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Auf der Registerkarte: ÜBERGEBEN / AUSWERTEN befindet sich u.a. die Schaltfläche: MONATSABSCHLUSS.
Über diese Schaltfläche führen Sie den Abschluss für den aktuellen Monat durch.
Vor jedem Monatsabschluss sollte unbedingt eine Datensicherung erstellt werden. |
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Vor dem endgültigen Abschluss wird Ihnen eine Zusammenfassung angeboten. Diese sollten Sie sich genau anschauen, bevor Sie hier die Schaltfläche: FERTIGSTELLEN betätigen. Diese Zusammenfassung könnte für Sie noch einmal wichtige Hinweise beinhalten, wie z. B.
Sollte es erforderlich sein, dass für den abzuschließenden Monat Nacharbeiten erledigt werden müssen, so gehen Sie in der Zusammenfassung auf die Schaltfläche: ABBRECHEN und der Monatswechsel wird noch nicht durchgeführt.
Ist die Zusammenfassung in Ordnung wird über die Schaltfläche: FERTIGSTELLEN der Monatswechsel durchgeführt.
Im Abrechnungsmonat Dezember besitzt die Schaltfläche für den Monatsabschluss eine abweichende Beschriftung:
„Jahresabschluss für 2xxx“.
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Mit dem Jahresabschluss werden alle Lohnkonten für das neue Jahr auf 0 gesetzt. In den Stammdatensätzen der Mitarbeiter werden beim Jahresabschluss die Urlaubskonten aktualisiert, es werden die Vorjahres SV-Differenzen zur Bemessungsgrenze und die Monatsdurchschnittswerte (Vorjahr) aktualisiert. Nach dem Jahresabschluss sind unbedingt die Abrechnungsvorgaben für das neue Jahr zu prüfen, bevor die Abrechnung für den Januar erfolgt. Die Abrechnungsvorgaben finden Sie über die Schaltfläche: PARAMETER – ABRECHNUNG – ABRECHNUNGSVORGABEN – ABRECHNUNGSVORGABEN GÜLTIG AB XX.XX.XXXX.
Um einen Monatsabschluss durchführen zu können müssen für alle Mitarbeiter die Abrechnungen korrekt erstellt worden sein. Fehlerhafte Abrechnungen resultieren aus falschen Abrechnungsvorgaben in den Stammdaten der Mitarbeiter oder wenn Mitarbeiter ohne Bezüge und Fehlzeiten abgerechnet wurden.
Rufen Sie den Lohn Monatsabschluss auf. Existieren zu diesem Zeitpunkt noch fehlerhafte Abrechnungen, dann ist der Monatsabschluss nicht möglich und Sie erhalten ein Protokoll angezeigt, in welchem die aufgetretenen Probleme detailliert aufgelistet werden. Wir empfehlen dieses Protokoll auszudrucken. Haben Sie den Druck versäumt, kann dieses Protokoll nachträglich über die Registerkarte: ÜBERGEBEN/AUSWERTEN – Schaltfläche: PROTOKOLLE aufgerufen und gedruckt werden.
In der Protokollübersicht finden Sie diese Protokolle z.B. unter der Bezeichnung „Abschluss Protokoll für April 202x“. Über die Schaltfläche: EINSEHEN öffnen Sie das Protokoll und anschließend kann der Druck noch einmal erfolgen.
In diesem Protokoll werden alle Sachverhalte aufgeführt, welche den Monatsabschluss verhindern. Sie erhalten zudem Hinweise und Empfehlungen.
Alle Protokolleinträge mit dem roten X-Symbol müssen unbedingt geprüft und aktualisiert werden. |
Protokolleinträge beziehen sich entweder auf fehlerhafte Beschäftigungsvorgaben oder fehlerhafte Abrechnungen. Fehlerhafte Beschäftigungsvorgaben müssen über den Bereich Stammdaten – Mitarbeiter aktualisiert werden. Rufen Sie dazu den entsprechenden Mitarbeiterdatensatz über ändern auf und gehen auf das Register: „Lohn – Abrechnungsdaten“. Hier öffnen Sie im Bereich Daten zum Beschäftigungsverhältnis – Abrechnungsvorgaben die entsprechende Vorgabe und nehmen im angezeigten Feld die Aktualisierung vor.
Fehlerhafte Abrechnungen prüfen und korrigieren Sie über den Bereich Erfassung.
Bekommen Sie z. B. für einen Mitarbeiter im Protokoll folgendes angezeigt:
„Mitarbeiterprüfung – 1003 M. Muster aus Bad Kreuznach |
Die Beschäftigungsvorgaben ab 01.06.202x: |
Hinweis – „Der Tätigkeitsschlüssel zur ausgeübten Tätigkeit muss von der Bundesagentur für Arbeit vergeben sein„ |
Bekommen Sie z. B. für einen Mitarbeiter im Protokoll folgendes angezeigt:
„Mitarbeiterprüfung – 9000 S. Donnenberg aus Bad Kreuznach |
Abrechnung 01.01.202x: |
Fehler – Der Mitarbeiter wurde ohne Bezüge und ohne eine Fehlzeit abgerechnet.“ |
Rufen Sie in den Bereich Erfassung auf und geben im Feld Mitarbeiter – Nr.: 9000 ein. Über die Schaltfläche: ERFASSEN
Alle Protokolleinträge mit dem roten X-Symbol müssen abgearbeitet sein, bevor der Monatsabschluss erneut aufgerufen wird. |
Sofern die Software feststellt, dass noch Lohnnachweise zu übertragen sind, erfolgt ein Abbruch des Monatsabschluss mit einem Hinweis, weshalb dieser nicht durchgeführt werden kann.
Im Zusammenhang mit dem Jahreswechsel gilt: Sofern noch Monatsabschlüsse aus dem Vorjahr fehlen, muss dies spätestens nach 2 Monaten erledigt sein, da der Monatsabschluss erst dann wieder durchgeführt werden kann, wenn auch die Lohnnachweise für das Vorjahr übertragen sind. |