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Wenn Sie Überstunden bei Ihren Mitarbeitern abrechnen, überprüfen Sie zunächst bitte Ihre Lohnart der Überstunden. Informationen hierzu finden Sie in folgendem Hilfe-Beitrag: 

Entgeltbescheinigung Krankengeld erstellen

Eine Entgeltbescheinigung kann über die Fehlzeit 10.3 sowie 4.1 erstellt werden.

Hierzu ist in der Fehlzeit 10.3 oder Fehlzeit 4.1 das Kennzeichen "EEL-Anforderung erstellen" zu aktivieren.

Bei Fehlzeit 10.3 ist die letzte Fehlzeit vor dem Bezug von Krankengeld zu öffnen.


In genannten Fehlzeiten ist zunächst in der Gruppe "EEL-Angabe" die Option "EEL-Anforderung erstellen" zu wählen.


Kennzeichen: "Rückmeldung der Entgeltersatzleistung anfordern" 

Dieses Kennzeichen finden Sie in der Gruppe: "Allgemein" des Fehlzeiten-Datensatz.


Kennzeichen: "Mitaufnahme ins Krankenhaus"

Dieses Kennzeichen ist nur in der Fehlzeit 4.1 vorhanden. Das Kennzeichen "Mitaufnahme ins Krankenhaus" ist zu aktivieren wenn der Mitarbeiter im Krankenhaus aufgenommen wurde.

Mit Auswahl dieser Option wird eine "Entgeltbescheinigung KV bei Krankengeld bei Mitaufnahme im Krankenhaus" (Abgabegrund 04) erstellt.


Register des Fehlzeiten-Datensatz

Wenn das Kennzeichen: "EEL-Anforderung erstellen" aktiviert wird, stehen Ihnen folgende weitere Register zur Verfügung:

Die Register "Arbeitsunfähigkeit" und "Info" stehen Ihnen auch bei deaktiviertem Kennzeichen "EEL-Anforderung erstellen" zur Verfügung.

Register: Entgeltangaben

Weitergezahltes Bruttoentgelt

Weitergezahlte betriebliche Altersvorsorge (bAV), Dienstwagen, etc. können im Feld: "Weitergezahltes Bruttoentgelt" eingegeben werden.

Es werden Beträge übermittelt, die größer als 50 Euro sind.

Weitergezahltes Arbeitsentgelt bis

In diesem Feld ist das Datum anzugeben, bis wann das oben genannte "weitergezahlte Bruttoentgelt" gezahlt wurde.

Letzter Abrechnungszeitraum vor AU

Grundsätzlich wird nur der letzte Entgeltabrechnungszeitraum benötigt.

Ausnahme: Wenn das tatsächliche Entgelt in jedem der 3 letzten Entgeltabrechnungszeiträumen vom vereinbarten Entgelt abweicht, werden die 3 letzten Entgeltabrechnungszeiträume benötigt.

Beitragsfrei umgew. Entgelt 12 Mon.

Dieses Feld wird automatisch gefüllt, wenn in den letzten 12 Monaten Entgelt umgewandelt wurde, z. B. im Rahmen der betrieblichen Altersvorsorge (bAV). Hierzu muss allerdings in der Lohnart das Kennzeichen "Beitragsfrei umgewandeltes Entgelt" aktiviert sein. Weitere Informationen dazu finden Sie unter:

Abw. vereinbartes Bruttoentgelt

Dieses Feld steht nur zur Auswahl und Übermittlung bereit, wenn in der Abrechnungsvorgabe das vereinbarte Entgelt vom tatsächlichen Entgelt abweicht. In dieses Feld wird das vereinbarte Entgelt eingetragen, dass in der gültigen Abrechnungsvorgabe auf dem Register "Lohn" eingetragen ist.

Beitragpfl. EGA letzte 12 Monate

Diese Felder werden automatisch befüllt, wenn Sie in den letzten 12 Monaten einen sonst. Bezug abgerechnet haben (Lohnart mit Art: "Sonstige Bezüge").

Register: Arbeitszeit

Auf diesem Register können die Arbeitsstunden kontrolliert und ggf. angepasst werden.

Anzahl der Arbeitsstunden 

Die Arbeitsstunden werden automatisch von der Software ermittelt:

Dieses Feld lässt sich im Nachgang manuell anpassen.

Regelarbeitszeit

In diesem Feld werden automatisch die Wochenstunden aus der Abrechnungsvorgabe (Register: "Tätigkeit / SV-Nr.") herangezogen.

Überstunden

Dieses Feld wir automatisch mit den Überstunden gefüllt, wenn die Überstunden mit einer separaten Lohnart abgerechnet werden. 

