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Mit der Erweiterung Funktion "Freie Datenbank-Tabellen" haben Sie in microtech büro+ die Möglichkeit eine eigene Datenbank-Tabellen Tabelle zu definieren. Dabei können Verknüpfungen zu bestehenden Tabellen hergestellt und diese neuen Tabellen neue Tabelle bearbeitet, angepasst und verändert werden. Die Erstellung entsprechender Eingabemasken ist ebenfalls möglich. Zahlreiche individuelle Abläufe wie Inventarlisten, Artikelnachschlagewerke, Plan-Ist-Vergleich uvm. lassen sich durch einfache Konfiguration innerhalb von ERP-complete der Software abbilden.

Konfiguration und Zugriff

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Konfiguration und Zugriff

Die Einrichtung und Konfiguration einer Freien Datenbank-Tabelle erfolgt im Datenbank Manager erhalten Sie einen entsprechenden Aktivierungsschlüssel. Damit stehen Ihnen alle administrativen Möglichkeiten zur Vorbereitung und Einrichtung der Tabellen zur Verfügung. Die Einrichtung und Konfiguration der Freien Datenbank-Tabellen erfolgt im Datenbank Manger. Alle Tabellen und Eingabemasken dieser freien Datenbank sind frei definierbar und anpassbar.

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Der Zugriff auf die Daten erfolgt über Import/Export. Die Übertragung in das Produktivsystem erfolgt mittels Paketmanager.

microtech - Infoblatt - ERP-complete Thema: Freie Datenbank-Tabellen

Ausgangssituation und gewünschtes Ergebnis

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Die Firma xy verkauft Ersatzteile, z.B. einen Ölfilter. Dieser Ölfilter passt in verschiedene Motorräder mit unterschiedlichem Baujahr. Mit den "der Freien Datenbank-Tabellen" Tabelle kann, dank der Verknüpfung zur Tabelle "Artikel", ein Nachschlagwerk Nachschlagewerk erstellt werden. Dieses zeigt zusätzlich zu den allgemeinen Artikelinformationen an, in welchen Motorrädern der Artikel verwendet werden kann. Die Informationen der "von Freien Datenbank-Tabellen " lassen sich in einer Detail-Ansicht im Bereich: STAMMDATEN - ARTIKEL einblenden.

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Gewünschte Detail-Ansicht

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Vorbereitung der Tabelle

Aufbau der Bezeichnung am Beispiel "Freie Datenbank-Tabellen (1)"

Über Registerkarte: DATEI - INFORMATIONEN - EINSTELLUNGEN - DBMANAGER finden Sie die Freien Datenbank-Tabellen unter "Mandantenspezifische Datendateien [MandNT_FREIETABELLEN]"

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Der Datenbankname (Bezeichnung) "Freie Datenbank-Tabellen (1) - Motorräder" setzt sich grundsätzlich aus nachfolgend beschriebenen Teilen zusammen:

Teil 1: Freie Datenbank-Tabellen (1)

• Dieser Teil der "Bezeichnung" kann im DB-Manager nicht verändert werden.
• Die Ziffer 1 gibt die ID der Freien Datenbank-Tabellen an und ist fest vorgegeben (es gibt 1 bis 50 Bereiche).
• Der Dateiname für diese Tabelle lautet: "FreieTabelle001.MBD"

Teil 2: - Motorräder

• Der letzte Teil der Bezeichnung (z.B. Motorräder) kann frei vergeben werden.

Einrichtung im DB Manager

Über Registerkarte: DATEI - INFORMATIONEN - EINSTELLUNGEN - DBMANAGER finden Sie die "Freie Datenbank-Tabellen" unter "Mandantenspezifische Datendateien". Mit der Schaltfläche: ÄNDERN können Sie die Einstellungen der Freien Datenbank-Tabelle anpassen.

