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Auf dieser Seite möchten wir Ihnen ein Beispiel zu einer "Vorerkrankungsanfrage" vorstellen.

Ein Mitarbeiter ist in folgenden Zeiträumen als arbeitsunfähig krankgemeldet:

Die in der Tabelle angegebenen Zeiträume sind in der Software bereits entsprechend lückenlos eingepflegt worden unter:

PERSONAL - ÜBERBLICK / STAMMDATEN - Register: MITARBEITER - Schaltfläche: BEARBEITEN - Register: LOHN-ABRECHNUNGSDATEN - linke Navigation: GRUNDLAGEN DER ABRECHNUNG - FEHLZEITEN.

Überprüfung ob eine Vorerkrankungsabfrage gestellt werden kann

Eine Berechtigung für eine Vorerkrankungsanfrage liegt vor, sofern bestimmte Voraussetzungen gegeben sind

Eine Vorerkrankungsanfrage kann nur gestellt werden, wenn Sie dazu berechtigt sind. Folgende Voraussetzungen sollten vorliegen:

• Für die angefragten Zeiträume bestand ein Beschäftigungsverhältnis des Arbeitnehmers bei dem anfragenden Arbeitgeber.
• Dem Arbeitgeber liegt für die aktuelle Arbeitsunfähigkeit ein Arbeitsunfähigkeitsnachweis (eAU) vor.
• Zusätzlich muss in den letzten 6 Monaten vor Beginn der aktuellen Arbeitsunfähigkeit mindestens eine bescheinigte potentielle Vorerkrankung in Bezug auf die aktuelle Arbeitsunfähigkeit im Datenbestand vorliegen.
• Die kumulierten Zeiten aller potentiellen Vorerkrankungen in den letzten 12 Monaten müssen zusammen mit der aktuellen Arbeitsunfähigkeit zum Zeitpunkt der Meldung mindestens 30 Tage umfassen.
  • Werden im Entgeltabrechnungssystem die Fehlzeiten mit einem offenen Ende verwaltet, ist zur Prüfung der Frist die Arbeitsunfähigkeit (AU) mit einer Dauer von einer Woche in die Zukunft ab dem Tagesdatum zu beurteilen.

Erstellung der Vorerkrankungsabfrage

Vorab: Prüfen Sie im Voraus ob in den letzten 12 Monaten mit der neuen Arbeitsunfähigkeit 30 Tage erreicht werden.

Option: Anforderung Vorerkrankungszeiten

Um die Vorerkrankungsabfrage zu erstellen, so ist die zuletzt angelegte Fehlzeit in den Mitarbeiter-Stammdaten zu öffnen:

PERSONAL - ÜBERBLICK / STAMMDATEN - Register: MITARBEITER - Mitarbeiter durch Schaltfläche: BEARBEITEN öffnen - Register: "Lohn-Abrechnungsdaten" - linke Navigation: FEHLZEITEN.

In der geöffneten Fehlzeit ist in der Gruppe: "EEL-Angabe" das Kennzeichen: "Anforderung Vorerkrankungszeiten" zu aktivieren und die Fehlzeit anschließend mit "Speichern & schließen" zu verlassen.

Versenden der Vorerkrankungsabfrage

Im Anschluss ist die Vorerkrankungsabfrage zu versenden. Wechseln Sie hierzu im Bereich: PERSONAL - Registerkarte: ÜBERGEBEN/AUSWERTEN - Schaltfläche: AUSWERTEN & ÜBERTRAGEN auf "Beitragsabrechnung übertragen".

Im Assistenten ist das Kennzeichen: "Entgeltersatzleistungen (EEL)" zu aktivieren

In der Zusammenfassung wird der Abgabegrund "41" ("Anforderung Vorerkrankungsmitteilungen") aufgeführt:

Kontrollieren des Übertragungsprotokolls

Im Anschluss öffnet sich das Übertragungsprotokoll. Kontrollieren Sie an dieser Stelle die zur Übertragung angezeigten Informationen.

In Mitarbeiter-Stammdaten EEL-Anforderungen einsehen

In den Mitarbeiter-Stammdaten finden Sie Informationen zu dem übertragenen Datensatz:

PERSONAL - ÜBERBLICK / STAMMDATEN - Register: MITARBEITER - betreffenden Mitarbeiter über Schaltfläche: BEARBEITEN öffnen - Register "Lohn-Abrechnungsdaten" - linke Navigation: ZU MELDENDE DATEN - "EEL-Anforderungen".