Hierzu muss in der Lohnart für die Überstunden das Kennzeichen: "Überstunden" aktiviert sein.

Wenn das Entgelt in den letzten 3 Monaten unterschiedlich ist, dann werden an dieser Stelle die letzten 3 Monate aufgeführt.

Weitere Informationen dazu finden Sie unter:

Abwesenheitstage ohne Arbeitsentgelt

Diese Felder werden automatisch nur befüllt, wenn im Zeitraum eine Fehlzeit (z. B. Fehlzeit 2.1 - Unbezahlter Urlaub) hinterlegt ist, bei der kein Entgelt gezahlt wird.

Wenn das Entgelt in den letzten 3 Monaten unterschiedlich ist, dann werden auch an dieser Stelle die letzten 3 Monate aufgeführt.

Wenn alle Angaben gemacht und geprüft wurden, dann kann die Fehlzeit gespeichert werden. Es wird automatisch eine Entgeltbescheinigung mit Abgabegrund 01 und eine Anforderung "Ende Entgeltersatzleistungen" mit Abgabegrund 42 erstellt.


In Mitarbeiter-Stammdaten die EEL-Anforderungen einsehen

In den Mitarbeiter-Stammdaten finden Sie Informationen zu dem zu übertragenen Datensatz:

PERSONAL - ÜBERBLICK / STAMMDATEN - Register: MITARBEITER - betreffenden Mitarbeiter mit ÄNDERN öffnen - Register "Lohn-Abrechnungsdaten" - linke Navigation: ZU MELDENDE DATEN - "EEL-Anforderungen".


Vor dem Übertragen kann die Entgeltbescheinigung über die Schaltfläche: EINSEHEN vor dem Versenden eingesehen werden.


Versenden der Entgeltbescheinigung

PERSONAL - Registerkarte: ÜBERGEBEN/AUSWERTEN - Schaltfläche: AUSWERTEN&ÜBERTRAGEN - Beitragsabrechnung übertragen

Im Assistenten ist das Kennzeichen "Entgeltersatzleistungen (EEL)" zu aktivieren.


Kontrollieren des Übertragungsprotokolls

Im Anschluss öffnet sich das Übertragungsprotokoll. Kontrollieren Sie an dieser Stelle die zur Übertragung angezeigten Informationen.


Abholen der Rückmeldung zur Entgeltbescheinigung (Ende der Entgeltersatzleistung)

Im Bereich: PERSONAL - Registerkarte: ÜBERGEBEN/AUSWERTEN - Schaltfläche: AUSWERTEN & ÜBERTRAGEN - "Beitragsabrechnung" - ÜBERTRAGEN öffnen Sie den Assistenten.

Nachrichten der Annahmestellen abrufen

Wählen Sie als Art der Daten: "Nachrichten der Annahmestellen abrufen".


Externe Meldungen verarbeiten

Im Anschluss sind die abgeholten Daten noch zu verarbeiten:

PERSONAL - ÜBERBLICK / STAMMDATEN - Register "Mitarbeiter" - Registerkarte START - Schaltfläche: WEITERE - "Externe Meldungen verarbeiten".


Sofern EEL-Rückmeldungen vorliegen, wird als Datenbereich "EEL-Rückmeldungen" angezeigt. Aktivieren Sie das Kennzeichen und wählen Sie WEITER. Folgen Sie dem Assistenten und lesen Sie aufmerksam das Protokoll. Durch das Auswerten der externen Meldungen werden Informationen u. a. in die Fehlzeiten geschrieben.


Einsehen der Rückmeldung

Die verarbeiteten Daten finden Sie im Anschluss unter:

PERSONAL - ÜBERBLICK / STAMMDATEN - Register "Mitarbeiter" - betreffenden Mitarbeiter öffnen - Register "Lohn-Abrechnungsdaten" - linke Navigation: EXTERNE GRUNDLAGEN - EEL-Rückmeldungen.

In diesem Beispiel stimmte das vom Arbeitgeber gemeldete Beginn Datum, zur Entgeltersatzleistung, mit dem zurückgemeldeten Datum der Krankenkasse überein.

Grund 01 (kein Leistungbezug)

Die auslösende Fehlzeit erhält eine Fehlermeldung: 'Lt. Rückmeldung liegt kein Leistungsbezug vor. Bitte prüfen und korrigieren Sie die Fehlzeit'.

