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Allgemeines

Mit der Erweiterung "Freie Datenbank-Tabellen" haben Sie die Möglichkeit eigene Datenbank-Tabellen zu definieren. Dabei können Verknüpfungen zu bestehenden Tabellen hergestellt und diese neuen Tabellen bearbeitet, angepasst und verändert werden. Die Erstellung entsprechender Eingabemasken ist ebenfalls möglich. Zahlreiche individuelle Abläufe wie Inventarlisten, Artikelnachschlagewerke, Plan-Ist-Vergleich uvm. lassen sich durch einfache Konfiguration innerhalb von ERP-complete abbilden.

Konfiguration und Zugriff

Für die Nutzung der Freien Datenbank-Tabellen erhalten Sie einen entsprechenden Aktivierungsschlüssel. Damit stehen Ihnen alle administrativen Möglichkeiten zur Vorbereitung und Einrichtung der Tabellen zur Verfügung. Die Einrichtung und Konfiguration der Freien Datenbank-Tabellen erfolgt im Datenbank Manger. Alle Tabellen und Eingabemasken sind frei definierbar und anpassbar.

Einsatz der Tabellen

Der Zugriff auf die Daten erfolgt über Import/Export. Die Übertragung in das Produktivsystem erfolgt mittels Paketmanager.

microtech - Infoblatt - ERP-complete Thema: Freie Datenbank-Tabellen

Ausgangssituation und gewünschtes Ergebnis

Beispiel:

Die Firma xy verkauft Ersatzteile, z.B. einen Ölfilter. Dieser Ölfilter passt in verschiedene Motorräder mit unterschiedlichem Baujahr. Mit den "Freien Datenbank-Tabellen" kann, dank der Verknüpfung zur Tabelle "Artikel", ein Nachschlagwerk erstellt werden. Dieses zeigt zusätzlich zu den allgemeinen Artikelinformationen an, in welchen Motorrädern der Artikel verwendet werden kann. Die Informationen der "Freien Datenbank-Tabellen" lassen sich in einer Detail-Ansicht im Bereich: STAMMDATEN - ARTIKEL einblenden.

Gewünschte Detail-Ansicht

Vorbereitung der Tabelle

Aufbau der Bezeichnung am Beispiel "Freie Datenbank-Tabellen (1)"

Über Registerkarte: DATEI - INFORMATIONEN - EINSTELLUNGEN - DBMANAGER finden Sie die Freien Datenbank-Tabellen unter "Mandantenspezifische Datendateien [MandNT_FREIETABELLEN]"

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• Der letzte Teil der Bezeichnung (z.B. Motorräder) kann frei vergeben werden.

Einrichtung im DB Manager

Über Registerkarte: DATEI - INFORMATIONEN - EINSTELLUNGEN - DBMANAGER finden Sie die "Freie Datenbank-Tabellen" unter "Mandantenspezifische Datendateien". Mit der Schaltfläche: ÄNDERN können Sie die Einstellungen der Freien Datenbank-Tabelle anpassen.

Register: "Einstellungen"

Symbol und Bezeichnung

Wählen Sie ein passendes Symbol aus. In der "Tabellen-Bezeichnung" tragen Sie den Namen der Tabelle ein, der den zukünftigen Bereich beschreiben soll. In unserem Fall "Motorräder". Die "Datensatz-Bezeichnung“ wird automatisch erzeugt: "Motorräder-Datensatz".

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Aktivieren Sie die Bereiche "Nur Datensätze mit gefüllten Indexfeldern in Index aufnehmen" und "Die Sortierung in den Details mit Sortierungsunterstützung bereitstellen".

Einrichtung im Programm

Wechseln Sie in den Bereich, für welchen die Freien Datenbank-Tabellen eingerichtet wurden. In unserem Beispiel unter VERKAUF – STAMMDATEN – ARTIKEL. Durch die vorherige Einrichtung erreichen Sie über die Schaltfläche: VERWALTEN die Freien Datenbank-Tabellen. Es wird ein eigenes Register eingeblendet. Für unser Beispiel das Register: "Motorräder".

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Weitere Informationen zur Erstellung von Importen/Exporten und/oder Regeln entnehmen Sie bitte der Programmhilfe.

Testdaten hinterlegen

Zuordnung zu einem Artikel

Zuordnung zum Artikel

Das im DB Manager hinterlegte Feld, in unserem Beispiel "Artikelnummer", kann nun in der neuen Tabelle genutzt werden, um eine Zuordnung zum jeweiligen Artikel herzustellen. (Der Aufruf kann u.a. über Schaltfläche: VERWALTEN - [Freie Datenbank-Tabelle] in unserem Beispiel "Motorräder" erfolgen.)

Details - Eigene

Über die Schaltfläche: DETAILS gibt es, wie im Bereich der Artikel, nun einen Detail-Bereich: EIGENE. Es erhält folgende Detail-Ansicht:

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Informationen wurden zuvor im Bereich STAMMDATEN - ARTIKEL hinterlegt.

