bzw. BILDSCHIRM lässt sich das Layout ausgeben.
Änderungen zu einem zuvor abgegebenen Lohnnachweis
Meldebestand ändert sich nachträglich
Ist für ein Kalenderjahr bereits ein Lohnnachweis abgegeben worden und ändert sich nachträglich der Meldebestand, dann muss ein korrigierter Lohnnachweis übertragen werden.
Beachten Sie:
Wenn eine Änderung im Gesamtentgelt erfolgt, die aber keine Änderung auf das UV-Entgelt hat, dann ist keine Stornierung und Neumeldung zu machen. Die Software erkennt diesen Umstand.
Beispiel:
- Sie übertragen am 01.02. den Lohnnachweis für das Vorjahr aus microtech büro+.
- Am 15.02. entscheiden Sie sich einem Mitarbeiter nachträglich eine Einmalzahlung in der Abrechnung für Dezember des Vorjahrs zu hinterlegen.
- Diese Änderung des Entgelts führt zu einer Abweichung der Daten, die mit dem Lohnnachweis bereits übertragen wurden.
Vorgehen:
- Im Anschluss ist die Funktion "Aktualisierung Lohnnachweis nach Korrektur" (Bereich: PERSONAL - Registerkarte: ÜBERGEBEN/AUSWERTEN - Schaltfläche: ABRECHNUNG - Aktualisierung Lohnnachweis nach Korrektur) auszuführen, damit der Lohnnachwies neu berechnet wird.
- Der Assistent für die Übertragung des Lohnnachweises ist erneut aufzurufen und ein korrigierter Lohnnachweis wird automatisch versendet (Bereich: PERSONAL - Registerkarte: ÜBERGEBEN/AUSWERTEN - Schaltfläche: AUSWERTEN & ÜBERTRAGEN - BERUFSGENOSSENSCHAFT - "Übertragen".).
Beachten Sie:
Führen Sie nach den Änderungen einen Monatsabschluss durch (ohne dass der korrigierte Lohnnachweis übertragen wurde), so wird Ihnen dies im Protokoll zum Monatsabschluss angezeigt.