Grund 02 (laufender Bezug)

  • keine Aktion notwendig

Grund 03 (Ende des Leistungsbezugs)

  • Liegt das zurückgelieferte Datum vor dem "Bis-Datum" der Fehlzeit, dann wird die auslösende Fehlzeit fehlerhaft mit der Fehlermeldung: 'Lt. Rückmeldung liegt ein Ende des Leistungsbezugs zum <Datum Ende Leistungsbezug> vor. Bitte prüfen Sie die Fehlzeit. Beenden Sie die laufende Fehlzeit zum angegebenen Datum und hinterlegen die Folgefehlzeit'.
  • Ist das zurückgelieferte Datum größer/gleich dem "Bis-Datum" der Fehlzeit, dann wird dies im Verarbeiten-Protokoll und in der Mitarbeitertabelle aufgeführt.

Grund 04 (Ende wegen Bezugs einer Erwerbsminderungsrente)

  • Liegt das zurückgelieferte Datum vor dem "Bis-Datum" der Fehlzeit, dann wird die auslösende Fehlzeit fehlerhaft mit der Fehlermeldung: 'Lt. Rückmeldung liegt ein Ende des Leistungsbezugs zum <Datum Ende Leistungsbezug> wegen Bezug einer Erwerbsminderungsrente vor. Bitte beenden Sie die Fehlzeit und prüfen, ob die Anlage einer neuen Abrechnungsvorgabe notwendig ist'.
  • Ist das zurückgelieferte Datum größer/gleich dem "Bis-Datum" der Fehlzeit, dann wird dies im verarbeiten-Protokoll und in der Mitarbeitertabelle aufgeführt.

Grund 05 (Ende wg. Aussteuerung)

  • Liegt das zurückgelieferte Datum vor dem "Bis-Datum" der Fehlzeit, dann wird in der auslösenden Fehlzeit eine Info aufgeführt: 'Lt. Rückmeldung liegt ein Ende des Leistungsbezugs zum <Datum Ende Leistungsbezug> wegen Aussteuerung vor. Bitte beenden Sie die Fehlzeit und legen eine Folgefehlzeit 2.8 an'.
  • Ist das zurückgelieferte Datum größer/gleich dem Bis-Datum der Fehlzeit wird dies im verarbeiten-Protokoll und in der Mitarbeitertabelle aufgeführt.

Bei Grund 06 (Verlängerung, tritt nur bei Mutterschaftsgeld auf)

Wenn EEL-Ende (Ende Entgeltersatzleistung) <> Ende der Fehlzeit 4.5 ist wird die Fehlzeit fehlerhaft: 'Lt. Rückmeldung liegt eine Verlängerung bis <EEL-Ende> vor. Bitte prüfen Sie, ob die Dauer der Fehlzeit angepasst werden muss'.

Grund 99 (sonstiges)

Sonstiges Ende (z.B. wegen fehlender Mitwirkung, Wechsel der Krankenkasse, Ende des Beschäftigungsverhältnisses).


Quelle:

Beginn Entgeltersatzleistungen AG (Arbeitgeber) und SV-Träger (Krankenkasse) abweichend

In der Tabelle sehen Sie die Abweichung anhand der unterschiedlichen Daten für den Beginn der Entgeltersatzleistung.

Im Beispiel:

Überprüfung der Fehlzeiten nach dem Verarbeiten

Wenn Sie die Rückmeldung erhalten haben bezüglich des Endes der Entgeltersatzleistungen, dann überprüfen Sie das Enddatum Ihrer Fehlzeit. Wenn der Beginn Entgeltersatzleistung SV-Träger abweichend ist, dann ist die Entgeltfortzahlung bis zum Vortag zu verlängern.

Stornierung der Entgeltbescheinigung

Muss eine EEL-Anforderung storniert werden, da diese nicht korrekt erfasst wurde, lässt sich dies über die Schaltfläche: STORNIEREN anstoßen. 

Die Schaltfläche wird Ihnen auf Registerkarte: LOHN-ABRECHNUNGSDATEN - linke Navigation - ZU MELDENDEN DATEN - EEL-ANFORDERUNGEN angezeigt.

 

In der Abfrage stehen Ihnen folgende Optionen zur Verfügung:


Im Anschluss erscheint eine weitere Abfrage


Neuerstellung der Entgeltbescheinigung

Um die Vorerkrankungsabfrage neu zu erstellen, so ist die zuletzt angelegte Fehlzeit in den Mitarbeiter-Stammdaten wieder zu öffnen (PERSONAL - STAMMDATEN - Register "Mitarbeiter" - Mitarbeiter öffnen - Register "Lohn-Abrechnungsdaten" - FEHLZEITEN).


In der geöffneten Fehlzeit ist das Kennzeichen: "EEL-Anforderung" wieder zu aktivieren und die Fehlzeit zu speichern.

Im Anschluss erstellt das Programm eine neue Entgeltbescheinigung. Diese lässt sich nun mit den gleichen, auf dieser Seite beschriebenen Schritten, verschicken und die Rückmeldung einlesen.