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Die Lohnsteuerbescheinigungen sind am Jahresende nach der Erstellung der Abrechnung im Dezember oder bei Austritt eines Mitarbeiters während eines Abrechnungsjahres zu erstellen.
Einstellungen vor der Erstellung der Lohnsteuerbescheinigung
1. Mandantenstammdaten
In den Stammdaten des Mandanten (Registerkarte: DATEI - INFORMATIONEN - AKTUELLE FIRMA / FILIALE / MANDANT - MEINE FIRMA ... BEARBEITEN) sind die Felder im Register: "Adresse" und "Finanzamt" mit den jeweiligen Daten zu hinterlegen.
Bitte prüfen Sie die benötigten Angaben auf den Registern:
- Adresse
- Finanzamt
Für die Übermittlung wird Ihre Steuer- und Finanzamtnummer sowie Ihre Anschrift benötigt. Welche Finanzamtnummer und dazugehörige Steuernummer eingetragen werden muss, kann lediglich das Finanzamt mitteilen. Klären Sie daher bitte die Angaben der Steuernummer sowie Finanzamtnummer mit Ihrem zuständigen Finanzamt ab.
2. Prüfung der Mitarbeiterstammdaten und Erstellung der Bescheinigung
Um die Lohnsteuerbescheinigung erstellen und an das Finanzamt übermitteln zu können, ist die Prüfung der einzelnen Mitarbeiterstammdaten erforderlich.
Öffnen Sie hierzu unter: PERSONAL - STAMMDATEN - Register: MITARBEITER.
Begeben Sie sich über Schaltfläche: ÄNDERN in die Stammdaten der einzelnen Mitarbeiter. Prüfen Sie bitte folgende Angaben auf den einzelnen Registern.
Register: "Adresse"
Name und Vorname des Arbeitnehmers. Diese Felder müssen korrekt und vollständig belegt sein. Zusätzlich muss die Anschrift des Mitarbeiters vollständig sein.
Register: "Familie / Urlaub / Bank"
Das Feld: "Geburtsdatum" muss korrekt belegt sein.
Register: "Steuer"
Wechseln Sie auf das Register: LOHN-ABRECHNUNGSDATEN. Über die linke Navigation wählen Sie "Abrechnungsvorgaben" und öffnen die Abrechnungsvorgabe des Mitarbeiters zum ÄNDERN. Wechseln Sie auf Register: STEUER.
Besonders wichtig sind auf diesem Register folgende Eintragungen:
- Lohnsteuerklasse
- Finanzamtnummer
- Anzahl der Kinderfreibeträge
- Freibetrag
- Hinzurechnungsbetrag
- Erhöhte Lohnsteuertabelle
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Im Feld: "Lohnsteuertabelle" sind folgende Optionen verfügbar:
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- Zusätzlich ist die Konfession und wenn vorhanden Konfession des Ehepartners einzutragen. (Diese Eintragungen sind nur relevant, wenn KEINE ELStAM Vorgaben vorliegen.)
Berücksichtigung von Versorgungsaufwendungen:
Seit der Lohnsteuerbescheinigung 2010 sind sofern bei Verwendung in der Zeile 28, die Vorsorgeaufwendungen nach § 10 Abs. 1 Nr. 3 EStG zur Berücksichtigung im Lohnsteuerabzugsverfahren auszuweisen. Zum Nachweis dieser Daten ist die Angabe in der Abrechnungsvorgabe (Register: "Lohn-Abrechnungsdaten") ab dem 01.01.2010 / Register: "Einzugsstellen" des Mitarbeiterstammdatensatzes notwendig:
Register: "Einzugsstellen"
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Erstellung der Lohnsteuerbescheinigung
1) Erstellung der Lohnsteuerbescheinigung für jeden Mitarbeiter einzeln
Nach Überprüfung und Vervollständigung der Daten begeben Sie sich nun im Mitarbeiterstammdatensatz auf das Register: "Lohn-Abrechnungsdaten" - ZU MELDENDE DATEN - LOHNSTEUERBESCHEINIGUNG. Die in dieser Ansicht vorhandene Statusanzeige darf kein/e Fehlersymbol/e (Roter Kreis mit weißem X) mehr enthalten. Nur dann kann die Bescheinigung korrekt erstellt werden.
Bei Aktivierung der Schaltfläche: NEU (Registerkarte: LOHNSTEUERBESCHEINIGUNG (BEARBEITUNG)) öffnet sich das Fenster: "Lohnsteuerbescheinigung-Datensatz neu erfassen".
