Inhaltsverzeichnis

1. Allgemeine Informationen

1.1. Empfohlenes Vorgehen für Lohnanwender

Eine detaillierte Beschreibung zu den Tätigkeiten im Zusammenhang mit dem Jahresabschluss (inklusive Checkliste) stellen wir Ihnen Ihnen in der Hilfe unter Jahresabschluss Lohn zur Verfügung. Ein Ausdruck des Dokumentes kann hilfreich sein.

Prüfen, ob V23 aktiviert ist 

• Sollten Sie noch nicht die V23 wie im Service-Portal beschrieben (https://portal.microtech.de/aktuelles/657-aktivierung-ihrer-version-23) aktiviert haben, so führen Sie zunächst diesen Schritt vor Installation des Updates aus.
• Sofern Sie die V23 bereits aktiviert haben, wird Ihnen unter Registerkarte: HILFE - LIZENZ das "v23.x: Echtheitszertifikat für microtech büro+" angezeigt. Zusätzlich sehen Sie eine graue Schaltfläche: "Version 24", die anzeigt, dass Version 23 aktiviert ist. Ist dies bei Ihnen der Fall, so kontrollieren Sie, ob Sie Mindestversion 6742 installiert haben, in welcher die Jahresaktualisierung enthalten ist. 

Einspielen der Jahresaktualisierung: Gehen Sie am Server als Supervisor wie folgt vor

• Vorab: Erstellen Sie eine vollständige Datensicherung.
• Vorab: Führen Sie den Monats- / Jahresabschluss innerhalb der Lohn- und Gehaltsbuchhaltung durch (Registerkarte: ÜBERGEBEN / AUSWERTEN - Schaltfläche: JAHRESABSCHLUSS).
• Aktualisieren Sie das Programm. Laden Sie hierzu die aktuelle Vollversion Ihrer microtech-Software im Serviceportal mit Mindestversionstand 6742 herunter und starten Sie dann die Aktualisierung. Die Jahresaktualisierung für den Bereich "Lohn" ist in dieser Version enthalten

Nach Installation der Jahresaktualisierung über Mindestversion 6742

• Im Anschluss sind die Clients neu zu starten und die Nettolohnberechnung durchzuführen: Lohn- und Gehaltsabrechnung Dezember erneut prüfen (PERSONAL - REGISTERKARTE: ÜBERGEBEN/AUSWERTEN - ABRECHNUNG - "Nur für aktuellen Monat durchführen...").
• Ggf. Nettolohnberechnung durchführen: Dies ist nur erforderlich, wenn das Update für die Jahresaktualisierung nach dem Jahresabschluss 2022 durchgeführt wurde. In diesem Falle werden die SV-Meldungen durch die Nettolohnberechnung erstellt.
• Sozialversicherungs- und Unfallversicherungs-Meldungen versenden.
• Druck der SV- und UV-Meldungen für die Mitarbeiter. 
• Lohnsteuerbescheinigungen erstellen und versenden.
• Mitarbeiter-Stammdaten auf Richtigkeit sowie Urlaubsanspruch für das neue Jahr prüfen.
• Einzugsstellen-Stammdaten prüfen und gegebenenfalls Zusatzbeitrag hinterlegen.
• Lohnartenstammdaten prüfen.
• Weitere wichtige Punkte finden Sie auch im Artikel: Jahresabschluss Lohn & "Checkliste nach Dezember-Abrechnung".

1.2. Empfohlenes Vorgehen für FiBu-Anwender

Prüfen, ob V23 aktiviert ist 

• Sollten Sie noch nicht die V23 wie im Service-Portal beschrieben (https://portal.microtech.de/aktuelles/657-aktivierung-ihrer-version-23) aktiviert haben, so führen Sie zunächst diesen Schritt vor Installation des Updates aus.
• Sofern Sie die V23 bereits aktiviert haben, wird Ihnen unter Registerkarte: HILFE - LIZENZ das "v23.x: Echtheitszertifikat für microtech büro+" angezeigt. Zusätzlich sehen Sie eine graue Schaltfläche: "Version 24", die anzeigt, dass Version 23 aktiviert ist. Ist dies bei Ihnen der Fall, so kontrollieren Sie, ob Sie Mindestversion 6742 installiert haben, in welcher die Jahresaktualisierung enthalten ist. 