Zuordnung zu mehreren Artikeln

Allgemeines und Einsatzmöglichkeiten

Mit Hilfe von Zuordnungen haben Sie mit nur wenigen Einstellungen die Möglichkeit, viele Datensätze in kurzer Zeit z.B. einem oder mehreren Artikel zuzuordnen. Im nachfolgenden Beispiel werden sämtliche Motorräder einem universellen Ölfilter zugeordnet.

Einstellungen im DB Manager

Unter Registerkarte: DATEI - INFORMATIONEN - EINSTELLUNGEN - DB MANAGER wurde bereits die Freie Datenbank-Tabelle "Motorräder" angelegt. Um die Zuordnung zu mehreren Artikeln über Drag & Drop zu realisieren wird eine weitere Freie Datenbank-Tabelle benötigt (z.B. Motorräder-Zuordnungen). In dieser Freien Datenbank-Tabelle müssen nur die "Mindest-Einstellungen" vorgenommen werden, damit eine Verbindung hergestellt werden kann. Auf dem Register: "Einstellungen" wurde dafür im Bereich "Verfügbarkeit" der Eintrag "Artikel" ausgewählt. (Siehe dazu auch "Vorbereitung der Tabelle - Einrichtung im DB Manager")

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Speichern Sie Ihre Eingaben und schließen Sie den DB Manager.

Zuordnungen vornehmen

Im Bereich STAMMDATEN - ARTIKEL können Sie nun über die Schaltfläche: VERWALTEN die neu angelegte Freie-Datenbank-Tabelle "Motorräder-Zuordnung" zusätzlich einblenden. Die Freie Datenbank-Tabelle "Motorräder" steht in der Übersicht ebenfalls zur Verfügung. In diesem Beispiel sollen alle Motorräder dem universellen Ölfilter zugeordnet werden. Zur Bestimmung der Zuordnung (für einen, mehrerer oder aller Datensätze) wechseln Sie auf das Register: "Motorräder". Damit dieses Register in einem eigenen, losgelösten Fenster angezeigt wird, ziehen Sie das Register mit gedrückter linker Maustaste nach unten.

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Änderungs-Protokollierung für Freie Datenbank-Tabellen

Mit den Freien Datenbank-Tabellen haben Sie nicht nur die Möglichkeit, wie in unserem Beispiel, einem bestimmten Ölfilter, verschiedene Motorräder zuzuordnen, sondern auch Änderungen des Artikels "Ölfilter" festzuhalten. Diese festgehaltenen Änderungen können im Anschluss gezielt synchronisiert werden, z.B. für einen Web-Shop. Mit Hilfe des Kennzeichens „Unterstützung für Änderungsinfo“ können Sie diese Funktionalität freischalten.

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Einrichtung im Programm

Wechseln Sie in den Bereich, für welche die "Freien Datenbank-Tabellen“ eingerichtet wurden. In unserem Beispiel unter VERKAUF – STAMMDATEN – ARTIKEL. Durch die vorherige Einrichtung erreichen Sie über die Schaltfläche: VERWALTEN die „Freien Datenbank-Tabellen“. Es wird ein eigenes Register eingeblendet. Für unser Beispiel das Register "Änderungsinfo-Web-Shop“. Eine Detail-Ansicht steht für diesen Bereich nicht zur Verfügung.

Darstellung im Programm

Grundsätzlich empfehlen wir Ihnen, diese Tabelle nicht anzeigen zu lassen. Die angezeigten Änderungsinformationen dienen lediglich dazu, eine Synchronisation zu erzielen, und nicht den Zu- oder Abgang schematisch darzustellen. Hierzu stehen andere Bereiche zur Verfügung (z.B. Lagerbuch). Die Ansicht können Sie mit Hilfe der Berechtigungsstruktur ausblenden (DATEI – INFORMATIONEN – EINSTELLUNGEN – BERECHTIGUNGSSTRUKTUREN).

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Weitere Informationen entnehmen Sie bitte unserer Hilfe oder den FAQ.

Änderungsinfo Datensatz

Die erstellten Datensätze sind anhand unseres Beispiels wie folgt zu lesen:

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Alle anderen Daten sagen aus, was neu angelegt, geändert oder gelöscht wurde. Wir empfehlen, aufgrund der Eindeutigkeit der "Datensatz ID" Änderungen auszulesen oder zu bearbeiten.

Änderungsinfo optimieren

Im täglichen Geschehen und einer sinngemäßen Konfiguration können innerhalb weniger Stunden sehr viele Datensätze entstehen. Daher haben wir die Schaltfläche: OPTIMIERE ÄNDERUNGSINFO integriert. Diese ist über die Schaltfläche: WEITERE oder über die "Schnellwahl“ zu erreichen.

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In unserem Fall hat das Programm 40 Datensätze erstellt und durch die Optimierung, ohne Eingrenzung, 12 Datensätze beibehalten.