In der Kopfzeile der Maske wird automatisch das Jahr 202x angeboten. Sobald die Eintragung bestätigt wird erfolgt die Berechnung und Eintragung der Daten zu den Besteuerungsmerkmalen in der Bescheinigung.
Vergleichen Sie die Besteuerungsmerkmale mit den Vorgaben der Lohnsteuerkarte / ELStAM-Abruf-Daten sowie die Bescheinigung mit dem Lohnkonto 20xx des Mitarbeiters. Änderungen können, wenn notwendig, in beiden Bereichen manuell vorgenommen werden.
Sind alle Einträge korrekt, schließen Sie die Erfassung über die Schaltfläche: SPEICHERN & SCHLIEßEN. Schließen Sie nun die Stammdaten des Mitarbeiters ebenfalls über die Schaltfläche. SPEICHERN & SCHLIEßEN.
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| Werden bei Systemwechsel Lohnsteuerbescheinigungen erstellt, sind die Entgelte aus dem "Vorgänger-Abrechnungsprogramm" nicht enthalten. Die in der Lohnsteuerbescheinigung angegebenen Werte sind manuell mit den Daten zu ergänzen, welche nicht mit dieser Software abgerechnet wurden. |
2) Erstellung der Lohnsteuerbescheinigung für alle Mitarbeiter mit Hilfe eines Assistenten
Sie haben die Möglichkeit mit Hilfe eines Assistenten die Lohnsteuerbescheinigungen für alle Mitarbeiter erstellen zu lassen. Die unter Punkt 1 und 2 genannten Voraussetzungen sind selbstverständlich auch in diesem Fall zu erfüllen.
Dieser Assistent befindet sich unter STAMMDATEN - MITARBEITER - Registerkarte: START - Schaltfläche: WEITERE - LOHNSTEUERBESCHEINIGUNGS-ASSISTENT.
Wird an dieser Stelle keine Eingrenzung auf bestimmte Mitarbeiter vorgenommen, erfolgt die Erstellung der Lohnsteuerbescheinigungen für alle Mitarbeiter.
Nach Fertigstellung erhalten Sie ein Protokoll. Dieses Protokoll kann auch zu einem späteren Zeitpunkt über die Registerkarte: DATEI - INFORMATIONEN - AKTUELLE FIRMA / FILIALE / MANDANT - PROTOKOLLÜBERSICHT eingesehen werden.
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Wir empfehlen auch bei dieser Vorgehensweise die Überprüfung der einzelnen Lohnsteuerbescheinigungen auf Richtigkeit, bevor die Übertragung an das Finanzamt erfolgt. Die Lohnsteuerbescheinigung kann in den Stammdaten des jeweiligen Mitarbeiters - Register: "Lohn-Abrechnungsdaten" - ZU MELDENDE DATEN - LOHNSTEUERBESCHEINIGUNG aufgerufen werden. |
3) Die erstellte Lohnsteuerbescheinigung einsehen
Auf dem Register: "Lohn-Abrechnungsdaten" steht innerhalb der "Zu meldenden Daten" der Bereich: LOHNSTEUERBESCHEINIGUNG zur Verfügung.
An dieser Stelle können Sie die erstellte Lohnsteuerbescheinigung über einen Doppelklick öffnen und einsehen.
Für die Lohnsteuerbescheinigung ist die Steuer-ID ein relevantes Feld. Die Transfer Ticket Nummer wird bei der Übertragung der Daten an das Finanzamt erstellt und automatisch eingetragen.
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Das Feld: "eTin" besitzt keine Relevanz mehr in der Lohnsteuerbescheinigung und wird aus diesem Grund weder in der Maske angezeigt, noch befüllt.
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Register: "Besteuerungsmerkmale"
Vor der Übertragung sind diese Besteuerungsmerkmale zu überprüfen und bei Bedarf zu korrigieren.