Abholen der Rückmeldung zur Vorerkrankungsabfrage

Im Bereich: PERSONAL - Registerkarte: ÜBERGEBEN/AUSWERTEN - Schaltfläche: AUSWERTEN & ÜBERTRAGEN - "Beitragsabrechnung" - ÜBERTRAGEN öffnen Sie den Assistenten.

Nachrichten der Annahmestellen abrufen

Wählen Sie als Art der Daten: "Nachrichten der Annahmestellen abrufen".

Externe Meldungen verarbeiten

Im Anschluss sind die abgeholten Daten noch zu verarbeiten:

PERSONAL - ÜBERBLICK / STAMMDATEN - Register: MITARBEITER - Registerkarte: START - Schaltfläche: WEITERE - "Externe Meldungen verarbeiten".

Sofern EEL-Rückmeldungen vorliegen, wird als Datenbereich "EEL-Rückmeldungen" angezeigt. Aktivieren Sie das Kennzeichen und wählen Sie WEITER. Folgen Sie dem Assistenten und lesen Sie aufmerksam das Protokoll. Durch das Auswerten der externen Meldungen werden Informationen u. a. in die Fehlzeiten geschrieben.

Einsehen der Rückmeldung

Die verarbeiteten Daten finden Sie im Anschluss unter:

PERSONAL - ÜBERBLICK / STAMMDATEN - Register: MITARBEITER - betreffenden Mitarbeiter mit ÄNDERN öffnen - Register "Lohn-Abrechnungsdaten" - linke Navigation: EXTERNE GRUNDLAGEN - "EEL-Rückmeldungen".

Teilweise Anrechnung der Fehlzeiten

Wenn Fehlzeiten nur teilweise angerechnet werden können, dann wird lediglich eine geringere "Summe Vorerkrankungstage" zurückgemeldet, in diesem Beispiel werden 24 Vorerkrankungstage in der Summe der EEL-Rückmeldung aufgeführt.

Keine Anrechnung der Fehzeiten

Wenn keine der Fehlzeiten angerechnet werden können, dann wird als "Summe Vorerkrankungstage" der Wert "0" zurückgemeldet.

Überprüfung der Fehlzeiten nach dem Verarbeiten

Wenn über die Vorerkrankungsabfrage ein abweichendes Enddatum der Entgeltfortzahlung gemeldet wird, dann wird Ihnen dies nach dem Verarbeiten über eine Statusmeldung in der Fehlzeit angezeigt.

Neuerstellung der Vorerkrankungsanfrage

Um die Vorerkrankungsabfrage neu zu erstellen, so ist die zuletzt angelegte Fehlzeit in den Mitarbeiter-Stammdaten wieder zu öffnen:

PERSONAL - STAMMDATEN - Register: MITARBEITER - Mitarbeiter zum ÄNDERN öffnen - Register: LOHN-ABRECHNUNGSDATEN - FEHLZEITEN - Schaltfläche: ÄNDERN.

In der geöffneten Fehlzeit ist das Kennzeichen: "Anforderung Vorerkrankungszeiten" wieder zu aktivieren und die Fehlzeit zu speichern. Im Anschluss erstellt das Programm eine neue Vorerkrankungsanfrage. Diese lässt sich nun mit den gleichen, auf dieser Seite beschriebenen Schritten, verschicken und die Rückmeldung einlesen.

Stornierung der Vorerkrankungsanfrage

Muss eine EEL-Anforderung storniert werden, da diese nicht korrekt erfasst wurde, lässt sich dies über die Schaltfläche: STORNIEREN anstoßen. 

Die Schaltfläche wird Ihnen auf Registerkarte: LOHN-ABRECHNUNGSDATEN - linke Navigation - ZU MELDENDEN DATEN - EEL-ANFORDERUNGEN angezeigt.

In der Abfrage stehen Ihnen folgende Optionen zur Verfügung:

• Ja, jetzt die EEL-Anforderung stornieren
• Nein, die EEL-Anforderung nicht stornieren