Freie Datenbank-Tabellen übertragen

Nach der Einrichtung haben Sie die Möglichkeit, Ihre Einstellungen, welche Sie für Ihre Freien Datenbank-Tabellen getroffen haben, mit Hilfe des Paket Manager zu speichern und zu übertragen. (Die Bedienung des Paket Managers entnehmen Sie bitte der Programm-Hilfe.)

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Mit dieser Auswahl wird die Tabelle inklusive aller Daten in das Paket übernommen.

Freie Datenbank-Tabellen buchen

Einsatzmöglichkeiten und Beispiele

"Eigene" History-Auswertungen

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Mit dem Buchen im Rahmen der Freien Datenbank-Tabellen haben Sie noch mehr Möglichkeiten, Prognosen auf die Anforderungen in Ihrem Unternehmen abzustimmen und eine fundierte Basis für Ihre Entscheidungen zu bilden. So können Sie z.B. für Kunden nach Produkten und Marken eruieren, welche Angebote ein Kunde erhält - individuell und maßgeschneidert.

Allgemeines und Voraussetzungen

Allgemeines

Durch den Einsatz der "Freien Datenbank-Tabellen" wurden bereits individuelle Verknüpfungen der unterschiedlichen Datenbereiche geschaffen. Darüber hinaus ist es möglich, auf das Unternehmen und auf die individuellen Gegebenheiten angepasste Auswertungen zu generieren. Ein umfassendes Regelwerk ermöglicht es, die individuellen Wünsche und Bedürfnisse für Auswertungen zu berücksichtigen.

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• Festlegung der gewünschten Regeln (siehe Kapitel "Regeln für Freie Datenbank-Tabellen")
• Aktivierung der Kennzeichen in den Parametern, damit Regeln (für Freie Datenbank-Tabellen) beim Buchen eines Vorgangs berücksichtigt werden. (siehe Kapitel "Einstellungen in den Parametern und im DB Manager")

Einstellungen in den Parametern und im DB-Manager

Damit Umsätze, welche durch das Buchen von Vorgängen in der Warenwirtschaft generiert und ggf. auch auf die gleiche Art und Weise wieder storniert werden, auch in "Freie Datenbank-Tabellen" übernommen werden, sind Einstellungen in folgenden Parameter-Bereichen sowie im DB-Manager erforderlich:

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Durch Aktivierung dieses Kennzeichens wird für diese Freie Datenbank-Tabelle der Druck des Umsatzes, der Umsatz- Import und -Export sowie eine Detail-Ansicht Umsatz verfügbar.

Regeln für "Freie Datenbank-Tabellen"

Die Regeln für Freie Datenbank-Tabellen definieren Sie unter PARAMETER - FREIE DATENBANKTABELLEN - REGELN FÜR <NAME DER TABELLE>.

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Diese Anweisungsart arbeitet bis auf das Löschen analog zu "Datensatz immer aktualisieren (beim Buchen oder bei Stornierung)" und bucht zusätzlich Umsatz.

Bestehende Daten "nachpflegen"

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Die bereits gebuchten Vorgänge des angegebenen Zeitraumes werden "nachgebucht" und die Buchungsparameter werden dabei entweder ausgewertet oder neu initialisiert.

Sonstige Erweiterungen

Erweiterung für das Wandeln von Vorgängen

Für das Wandeln stehen folgende Kennzeichen zusätzlich zur Verfügung:

• "Regeln von freien Datenbank-Tabellen für das Buchen / Stornieren abarbeiten" zurücksetzen, wenn gebucht
• "Regeln von freien Datenbank-Tabellen für das Buchen / Stornieren über Positionen abarbeiten" zurücksetzen, wenn gebucht

Erweiterungen für Selektionsfelder

Warengruppennummer über Selektionsfeld zuordnen

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In den Selektionsfeldern kann für Feldeingabekennzeichen mit Tabellenanschluss eine abweichende Sortierung hinterlegt werden. Dadurch ist es z.B. möglich, bei Adressnummer nur Nummern von Adressen mit dem Status "Kunde" in der Auswahl zu erhalten. Dafür muss in den Adressen eine neue Sortierung mit den gleichen Feldern wie in der Vorgabe für Nummer erstellt werden. Über den Sortierungsfilter kann dann die Eingrenzung angegeben werden.

Tipps und allgemeine Hinweise

Allgemeine Hinweise:

1. Die Daten werden grundsätzlich ohne eine Änderung des Vorzeichens (z. B. beim Stornieren, bei einer Gutschrift, etc.) übergeben. Entsprechend der Vorgangsart bzw. auf Grundlage des Feldes "Vorgang wurde gebucht" [Vog.GebuchtKz] können die Vorzeichen vorgegeben werden. Wenn z.B. Vog.GebuchtKz "Wahr" ist, wird der Vorgang gebucht, ansonsten storniert.

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