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| Korrekturen sind mit größter Sorgfalt durchzuführen und sollten vermieden werden. |
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Das Feld des Allgemeinen Gemeindeschlüssels wurde in den Stammdaten des Mitarbeiters unter dem Register: "Abrechnungsvorgaben" im aktuellen Beschäftigungsverhältnis über das Register: "Steuer" eingetragen und in die Bescheinigung übernommen. Er wird ebenfalls für die Übermittlung der Lohnsteuerbescheinigungen benötigt. Nachfolgende Bedeutung haben die Großbuchstaben:
Für die Großbuchstaben FR1/FR2/FR3 gilt: Wechselt der Arbeitnehmer innerhalb eines Jahres seinen Wohnsitz von Frankreich nach Deutschland oder umgekehrt, so werden, wenn in einer neuen Abrechnungsvorgabe das Kennzeichen: "Französischer Grenzgängern nach § 39 Absatz 4 Nummer 5 EStG" geändert wird, zwei Lohnsteuerbescheinigungen für die entsprechenden Zeiträume erstellt. Gleiches gilt auch, wenn der Arbeitgeber den Sitz der Betriebsstätte in ein anderes Bundesland verlegt und dadurch eine Änderung der Betriebsstätte in der Abrechnungsvorgabe erfolgt. Das Kennzeichen "besondere Lohnsteuerbescheinigung" ist automatisch gesetzt, wenn in den Abrechnungsvorgaben des Mitarbeiters die Hinterlegung "Steuerkarte liegt nicht vor" und die Steuerklasse 6 getroffen ist. Das Feld Gemeindeschlüssel ist in dem Fall mit "00000000" gefüllt. Wenn dieses Kennzeichen aktiv ist, dann wird diese Lohnsteuerbescheinigung nicht für eine Übermittlung bereit gestellt. Das Kennzeichen "Erhöhte Lohnsteuertabelle" ist zu aktivieren, wenn für den Mitarbeiter nach der erhöhten Tabelle die Steuerermittlung erfolgte. |
Register: "Bescheinigung"
Über dieses Register wird die Dauer des Dienstverhältnisses und die zu übermittelnden Beträge dargestellt. Vergleichen Sie auch diese Vorgaben mit dem Jahreslohnkonto des ausgewählten Mitarbeiters und nehmen bei Bedarf Korrekturen vor.
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Register: "Versorgungsbezüge"
Im Register: "Versorgungsbezüge" werden gegebenenfalls die Werte/Einträge aus der Abrechnungsvorgabe - Register: Steuer übernommen und/oder es können die Angaben für einmaligen Versorgungsbezug (z. B. Sterbegeld, Kapitalauszahlungen, etc.) eingetragen werden.
Register: "Freie Mitteilungen"
Über dieses Register wird z. B. in den Bundesländern Saarland und Bremen der Kammerbeitrag erfasst, da es dafür unter dem Register: "Bescheinigung" keine Eingabemöglichkeit gibt. Der Kammerbeitrag muss in der Lohnsteuerbescheinigung - Register: "Bescheinigung" im Feld: "Kammerbeitrag" (im Bereich der freien Felder) hinterlegt werden. (PERSONAL - STAMMDATEN - MITARBEITER - LOHN-ABRECHNUNGSDATEN - ZU MELDENDE DATEN - LOHNSTEUERBESCHEINIGUNG).
Register: "Vorgaben"
Dieses Register enthält die Felder: Vorname, Nachname, Geburtsdatum und Identifikationsnummer.
Register: "Info"
Über dieses Register steht Ihnen ein Eingabefeld mit den Funktionen des RichEdit zur Eingabe von formatiertem Text zur Verfügung. Es dient der Aufnahme beliebiger Informationen, die Sie für die Bescheinigung hinterlegen möchten.
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Sind die Bescheinigungen erstellt worden und ist die Einstellung und Anbindung der Elster-Schnittstelle durchgeführt, kann die Übermittlung der Daten erfolgen. Ein bis zwei Werktage später wird für diese Übertragung über die Elster-Schnittstelle das Protokoll angefordert. Erst danach ist der vollständige Ausdruck der Lohnsteuerbescheinigung möglich. Die Einstellung und Anbindung der Elster-Schnittstelle erfolgt über die Registerkarte: DATEI - INFORMATIONEN - EINSTELLUNGEN - SYSTEMEINSTELLUNGEN - microtech büro+ - ANBINDUNGEN - Elster Anbindung. Die Übermittlung der Daten erfolgt über Registerkarte: DATEI - SCHNITTSTELLEN - Elster-Export Schnittstelle. Alternativ kann die Übertragung auch über die Registerkarte: ÜBERGEBEN/AUSWERTEN- Schaltfläche: Auswerten & Übertragen - Eintrag: ÜBERTRAGEN (rechts neben der Schaltfläche LOHNSTEUERBESCHEINIGUNG DRUCKEN) erfolgen. |
Übertragen der Lohnsteuerbescheinigung
Ist die Einstellung und Anbindung der ElStEr-Schnittstelle durchgeführt (siehe dazu auch Kapitel: "Konfiguration der ElStEr-Anbindung für die authentifizierte Übertragung der Lohnsteueranmeldung(en)" in der Programmhilfe) und sind die Bescheinigungen über die Mitarbeiterstammdaten erstellt worden, kann die Übermittlung der Daten erfolgen.
