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• Unter Vorgangsbezeichnung für neue Aufträge legen Sie fest, nach welchem System das büro+/ERP-complete Feld Vorgangsbezeichnung für Sie ausgefüllt wird. Hierfür stehen Ihnen beispielsweise die folgenden Variablen zur Verfügung:  
  • %EC% für die Bestellnummer der Plattform - diese Nummer wird zusätzlich in jedem Vorgang in der Warenwirtschaft im Bereich Vorgaben eingetragen. 
  • %DATUM% für das aktuelle Arbeitsdatum
  • %ZEIT% für die aktuelle Uhrzeit 
  • Die Voreinstellung ist Online-Bestellung Nr. %EC% vom %DATUM% um %ZEIT%.  
• Bereich Vorlagen: Sie haben die Möglichkeit für jede Kombination aus Versand- und Zahlungsweisen eine Vorgangsart aus der Warenwirtschaft zu definieren, in der neue Vorgänge dort erstellt werden sollen. Zusätzlich können Vorgänge - ähnlich wie Adressen - auf der Basis von Vorlagen angelegt werden, in denen Parameter schon vordefiniert sind. Diese Vorlage kann sich sowohl in der Vorgangsübersicht als auch im Vorgangsarchiv der Warenwirtschaft befinden.
  • Wählen Sie im Dropdown-Menü Vorgangsart die gewünschte Vorgangsart aus der Warenwirtschaft aus. 
  • Durch Setzen des Häkchens Bei Erstellung des neuen Vorgangs eine Vorlage kopieren aktivieren Sie das Feld Belegnummer der Vorlage und den Button Zu kopierende Felder wählen. 
    Tragen Sie im Textfeld die gewünschte Vorgangsvorlage genau so ein, wie Sie die Belegnummer in büro+/ERP-complete benannt haben. 
    Beim Anlegen von neuen Datensätzen in der Warenwirtschaft können bzw. müssen einzelne Felder aus der Vorlage kopiert werden (z. B. Vertreternummer, Rabattkennzeichen, ...). Mit Klick auf den Button dafür öffnen Sie ein Auswahlmenü für die bei der Vorgangserzeugung zu kopierenden Details. Sind keine Felder ausgewählt, fehlen die Informationen im zu erstellenden Vorgang, wählen Sie also mindestens die Standardfelder über den entsprechenden Button aus. Bestätigen Sie mit Klick auf OK. 
  • Beispiel: 
    Einstellung in der Middleware... 
      
    ...und in ERP/büro+.
    
• Vorgang nach Erstellung buchen: Hiermit steuern Sie, ob der Vorgang nach der Erzeugung sofort gebucht werden soll. Das ist für Vorgänge interessant, die bei der Erstellung einen Offenen Posten erzeugen (z. B. Vorauskasse, PayPal).
• Preise der Vorgangspositionen aus Online-Shop übernehmen: Hiermit steuern Sie, dass die Artikelpreise der bestellten Positionen des Vorgangs aus der Plattform übernommen werden statt aus büro+/ERP-complete.  
  
• Vorgang mit unbekannten Artikelnummern sperren: Wenn Sie Vorgänge mit unbekannten Artikelnummern automatisch sperren lassen möchten - z. B. weil diese Vorgänge zunächst von einem Sachbearbeiter geprüft und korrigiert werden sollen - dann setzen Sie bitte hier einen Haken. 
• Fracht-Artikelnummer (voreingestellt: FRACHT)
  
• Bereich Automatische Artikel erzeugen: Sie können in den büro+/ERP-complete Vorgangspositionen durch die Middleware automatisch Frachtartikel anlegen lassen. Voraussetzung hierfür ist, dass diese Artikel bereits in der Warenwirtschaft vorhanden sind. Falls Sie hierbei verschiedene Frachtartikeln verwenden, können Sie später in büro+/ERP-complete auswerten, wie viele Frachtkosten in den verschiedenen Versandarten angefallen sind. Zusätzlich kann die Bezeichnung der Frachtkosten aus dem Online-Shop in den Vorgang übernommen werden. Die möglichen Einstellungen heißen: 
  • Fracht-/ Sondermodulartikel hinzufügen
    