Einspielen der Jahresaktualisierung: Gehen Sie am Server als Supervisor wie folgt vor

• Vorab: Erstellen Sie eine vollständige Datensicherung.
• Aktualisieren Sie das Programm auf den Mindestversionsstand 6742 der Jahresaktualisierung. Laden Sie hierzu die aktuelle Vollversion Ihrer microtech-Software im Serviceportal herunter und starten Sie dann die Aktualisierung
• Die Jahresaktualisierung für den Bereich FiBu (zweiter Teil der Jahresaktualisierung) wird zeitnah nach dem Jahreswechsel 2022/2023 enthalten sein
• Im Anschluss sind die Clients neu zu starten

1.3. Systemvorgaben zur Nettolohnberechnung 2023

Die "Systemvorgaben SV (zur Nettolohnberechnung)" können Sie unter Start - Schaltfläche: PARAMETER – ABRECHNUNG einsehen.

Diese Daten werden durch das Update eingefügt und können / müssen NICHT manuell eingetragen werden.

Unter: ABRECHNUNG - SYSTEMVORGABEN STEUER (ZUR NETTOLOHNBERECHNUNG) können Sie auch diese in der Software vorhandenen Werte einsehen.

In den nachfolgenden Tabellen erhalten Sie einen Überblick über die wichtigsten Vorgaben. Weitere Werte entnehmen Sie bitte den o. a. Systemvorgaben im Programm.

Ab 01.01.2023 gelten die folgenden Beitragsbemessungsgrenzen: 

Ab dem 01.01.2023 gelten folgende Beitragssätze und Grenzwerte:

2. Lohnbuchhaltung: Wichtige Änderungen

2.1 Unternehmensnummer

Wichtige Informationen zur Unternehmensnummer

• In der Software steht Im Register: "Berufsgenossenschaften"' - "BG-Vorgaben" ein eigenes Feld für die "Unternehmensnummer" zur Verfügung
• Als Mitgliedsbetrieb der Berufsgenossenschaften haben Sie zum Herbst 2022 eine schriftliche Information über den Nummernwechsel erhalten
• Erfassen Sie diese 15-stellige Nummer im extra hierzu eingebrachten Feld: "Unternehmensnummer"

Dieses Feld wird zukünftig statt der Mitgliedsnummer für die Zuordnung bei der Übermittlung der Stammdaten und Lohnnachweise benötigt. 

Unternehmensnummer in Betriebsstätte (Parameter) hinterlegen (BG-Vorgaben)

Zum Erfassen oder Einsehen der Unternehmensnummer öffnen Sie zunächst in den Bereich:

PARAMETER - ABRECHNUNG - BETRIEBSSTÄTTEN - wählen Sie einen Betriebsstätten-Datensatz zum ÄNDERN - Register: BERUFSGENOSSENSCHAFTEN - linke Navigation: BG-VORGABEN.

Die an dieser Stelle zu hinterlegende Unternehmensnummer der Betriebsstätte wird von den Berufsgenossenschaften vergeben. Tragen Sie diese in das Feld die Unternehmensnummer ein, sofern noch nicht belegt. Die Unternehmensnummer wird zu Beginn des Jahres 2023 zur Pflicht und gehört damit auch zu den abgefragten Werten beim Stammdatenabruf.

