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Beim Verarbeiten von E-Rechnungen werden in microtech büro+ zahlreiche Felder automatisch in bestimmten Bereichen der Software zugewiesen und befüllt. Wird ein Mandant neu angelegt, so sind einige der Konfigurationen bereits vorgenommen. Prüfen Sie diese Konfiguration anhand der nachfolgenden Punkte, ob sie zu Ihren Anforderungen passen und ergänzen die Konfiguration bei Bedarf. Sofern Sie eine individualisierte Konfiguration nutzen, können Sie diese auf Ihren Anforderungen zugeschnitten anpassen. Auf dieser Seite zeigen wir einige relevante Bereiche, die Sie hierzu prüfen können.
In den Vorgangsarten sollte bereits standardmäßig von der Software der passende Code im Feld: "Vorgaben für E-Rechnung" - "Geschäftsfall" eingetragen sein.
Sofern Sie eigene Vorgangsarten eingerichtet haben, prüfen Sie bitte diese auf korrekte Hinterlegung des Geschäftsvorfalls: PARAMETER – VORGÄNGE – ARTEN. Auf dem Register: PARAMETER - VORGABEN FÜR E-RECHNUNG (GESCHÄFTSVORFALL).
Der an dieser Stelle eingetragene Geschäftsvorfall gilt sowohl für das Format "XRechnung" als auch "ZUGFeRD". Informationen zu den Parameter-Einstellungen in den Vorgangsarten finden Sie im Kapitel: Vorgangsarten - Register: "Parameter".
Im Auswahlfeld stehen folgende Werte zur Verfügung:
Die verwendeten Maßeinheiten müssen für E-Rechnungen mit einem passenden Code ausgewiesen werden. Hierzu dient das Feld: "Code (E-Rech.)".
Sie finden die Übersicht der genutzten Einheiten unter PARAMETER – ARTIKEL – EINHEITEN. Über die Schaltflächen: NEU / ÄNDERN lassen sich entsprechend Anpassungen durchführen und Einheiten ergänzen.
Im Feld „Maßeinheit – Code“ muss der korrekte Code der jeweiligen Einheit erfasst sein. Prüfen Sie ggf. die Einheiten-Datensätze und legen Sie bei Bedarf zusätzliche Einheiten-Datensätze an.
Die Konfiguration des Codes erfolgt unter PARAMETER – ARTIKEL – EINHEITEN und schließlich auf dem Register „Export / Import“ eines Einheiten-Datensatzes im Bereich "E-Rechnung (Ex- und Import)".
Infos zum Thema und auch den vorkonfugierten Einheiten erhalten Sie in folgendem Hilfe-Eintrag: Einheiten.
Prüfen Sie die von Ihnen benötigten Einheiten und legen Sie bei Bedarf über die Schaltfläche: NEU weitere Einheiten-Datensätze an Da jede Branche unterschiedliche Anforderungen mitbringt, ist die Software bewusst flexibel beim Erstellen neuer Einheiten-Datensätze. |
Unter PARAMETER – SONSTIGE – UMSATZSTEUER ist für die einzelnen Umsatzsteuer-Datensätze auf dem Register: STEUERSATZ / VORGABEN der Bereich: E-RECHNUNG zu prüfen.
In diesem Auswahl-Feld sind folgende Einträge wählbar:
In den Standard-Steuerschlüsseln befindet sich bereits eine Vorbelegung. |
In dieses Feld kann der Kategorie Code eingetragen werden, z. B.: "S" ("Standard rate") für den "Normalsatz".
Nutzen Sie die folgenden offiziellen Codes für die Konfiguration. Sprechen Sie bitte mit Ihrem Steuerberater bei Unklarheiten.
| Code | Bezeichnung (deutsch) | Bezeichnung (englisch) | Beschreibung |
|---|---|---|---|
| S | Standard-Mehrwertsteuersatz | Standard rate | Normalsatz der Umsatzsteuer |
| Z | Nullsteuersatz (0 %) | Zero rated goods | Umsatzsteuersatz von 0 % (z.B. Lieferung und Installation von Photovoltaikanlagen nach § 12 Abs. 3 UStG) |
| E | Mehrwertsteuerbefreit | Exempt from tax | Steuerfreie Umsätze nach § 4 UStG (z. B. Heilberufe, Versicherungen) |
| AE | Reverse-Charge-Verfahren | VAT Reverse Charge | Umkehrung der Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers (z. B. Bauleistungen) |
| K | Innergemeinschaftliche Lieferung | VAT exempt for EEA intra-community supply of goods | Steuerfreie Lieferung von Waren innerhalb der EU (§ 4 Nr. 1b UStG) |
| G | Mehrwertsteuerbefreit für Export außerhalb der EU | Free export item, tax not charged | Steuerfreie Ausfuhrlieferungen mit Vorsteuerabzug (§ 4 Nr. 1a UStG) |
| O | Nicht im Anwendungsbereich der Mehrwertsteuer | Services outside scope of tax | Umsätze, die nicht der Umsatzsteuer unterliegen (z. B. Zuschüsse, hoheitliche Tätigkeiten) |
| L | Kanarische Inseln | Canary Islands general indirect tax | Spezielle Umsatzsteuerregelung für die Kanarischen Inseln |
| M | Ceuta und Melilla | ax for production, services and importation in Ceuta and Melilla | Spezielle Umsatzsteuerregelung für Ceuta und Melilla |
Wird in das Feld "Kategorie Code" kein Wert geschrieben, geht die Software automatisch vom Normalsatz "S" aus. |
Das Feld "Bestellnummer" befindet sich im Vorgang auf dem Register: "Adr.-Kennzeichen". Das Feld kann manuell oder z. B. auch über eine Variable befüllt werden. In den XML-Daten wird die Bestellnummer mit ausgegeben.