Die Lohnsteuerbescheinigungen werden über die ElStEr-Schnittstelle verschlüsselt an die jeweils zuständigen Finanzämter der Arbeitnehmer übermittelt.
Die Übertragung können Sie im Bereich PERSONAL - Registerkarte: ÜBERGEBEN / AUSWERTEN - Schaltfläche: AUSWERTEN & ÜBERTRAGEN - Schaltfläche: ÜBERTRAGEN (neben Lohnsteuerbescheinigung drucken) durchführen.
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| Die Übertragung der Lohnsteuerbescheinigungen kann auch über die Registerkarte: DATEI - SCHNITTSTELLEN - SCHNITTSTELLEN - ELSTER-EXPORT-SCHNITTSTELLE aufgerufen werden. |
Es startet nun ein Assistent, welcher Ihnen beim Versenden der Daten behilflich ist. Zuerst wählen Sie die Art der zu übertragenden Daten aus.
Zeitraum für die zu übertragenden Werte auswählen
Im nächsten Fenster wählen Sie den Zeitraum für die zu übertragenden Werte aus.
Werden Daten für die Lohnsteuerbescheinigung übertragen, so legen Sie in der nächsten Eingabemaske fest, ob die Lohnsteuerbescheinigungen übertragen oder das Protokoll angefordert werden soll.
Optional: Nur folgende Mitarbeiter übertragen
Aktivieren Sie die Option: "Nur folgende Mitarbeiter übertragen" können Sie im nächsten Fenster die Übertragung auf einen bestimmten Mitarbeiter oder auf einen eingegrenzten Mitarbeiterkreis einschränken. Ist diese Option nicht aktiviert, überprüft das System automatisch, für welche Mitarbeiter noch nicht übertragene Bescheinigungen zur Verfügung stehen.
In der abschließenden Zusammenfassung, wird Ihnen angezeigt, welche Daten übertragen werden.
Nach der Übertragung: Protokoll einsehen / ausdrucken
Nach der Übertragung haben Sie die Möglichkeit ein Übertragungsprotokoll auszudrucken. Dieser Druck kann auch nachträglich über die Registerkarte: ÜBERTRAGEN/AUSWERTEN – Schaltfläche: PROTOKOLLE erstellt werden.
Abholung der Verarbeitungsbestätigung / des Protokolls
Nach etwa 1 - 2 Werktagen fordern Sie die Verarbeitungsbestätigung / das Protokoll wie folgt an:
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Die Protokollanforderung ist innerhalb von 5 Werktagen abzuholen! |
Protokollanforderung über ElStEr-Assistent durchführen
Rufen Sie wie beim Übertragen der Lohnsteuerbescheinigung den Assistenten für die ElStEr-Übertragung auf.
Im Fenster: "Wählen Sie die genaue Art der zu übertragenden Daten aus:" aktivieren Sie die Art: 'Protokollanforderung' und folgen Sie dem Assistenten wie oben beschrieben.
Drucken der Lohnsteuerbescheinigung
Nach Durchführung der Übertragung und abholen des Protokolls können die Lohnsteuerbescheinigungen über Registerkarte: ÜBERGEBEN/AUSWERTEN - Schaltfläche: AUSWERTEN & ÜBERTRAGEN - LOHNSTEUERBESCHEINIGUNG DRUCKEN gedruckt werden.
Einstellungen der Druckausgabe
Für die Ausgabe der Lohnsteuerbescheinigungen können eine Reihe von Vorgaben, Sortierungen, Kennzeichen, etc. angegeben werden.
Verfügbare Kennzeichen um Druck der Lohnsteuerbescheinigung 202x
- Zeitraum frei festlegen: Wird ein bestimmter Monat gewählt, werden die Lohnsteuerbescheinigungen jener Mitarbeiter gedruckt, welche im ausgewählten Monat ausgeschieden sind.
- Nur online eingereichte Daten drucken
- Nur Bescheinigungen ausgeben, die noch nicht gedruckt wurden
Lohnsteuerbescheinigungen korrigieren / stornieren (wenn bereits übertragen)
Für die Korrektur / Stornierung einer bereits versendeten Lohnsteuerbescheinigung steht die Schaltfläche: KORREKTUR / STORNIERUNG zur Verfügung. Bei Markierung einer versendeten Bescheinigung wird diese Schaltfläche aktiv und eine entsprechende Korrektur bzw. Stornierung kann ausgelöst werden. Die ursprünglich gemeldete Lohnsteuerbescheinigung bleibt weiterhin erhalten und eine neue Bescheinigung, in der die notwendigen Anpassungen vorgenommen werden können, wird für den Versand erstellt.