Wichtige Informationen zur Unternehmensnummer

• Die Mitgliedsunternehmen der Berufsgenossenschaften erhalten zum 01. Januar 2023 eine bundesweit einheitliche Unternehmensnummer für jedes zugehörige Unternehmen - diese ersetzt die bisherige Mitgliedsnummer
• Ab diesem Zeitpunkt ist für alle folgenden Meldungen nur noch die Unternehmernummer (Unternehmensnummer) zu verwenden
• Als Mitgliedsbetrieb der Berufsgenossenschaften erhalten Sie zum Herbst 2022 eine schriftliche Information über den Nummernwechsel - Ab diesem Zeitpunkt ist die neue Unternehmensnummer anstelle der bisherigen Mitgliedsnummer zu verwenden
• Sofern Sie mehrere Unternehmen betreiben, erhalten Sie auch mehrere Unternehmensnummern
• Als Betrieb benötigen Sie die Mitgliedsnummer weiterhin, um z. B. UV-Jahresmeldungen oder Lohnnachweise digital zu übermitteln 

Wichtige Unterscheidung: Unternehmensnummer vs. Unternehmernummer

Das Feld der Unternehmernummer wird anhand der Vorgaben der deutschen Unfallversicherung auf Gültigkeit geprüft.

Dabei ist die Unterscheidung zwischen Unternehmensnummer und Unternehmernummer zu beachten:

• Die neue Unternehmensnummer besteht aus insgesamt 15 Ziffern: Diese wird in den BG-Vorgaben in den Parametern der Betriebsstätten hinterlegt
• Die ersten zwölf Zeichen (11 + eine Prüfziffer) werden als Unternehmernummer bezeichnet, da sie die Unternehmerin bzw. den Unternehmer kennzeichnen
• In der Software erfolgt eine Plausibilitätsprüfung, ob die Nummer den vorgegebenen Kriterien entspricht - die Software bittet bei fehlerhafter Eingabe um Korrektur

Maschinelle Umstellung über Stammdatenabruf

Über den Stammdatenabruf (Elektronischer Stammdatenabruf bei der DGUV) können Sie, ab dem Zeitpunkt der Bereitstellung durch die BG, in microtech büro+ automatisch die Unternehmensnummer einpflegen. Die Eingabe im Feld "Unternehmensnummer" wird dann automatisch durch die BG befüllt.

Bereiche in denen die Mitgliedsnummer benötigt wird

• Angabe im DSLN (Datensatz für den elektronischen Lohnnachweis bei der Deutschen Gesetzlichen Unfallsversicherung)
• Angabe in UV-Jahresmeldung 
• Erlaubnis zur Nutzung und Verarbeitung in allen Bereichen der SV 

2.2 Unterjährig in Lohnbuchhaltung eingeflossene Funktionen

2.2.1 Änderungen im Übergangsbereich

Es sind größere Änderungen im Bereich des Übergangsbereich und Bestandsschutz ab 01.10.2022 zu beachten.

Über diese unterjährige Änderungen haben wir Sie bereits im Service-Portal und in der Online-Hilfe informiert. Beachten Sie bitte auch die im Hilfe-Artikel aufgeführten Besonderheiten.

Beispiele für Fälle, wann der Bestandsschutz ggf. aufzuheben ist, finden Sie ebenfalls in diesem Hilfe-Artikel aufgeführt. 

2.2.2 Schnittstellen: BEEG / ZUZA (über RV-BEA-Assistent)

2.2.2.1 BEEG - Gesetz zum Elterngeld und zur Elternzeit

Allgemein

Geht ein Arbeitnehmer in Elternzeit, kann dieser für eine bestimmte Zeit Elterngeld beantragen. Die Bezugsdauer richtet sich nach der Art des Elterngeldes. Dabei bestimmt das individuelle Einkommen des betreuenden Elternteils, wie viel Elterngeld ausgezahlt wird.