Das Feld "Bestellnummer" steht auch für die Exporte und Importe zur Verfügung. |
Das Ausgabeformat des Dateianhangs der E-Mail wird in den Eigenschaften der E-Mail Layouts bestimmt. Öffnen Sie im Bereich der Vorgänge die Ausgabe und bearbeiten Sie die Eigenschaften Ihres genutzten E-Mail Layouts.
Im Register "Optionen" steht unter der Funktion "E-Mail Anhänge" die Formatauswahl in einem Auswahlfeld bereit. An dieser Stelle können Sie über das Auswahlfeld "Format" ein E-Rechnungs-Format für das E-Mail-Layout konfigurieren.
Als Format stehen für die E-Rechnung u. a. folgende Formate zur Verfügung:
Legen Sie die Layouts für den E-Mail-Versand so an, wie Sie diese benötigen. Beispielsweise:
Über die Schaltfläche: STANDARD kann das bevorzugte E-Mail-Layout markiert werden, das auf dem Register: VORGÄNGE über die Schaltfläche: SENDEN standardmäßig angesprochen werden soll.
Konfigurieren Sie diese Layouts über Schaltfläche: EIGENSCHAFTEN entsprechend Ihren Anforderungen und wählen Sie das benötigte Format.
Um den Dateinamen mittels Formel bzw. mit Variablen (z.B.: "«AktVog.BelegNr»") erstellen zu können, wird min. die Ausbaustufe "L" für die Gen. 20 benötigt, bei Gen. 24 ist diese Funktion in jeder Stufe enthalten. |
Ihre angelegten Layouts werden in der Vorgangsübersicht im Bereich "Ausgabe" der Vorgangsübersicht angezeigt und ausgewählt.
Sollte das Format nicht ausgewählt werden können, prüfen Sie bitte zunächst, ob Sie die erforderliche Berechtigung besitzen.
Unter DATEI - EINSTELLUNGEN - BERECHTIGUNGEN - Global - befindet sich die entsprechende Gruppe mit der benötigten Berechtigung:
Über die Funktion: "E-Rechnungsprüfung" kann getestet werden, ob die Software eine E-Rechnung ausgeben kann. An folgender Stelle rufen Sie die Funktion auf: VERKAUF - VORGÄNGE - Register: VORGÄNGE - Schaltfläche: SCHNITTSTELLEN - E-RECHNUNGSPRÜFUNG.
Die E-Rechnungsprüfung stellt sicher, dass mit den vorhandenen Angaben eine Ausgabe durch die Software erfolgen kann. Es findet keine Validierung der E-Rechnung statt.
Sollten Probleme vorhanden sein, die den Ausdruck der E-Rechnung durch die Software verhindern, erhalten Sie eine Information.
Im Anschluss öffnet sich das Protokoll.
Über die Funktion: "E-Rechnungsprüfung" kann getestet werden, ob die Software eine E-Rechnung anhand bestimmter Konfigurationen, wie beispielsweise einer korrekten Konfiguration der Einheit ausgeben kann.
An folgender Stelle rufen Sie die Funktion auf: VERKAUF - VORGÄNGE - Register: VORGÄNGE - (Vorgang durch Doppelklick zum Einsehen öffnen) - Schaltfläche: SCHNITTSTELLEN - E-RECHNUNGSPRÜFUNG.
Wurde die Prüfung erfolgreich abgeschlossen, erhalten Sie eine Information, dass keine Unstimmigkeiten gefunden werden konnten.
Konnte eine Unstimmigkeit erkannt werden, erhalten Sie eine Information mit Lösungsvorschlag.
Floskelartikel stellen eine nicht-abrechenbare Position dar, da sie weder eine Menge noch einen Preis besitzen. Sogenannte Nicht-Abrechnungspositionen werden somit auch nicht in die den Teil des Datenformates (XML) einer E-Rechnung übernommen.
Es werden somit nur Positionen maschinenlesbar aufgeführt, die abgerechnet werden.
Stößt die Prüfung auf eine Position ohne Einheit, so hinterlegt das System automatisch „C62“ (Dienstleistungseinheit) in der E-Rechnung.
Eine automatische E-Rechnungsprüfung kann in den Vorgangs-Buchungsparametern (Register: Sonstige Eingabeparameter) mittels Kennzeichen: "E-Rechnungsprüfung vor dem Speichern" aktiviert / deaktiviert werden: Buchungsparameter - Register: "sonstige Eingabeparameter".