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Register: "Einstellungen"

Symbol und Bezeichnung

Wählen Sie ein passendes Symbol aus. In der "Tabellen-Bezeichnung" tragen Sie den Namen der Tabelle ein, der den zukünftigen Bereich beschreiben soll. In unserem Fall "Motorräder". Die "Datensatz-Bezeichnung“ wird automatisch erzeugt: "Motorräder-Datensatz".

Verfügbarkeit (unter Verwalten)

Wählen Sie in diesem Feld, in welchen Bereichen die "Freie Datenbank-Tabelle" zur Verfügung stehen soll.

In unserem Beispiel sind das:

• Archiv Vorgänge
• Artikel
• Lager
• Vorgänge

Kennzeichen

Mit diesen Kennzeichen legen Sie fest, welche Informationen in der Tabelle angezeigt werden sollen.

Sie können folgende Optionen wählen:

• Unterstützung für Änderungsinfo
• Suchbegriff bereitstellen
• Gesperrt-Felder bereitstellen
• Memo bereitstellen

• Info bereitstellen

• Unterstützung für Suche und Sortierung nach "Letzte Datensatzänderung"

Register: "Felder"

Im Register: "Felder“ können eigene Selektionsfelder für die Datenbanktabelle definiert werden. Den Feldnamen können Sie selbst frei festlegen. Beachten Sie dabei, dass Sie einen eindeutigen Namen verwenden, da dieser in allen Bereichen verwendet wird. ("Sel1" wird beispielsweise nicht eingetragen, da es im Druck zu Überschneidungen führen kann.)

Felddefinition

In diesem Bereich legen Sie "Feldart", "Feldgröße" und "Feldeingabekennzeichen" fest.

Feldeingabekennzeichen

Freie Datenbank-Tabellen bieten die Möglichkeit auf Tabellen zu referenzieren. Hier legen Sie fest, welches Feld zur Verknüpfung herangezogen wird. Zur Verfügung stehen folgende Felder:

• Artikelnummer
• Adressnummer
• Vertreternummer
• Kontonummer (aus Kontenplan)
• Anlagennummer
• Mitarbeiternummer
• Belegnummer (Vorgangsnummer)
• Projektnummer
• Kontonummer (aus Kontenplan)
• Kostenstellennummer
• Feldbezeichnungen aus jeder Freien Datenbank-Tabelle

Bei Auswahl eines Feldes mit Datenbank-Anschluss wird automatisch ein weiteres Infofeld generiert. In diesem Beispiel handelt es sich dabei um das Feld "Artikelnummer (Info)". Dieses Infofeld kann in der Tabellenansicht angezeigt werden. Für unser Beispiel verwenden wir die Feldart "String" und das Feldeingabekennzeichen "Artikelnummer".

Optionen zur Details-Bereitstellung

Den Datensatz unter "Akt.Artikelnummer" in den Details (Abschnitt "Eigene") bei dieser Tabelle bereitstellen

In der neuen Freien Datenbank-Tabelle (z.B. Motorräder) können die dazugehörenden Artikel als Detail-Ansicht angezeigt werden.

Bei Artikel die "Motorräder für Artikelnummer" in den Details (Abschnitt "Eigene") bereitstellen

Bei Aktivierung dieser Option wird die neue Tabelle unter Stammdaten - Artikel als Detail-Ansicht angeboten.

Register: "Sortierungen"

Das Register: "Sortierungen" kann analog zu "Freie- / Selektionssortierungen" verwendet werden.

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Indexfelder/Sortierungsfelder

Für unser Beispiel verwenden wir den Feldnamen "Artikelnummer [Artikel]".

Kennzeichen

Aktivieren Sie die Bereiche "Nur Datensätze mit gefüllten Indexfeldern in Index aufnehmen" und "Die Sortierung in den Details mit Sortierungsunterstützung bereitstellen".

Einrichtung im Programm

Wechseln Sie in den Bereich, für welchen die Freien Datenbank-Tabellen eingerichtet wurden. In unserem Beispiel unter VERKAUF – STAMMDATEN – ARTIKEL. Durch die vorherige Einrichtung erreichen Sie über die Schaltfläche: VERWALTEN die Freien Datenbank-Tabellen. Es wird ein eigenes Register eingeblendet. Für unser Beispiel das Register: "Motorräder".