Gesetzliche Grundlage

• Grundsätze für die elektronische Abfrage und Übermittlung von Entgeltbescheinigungsdaten nach § 108a Absatz 2 SGB IV (rvBEA - Anwendungsfall BEEG)
• Der Arbeitgeber ist verpflichtet auf Verlangen berechtigter Behörden das Arbeitsentgelt des Arbeitnehmers zu bescheinigen (hierzu: § 9 Einkommens- und Arbeitszeitnachweis, Auskunftspflicht des Arbeitgebers). Durch das Verfahren wird für Eltern die Antragstellung auf Elterngeld vereinfacht, sofern Sie dem Datenabruf zustimmen

Umsetzung in der Software

• Nachrichten der Annahmestellen abrufen: Über den SV-Assistent können, nachdem eine Abfrage des Rentenversicherungsträgers gestellt wurde, diese Abfragen über Ihre Software eingeladen werden (https://hilfe.microtech.de/x/_YTo)
• Verarbeiten der externen Meldungen: Die Dateien müssen nach dem Abruf in der Software verarbeitet werden (https://hilfe.microtech.de/x/NITo)
• Nachrichtenausgang (Antwort) kontrollieren: In den Annahmestellen der Deutschen Rentenversicherung und in den Mitarbeiter-Stammdaten des betroffenen Mitarbeiters, werden die Anforderungen und zu meldenden Dateien gespeichert (https://hilfe.microtech.de/x/D4DpG)
• Versand der Antwort an die Annahmestelle: Über RV-BEA-Assistent (https://hilfe.microtech.de/x/eoAYAg)

2.2.2.2 ZUZA: Befreiung von Zuzahlung in Hinblick auf den Erhalt von Rehabilitationsmaßnahmen

ZUZA steht für „Befreiung von Zuzahlung in Hinblick auf den Erhalt von Rehabilitationsmaßnahmen“. 

Allgemein

Mit der Unterschreitung einer gewissen Einkommensgrenze, wird ein Arbeitnehmer von der Zuzahlung in Bezug auf Rehabilitationsleistungen ganz oder teilweise befreit. Die Zuzahlungsbefreiung wird durch die Rentenversicherung geprüft, indem bereits abgerechnete Entgeltwerte elektronisch angefordert und vom Arbeitgeber ebenfalls elektronisch mittels büro+ zurückgemeldet werden. 

Gesetzliche Grundlage

Grundsätze für die elektronische Anforderung und Annahme von Bescheinigungen nach § 108 Absatz 2 Satz 6 SGB IV (rvBEA) in der vom 01.07.2022 an geltenden Fassung.

Abfrage durch RV-BEA-Assistent

Das Verfahren wird durch den RV-BEA-Assistenten der Software abgefragt und verarbeitet. Der Versand der Bescheinigungsanfragen erfolgt durch den bewährten RV-BEA-Assistenten von büro+. Die Antwort mit den Entgeltbescheinigungen der Beschäftigten wird von büro+ elektronisch an die Rentenversicherung übermittelt. RV-BEA „ZUZA“ ist für alle Arbeitgeber verpflichtend. 

Umsetzung in der Software

• Nachrichten der Annahmestellen abrufen: Über den SV-Assistent (https://hilfe.microtech.de/x/_YTo)
• Verarbeiten der externen Meldungen: Die Dateien müssen nach dem Abruf in der Software verarbeitet werden (https://hilfe.microtech.de/x/NITo)
• Nachrichtenausgang (Antwort) kontrollieren: In der Tabelle: "RV-BEA Ausgang" des Mitarbeiterdatensatzes wird die Entgeltbescheinigung, die als Antwort auf die Anforderung bereit steht, gespeichert (https://hilfe.microtech.de/x/D4DpG)
• Versand der Antwort an die Annahmestelle: Über RV-BEA-Assistent (https://hilfe.microtech.de/x/eoAYAg)

2.3 Geänderte Formate zum Jahreswechsel

Geänderte Datensatzstrukturen wurden in der Software berücksichtigt und auf den aktuellen Stand gebracht, dazu zählen unter anderem:

• Datensatzbeschreibungen
• Lohnnachweis
• Meldungen, welche die Gründe für die Mindestversion betreffen
• etc.