  • Bezeichnung für Fracht aus Shop übernehmen
    
  • Preis für Fracht aus Shop übernehmen 
    
  • Fracht-Artikelnummer (voreingestellt: FRACHT)
    
  • Nur hinzufügen, wenn der Preis ungleich Null ist
    

• Bereich Auftragsnummer ergänzen um Präfix (vorgeingestellt: EC) und Suffix: Sie haben hier die Möglichkeit automatisiert Zeichen voranzustellen bzw. anzuhängen. Dies erleichtert die Arbeit mit den erzeugten Vorgängen in büro+/ERP-complete. 

  Note
  Beachten Sie in diesem Zusammenhang bitte die besonderen Voraussetzungen und Vorbereitungen für eBay im Kapitel: Spezifische Einstellungen für eBay.

  
  

• Alle Zusammenfassungsmodule dem Vorgang hinzufügen: Das Häkchen hier ist standardmäßig gesetzt. Durch Entfernen des Häkchens können Sie bei Bedarf die Zusammenfassungsmodule einzeln aktivieren: ("Nur diese Zusammenfassungsmodule dem Vorgang hinzufügen.")

  • Mindermengen 

  • Zuschlag für Zahlungsart 

  • Rabatte 

  • Pauschaler Aufschlag für Zahlungsart 

• Bereich Artikel für Zusammenfassungsmodule festlegen (Klassenname, Artikelnummer) mit Buttons Neu, Ändern und Entfernen:
  Artikel für Sondermodule müssen hier festgelegt werden. Dazu verbinden Sie den entsprechenden Klassennamen des Moduls aus der Plattform mit der Artikelnummer aus ERp/ büro+/ERP-complete. Wenn Sie z. B. mit Gutscheinen oder Coupons arbeiten und das Modul "Gutscheine" verwenden, dann wählen Sie den Klassennamen "Gutscheine" aus. Als Artikelnummer hinterlegen Sie einen bereits in ERP/ büro+/ERP-complete angelegten Artikel, der im Vorgang für dieses Modul verwendet werden kann. Soll eine solche Position mit einem negativen Betrag in den Vorgang  übernommen werden, wählen Sie bei der Zuordnung das entsprechende Feld aus. Auch hier kann später eine Auswertung über die Warenwirtschaft erfolgen.

• Bereich Bankdaten: 

  • Bankdaten aus Stammdaten verwenden: Mit dieser Option steuern Sie, dass bei der Vorgangserzeugung die Bankdaten aus den Adressen in einen Vorgang übernommen werden. 

  • Bankdaten aus Bestellung in Adressstamm speichern: Sie können die Bankdaten des Kunden aus der Plattform nicht nur im Vorgang, sondern auch in den Adressdaten des Kunden speichern lassen.

• Bereich SEPAClient
  • Lastschriftart mit Auswahlmenü
  • Lastschrifttyp mit Auswahlmenü
  • Mandantsreferenz mit Auftragsnummer aus dem Online-Shop belegen
  • Datum der Unterschrift mit Bestelldatum belegen
  • Mandant weiterverwenden

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Beim Abholen der Vorgänge von Plattformen (Marktplätze und Online-Shop-Systeme) nach büro+/ERP-complete ist ab der Middleware-Version 5.7.272 eine Priorisierung und Sortierung der Vorgänge implementiert. Jeder Vorgang erhält eine Priorität. Vorgänge mit identischer Priorität werden in der Reihenfolge ihres Alters (älteste zuerst) erzeugt. Vorgänge mit Amazon Prime oder Express werden mit erhöhter Priorität erzeugt und deshalb vorgezogen. Vorgänge von Amazon FBA werden mit reduzierter Priorität erzeugt und nachgelagert. Alle weiteren Vorgänge haben eine identische Priorität.