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Des Weiteren kann über die Schaltfläche: DETAILS die "Freie Datenbank-Tabelle" eingeblendet werden.

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In der angelegten Freien Datenbank-Tabelle können Sie unter anderem:

• Eingabemasken konfigurieren
• Tabellenansichten gestalten
• Drucke sowie Importe/Exporte gestalten und
• Filter definieren

Des Weiteren haben Sie die Möglichkeit, unter PARAMETER – FREIE TABELLEN – REGELN FÜR

…. Regeln für diesen Bereich zu gestalten.

Folgende Auswertungspositionen stehen Ihnen hierzu zur Verfügung:

• Während der Erfassung
• Während der Neu-Erfassung
• Vor dem Neuanlegen (über das Erfassungsformular)
• Vor dem Speichern (nach einer Neuanlage, Änderung oder einem Import)
• Vor dem Speichern nach einer Neuanlage oder Änderung (über das Erfassungsformular)
• Nach dem Neuanlegen (über das Erfassungsformular)
• Nach dem Ändern (über das Erfassungsformular)
• Nach dem Löschen (über das Bearbeitungsformular)
• Farbdarstellung innerhalb einer Übersicht
• Quickinfo
• Suchen und Ersetzen
• Für das Klicken auf ein Feld innerhalb der Übersicht (Hyperlink-Unterstützung)
• Zur Aufbereitung von Internet-Links für die Details Internetverweise
• Für das Vorbelegen von Kalender-Datensätzen
• Berechtigungsprüfung innerhalb des Erfassungsformulars (vor Erfassung bzw. Änderung)
• Zum Prüfen eines Datensatzes im Prüflauf

Weitere Informationen zur Erstellung von Importen/Exporten und/oder Regeln entnehmen Sie bitte der Programmhilfe.

Änderungs-Protokollierung für Freie Datenbank-Tabellen

Mit den Freien Datenbank-Tabellen haben Sie nicht nur die Möglichkeit, wie in unserem Beispiel, einem bestimmten Ölfilter, verschiedene Motorräder zuzuordnen, sondern auch Änderungen des Artikels "Ölfilter" festzuhalten. Diese festgehaltenen Änderungen können im Anschluss gezielt synchronisiert werden, z.B. für einen Web-Shop. Mit Hilfe des Kennzeichens „Unterstützung für Änderungsinfo“ können Sie diese Funktionalität freischalten.

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Aufbau im DB Manager

Über Registerkarte: DATEI - INFORMATIONEN - EINSTELLUNGEN - DBMANAGER finden Sie die Freien Datenbank-Tabellen. Verwenden Sie beispielsweise "Freie Datenbank-Tabellen (1)". Sie öffnen die Datenbank mit der Schaltfläche: ÄNDERN.

Register „Einstellungen“

Durch das Setzen des Kennzeichens erhalten Sie das Register "Änderungsinfo-Definition“. Das Symbol wird vom System sinngemäß vorbelegt, kann jedoch geändert werden. Alle anderen Kennzeichen wie z. B. "Suchbegriff bereitstellen“ oder "Memo bereitstellen“ werden automatisch deaktiviert.

Als "Tabellen-Bezeichnung“ und "Datensatz-Bezeichnung“ empfehlen wir einen passenden Namen zu definieren (siehe Tipp unter "Einrichtung im DB Manager"). Wählen Sie in diesem Feld, in welchen Bereichen die "Freie Datenbank-Tabelle“ zur Verfügung stehen soll. In unserem Beispiel zielen wir auf die "Artikel“ und das "Lager“.

Register "Änderungsinfo-Definition“

Über die Schaltfläche: NEU erstellen Sie einen neuen Datensatz. Im Bereich der "Tabelle“ hinterlegen wir für unser Beispiel die "Artikel [Art]“, da wir auf die Artikel zielen möchten. Wir empfehlen eine eindeutige Bezeichnung zu hinterlegen (in unserem Beispiel "Artikelbild"). Durch das Kennzeichen "Änderungsinformation schreiben“ wird der erstellte Datensatz aktiviert und kann vom Programm verwendet werden. Im Bereich "Bedingung“ können Sie auch eine Bedingung hinterlegen. In unserem Fall ist es das "Web-Shop-Kennzeichen“, da wir nur dann eine Änderungsinfo erhalten möchten, wenn der Artikel im Web Shop zur Verfügung steht und sich die Artikelbilder verändert haben. Richtig ist es in diesem Zusammenhang auch den Lagerbestand abzurufen, damit Sie im Web Shop immer die aktuelle Lagermenge abbilden können.

Aktivieren Sie hierzu im Bereich der „Feldauswahl“ die entsprechenden Kennzeichen.

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Einrichtung im Programm

Wechseln Sie in den Bereich, für welche die "Freien Datenbank-Tabellen“ eingerichtet wurden. In unserem Beispiel unter VERKAUF – STAMMDATEN – ARTIKEL. Durch die vorherige Einrichtung erreichen Sie über die Schaltfläche: VERWALTEN die „Freien Datenbank-Tabellen“. Es wird ein eigenes Register eingeblendet. Für unser Beispiel das Register "Änderungsinfo-Web-Shop“. Eine Detail-Ansicht steht für diesen Bereich nicht zur Verfügung.

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Darstellung im Programm

Grundsätzlich empfehlen wir Ihnen, diese Tabelle nicht anzeigen zu lassen. Die angezeigten Änderungsinformationen dienen lediglich dazu, eine Synchronisation zu erzielen, und nicht den Zu- oder Abgang schematisch darzustellen. Hierzu stehen andere Bereiche zur Verfügung (z.B. Lagerbuch). Die Ansicht können Sie mit Hilfe der Berechtigungsstruktur ausblenden (DATEI – INFORMATIONEN – EINSTELLUNGEN – BERECHTIGUNGSSTRUKTUREN).

Durch unser Beispiel haben wir unter anderem auch den Lagerbestand in die Änderungsinfo "Änderungsinfo Artikel“ aufgenommen. Somit erhalten Sie bei jeder Lagerbewegung eine Änderungsinfo, welche sich z. B. auf die Lagermenge bezieht.

Im nachfolgenden Beispiel sehen Sie solche Zu- oder Abgänge:

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Im Register Änderungsinfo (in unserem Beispiel "Änderungsinfo Artikel") können Sie ebenfalls:

• Eingabemasken konfigurieren
• Tabellenansichten gestalten
• Drucke, Importe und Exporte gestalten
• Regeln definieren
• Filter definieren

Weitere Informationen entnehmen Sie bitte unserer Hilfe oder den FAQ.

Änderungsinfo Datensatz

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Die erstellten Datensätze sind anhand unseres Beispiels wie folgt zu lesen:

• Durch den Lagerzugang wird das Lager geändert
• Durch die Mengen wird der Lagerbestand neu angelegt

Öffnen Sie über die Schaltfläche: ÄNDERN einen Änderungsinfo-Datensatz:

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• Nummer:

Hier wird der Änderungszeitpunkt als Text im Format JJJJMMTT-HHMMSSsss (sss=Millisekunden) hinterlegt

• Bezeichnung:

Ist die Bezeichnung der Änderungsinfo-Definition

Änderungsinfo

• Tabelle: Bezeichnet die geänderte Tabelle, wobei Intern der Kurzbezeichner gespeichert wird (siehe auch Änderungsinfo-Definition).
• Datensatz Nummer: Bezeichnet die Nummer des geänderten Datensatzes, sofern verfügbar.
• Datensatz ID: Bezeichnet die ID des geänderten Datensatzes, sofern verfügbar.
• Datensatz Info: Bezeichnet die auf 200 Zeichen begrenzte Datensatzinformation des geänderten Datensatzes.
• Datum: Zeigt den Zeitpunkt der Änderung (Datum mit Uhrzeit des Daten-Servers).
• Funktion: Bezeichnet die Funktion im Kontext zum Erstellen der Änderungsinfo.

Alle anderen Daten sagen aus, was neu angelegt, geändert oder gelöscht wurde. Wir empfehlen, aufgrund der Eindeutigkeit der "Datensatz ID" Änderungen auszulesen oder zu bearbeiten.

Änderungsinfo optimieren

Im täglichen Geschehen und einer sinngemäßen Konfiguration können innerhalb weniger Stunden sehr viele Datensätze entstehen. Daher haben wir die Schaltfläche: OPTIMIERE ÄNDERUNGSINFO integriert. Diese ist über die Schaltfläche: WEITERE oder über die "Schnellwahl“ zu erreichen.

Diese Schaltfläche bewirkt, dass Informationen zum Lager, Artikelbilder etc. komprimiert dargestellt werden und Sie somit nur die zuletzt erstellten und benötigten Informationen z. B. in Ihren Web-Shop einlesen können. Durch die Optimierung werden nicht benötigte Datensätze aus dem Programm entfernt.

Wenn Sie die Schaltfläche betätigen, erhalten Sie zuerst eine "Abfrage“. Hier können Sie Ihren Zeitraum definieren. Sofern Sie keine Eingabe vornehmen, wird die gesamte Tabelle optimiert.

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In unserem Fall hat das Programm 40 Datensätze erstellt und durch die Optimierung, ohne Eingrenzung, 12 Datensätze beibehalten.

Freie Datenbank-Tabellen übertragen

Nach der Einrichtung haben Sie die Möglichkeit, Ihre Einstellungen, welche Sie für Ihre Freien Datenbank-Tabellen getroffen haben, mit Hilfe des Paket Manager zu speichern und zu übertragen. (Die Bedienung des Paket Managers entnehmen Sie bitte der Programm-Hilfe.)

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Einstellungen der Tabelle in ein Paket einfügen

Mit dieser Auswahl wird nur die vorbereitete Tabelle - ohne Daten - in das Paket übernommen.

Zugehörige Daten der Tabelle in ein Paket einfügen

Mit dieser Auswahl wird die Tabelle inklusive aller Daten in das Paket übernommen.

Freie Datenbank-Tabellen buchen

Einsatzmöglichkeiten und Beispiele

"Eigene" History-Auswertungen

Sie möchten einfacher, übersichtlicher und schneller die gewünschten Daten und Auswertungen angezeigt bekommen? Definieren Sie selbst, welche Werte und Daten in Ihrer individuellen "History" dargestellt werden.

Vertreter - Jahresvereinbarung - Umsatz-Ziele

Sie haben mit Ihren Vertretern Jahresvereinbarungen hinsichtlich des Umsatzes abgeschlossen? Nun möchten Sie neben der Auswertung nach erreichtem Gesamtumsatz auch übersichtlich und schnell den Umsatz pro Marke und den Umsatz einer Produktgruppe ablesen können? Sowohl tabellarisch als auch als graphische Darstellung ist dies möglich.

Prognosen

Mit dem Buchen im Rahmen der Freien Datenbank-Tabellen haben Sie noch mehr Möglichkeiten, Prognosen auf die Anforderungen in Ihrem Unternehmen abzustimmen und eine fundierte Basis für Ihre Entscheidungen zu bilden. So können Sie z.B. für Kunden nach Produkten und Marken eruieren, welche Angebote ein Kunde erhält - individuell und maßgeschneidert.

Allgemeines und Voraussetzungen

Allgemeines

Durch den Einsatz der "Freien Datenbank-Tabellen" wurden bereits individuelle Verknüpfungen der unterschiedlichen Datenbereiche geschaffen. Darüber hinaus ist es möglich, auf das Unternehmen und auf die individuellen Gegebenheiten angepasste Auswertungen zu generieren. Ein umfassendes Regelwerk ermöglicht es, die individuellen Wünsche und Bedürfnisse für Auswertungen zu berücksichtigen.

Voraussetzungen

• Freie Datenbank-Tabellen wurden definiert, eingerichtet und freigeschaltet.
• Die benötigten Selektionsfelder und ggf. Sortierungen wurden angelegt.
• Die verwendeten Artikel sind umsatzfähig, d.h. das Kennzeichen "umsatzfähig" unter STAMMDATEN - ARTIKEL ist gesetzt.

Zusätzliche Einstellungen für "Freie Datenbank-Tabellen"

• Festlegung der gewünschten Regeln (siehe Kapitel "Regeln für Freie Datenbank-Tabellen")
• Aktivierung der Kennzeichen in den Parametern, damit Regeln (für Freie Datenbank-Tabellen) beim Buchen eines Vorgangs berücksichtigt werden. (siehe Kapitel "Einstellungen in den Parametern und im DB Manager")

Sonstige Erweiterungen

Erweiterung für das Wandeln von Vorgängen

Für das Wandeln stehen folgende Kennzeichen zusätzlich zur Verfügung:

• "Regeln von freien Datenbank-Tabellen für das Buchen / Stornieren abarbeiten" zurücksetzen, wenn gebucht
• "Regeln von freien Datenbank-Tabellen für das Buchen / Stornieren über Positionen abarbeiten" zurücksetzen, wenn gebucht

Erweiterungen für Selektionsfelder

Warengruppennummer über Selektionsfeld zuordnen

In einem Selektionsfeld kann nun auch die Warengruppennummer herangezogen werden. Dadurch können einem Artikel weitere Warengruppen zugeordnet werden, welche beim Buchen eines Vorgangs in einer Freien Datenbank-Tabelle entsprechend berücksichtigt werden können.

Abweichende Sortierung

In den Selektionsfeldern kann für Feldeingabekennzeichen mit Tabellenanschluss eine abweichende Sortierung hinterlegt werden. Dadurch ist es z.B. möglich, bei Adressnummer nur Nummern von Adressen mit dem Status "Kunde" in der Auswahl zu erhalten. Dafür muss in den Adressen eine neue Sortierung mit den gleichen Feldern wie in der Vorgabe für Nummer erstellt werden. Über den Sortierungsfilter kann dann die Eingrenzung angegeben werden.

Tipps und allgemeine Hinweise

Allgemeine Hinweise:

1. Die Daten werden grundsätzlich ohne eine Änderung des Vorzeichens (z. B. beim Stornieren, bei einer Gutschrift, etc.) übergeben. Entsprechend der Vorgangsart bzw. auf Grundlage des Feldes "Vorgang wurde gebucht" [Vog.GebuchtKz] können die Vorzeichen vorgegeben werden. Wenn z.B. Vog.GebuchtKz "Wahr" ist, wird der Vorgang gebucht, ansonsten storniert.

2. Beim Buchen / Stornieren über Positionen werden Abrechnungspositionen übergeben - keine Alternativen, keine Rückstandspositionen, etc.

3. Bei der Feldauswahl stehen zusätzlich Variablen zur Verfügung, die sowohl bei Stornierung als auch beim Buchen von Belegen der Vorgangsgruppe Gutschrift / Gutschrift Lieferant automatisch negiert werden:

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4. "Suchsortierung für das Finden von existierenden Datensätzen":

Wenn eine Suchsortierung für das Buchen / Stornieren mit der BelegNr beginnt, so werden auch die Belegnummern der zuvor gebuchten Vorgangsarten geprüft. Die Ermittlung der Belegnummern erfolgt über das Vorgangsprotokoll. Das Gleiche gilt auch für das Buchen / Stornieren von Positionen. In diesem Falle muss die Suchsortierung BelegNr und BelegPosNr enthalten.

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