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Allgemein: Automatische Aufteilung der Amazon / eBay - E-Commerce-Zahlungsberichte in microtech büro+

Als Verkäufer, welcher die Amazon / eBay-Zahlungsabwicklung nutzt, bekommen Sie von Amazon / eBay eine Sammelzahlung per Überweisung. Damit Sie diese Datensätze problemlos aufteilen und den einzelnen Offenen Posten zuordnen können, besitzt microtech büro+ Routinen, die dies für Sie unternehmen. Nicht eindeutig zuzuordnende Datensätze werden als gesperrt markiert und sind zu überprüfen.

Schnelle Übersicht über die Funktionslogik

In nachfolgender Tabelle erhalten Sie eine schnelle, grundlegende Übersicht über die Funktion, die für die Aufteilung der Sammelzahlung und die OP-Zuweisung verantwortlich ist. Im weiteren Verlauf dieser Beschreibung fügt sich eine detaillierte Anleitung mit Beispielen an.

AktionWie verarbeitet die Software diese Informationen?Weitere Informationen
Einladen der Vorgänge des Marktplatzes in microtech büro+
  • Wenn eine Bestellung („Transaction“) über die microtech Cloud eingeladen wird, enthält diese eine Auftragsnummer, die in dem entsprechenden Feld des Vorgangs eingetragen wird
  • Vorgänge werden aus der Plattform heruntergeladen
  • Auftragsnummer wird über die microtech Cloud im Vorgang befüllt
  • Jeder Vorgang erhält von der Software seine Belegnummer


  • Eingeladener Vorgang enthält Auftragsnummer

Einladen von Kontoauszügen in den Zahlungsverkehreingang von microtech büro+

Die Sammelzahlungen der Marktplätze werden z. B. mittels des Importassistenten über Ihr Bankkonto eingeladen:

  • Mit dem Import der Kontoauszüge werden auch die Sammelzahlungen der Plattform eingeladen
  • Eine Sammelzahlung enthält etliche Zahlungen zu verschiedenen Bestellungen - bei diesen ist immer die Auftragsnummer vermerkt
  • Über Import wird Zahlungsbericht für den Marktplatz aus der microtech Cloud angefordert, um Sammelzahlungen aufteilen zu können
  • Abruf der Sammelzahlung, welche etliche Zahlungen enthält

Auflösen von Zahlungsberichten mittels Importassistent

Der Importassistent wird aufgerufen mit der Funktion:

  • Durch Auflösen von Zahlungsberichten (E-Commerce)
    • Es erfolgt eine Prüfung auf vorhandene Zahlungsberichte in der microtech Cloud
    • Sammelzahlungen werden der Plattform zugeordnet
    • Ergebnis:
      • Die Sammelzahlungen werden aufgeteilt, sodass die Offenen Posten der Vorgänge zugeordnet werden.

Regulärer Ausdruck (Muster) in der Plattform prüft, ob die Sammelzahlung (Zahlungsverkehreingang-Datensatz) für diese Plattform relevant ist
  • In der Plattform hinterlegter regulärer Ausdruck prüft bei Vorliegen einer Sammelzahlung, den Bezug zwischen Sammelzahlung (Zahlungsverkehreingang-Datensatz) und der Plattform
  • Prüfung anhand Aufbau des Verwendungszweck, ob Sammelzahlung für diese Plattform vorliegt

Sammelzahlung wird verarbeitet und aufgeteilt
  • Entsprechend den im Zahlungsbericht vorhandenen Informationen prüft die Software, ob eine Auftragsnummer vorhanden ist
  • Die Sammelzahlung wird in einzelne Zahlungsverkehreingang-Datensätze aufgeteilt

In den neu aufgeteilten, einzelnen Zahlungsverkehreingang-Datensätzen wird anhand der Auftragsnummer auch die Belegnummer eingetragen

  • Anhand der Auftragsnummer wird der entsprechende Vorgang gesucht, um die Belegnummer zu erhalten
  • Im neu erstellten Zahlungsverkehreingang-Datensatz werden dann Auftragsnummer und die passende Belegnummer eingetragen

Nach Aufteilung nach Zahlungsbericht:

  • Anhand Auftragsnummer wird Belegnummer in Zahlungsverkehreingang-Datensatz eingetragen

Nach dem Aufteilen wird der Sammelbericht in das Archiv verschoben
  • Der Datensatz der Sammelzahlung wird mit der Aufteilung in einzelne Datensätze in das Archiv Zahlungsverkehreingang verschoben

Einträge im Zahlungsbericht ohne Auftragsnummer
  • Einträge im Zahlungsbericht, die keine Auftragsnummer besitzen, erhalten im erstellten Zahlungsverkehreingang-Datensatz auf dem Register: "Zuweisung" das Kennzeichen: "Nur Buchungssatz erzeugen" ohne Zuordnung von Offene Posten.

Nach dem Erstellen der ZVE-Datensätze: OP-Zuweisung nach den bekannten Routinen
  • Nachdem die Zahlungsdatensätze erstellt wurden, werden die OPs gebucht bzw. ausgeglichen und die Buchungssätze z. B. in der "Auftrag Buchungsliste", Hauptbuch etc. erstellt
  • Damit kann die OP-Zuweisung mit den bekannten Routinen durchgeführt werden


Detaillierte Anleitung für das Abrufen und Aufteilen der Sammelzahlung mittels Zahlungsbericht sowie Zuordnung der OPs



Konfiguration des regulären Ausdrucks / FiBu-Kontos für Gebühren in der Plattform (Register: VORGABEN)

Im Bereich: E-COMMERCE - ÜBERBLICK / STAMMDATEN - Register: PLATTFORMEN erreichen Sie für die jeweilige Plattform auf dem Register: VORGABEN diesen regulären Ausdruck, der den Verwendungszweck prüft. Für die Plattformen Amazon sowie eBay ist der reguläre Ausdruck bereits mit einem passenden Muster belegt, wodurch keine gesonderte Konfiguration vorgenommen werden muss.

Sollte Ihre Installation schon älter sein, müssen Sie die Felder für die regulären Ausdrücke in den Vorgaben der Plattform ggf. händisch eintragen. Die Standard-Belegung können Sie auf dieser Seite nachlesen.


Durch den regulären Ausdruck werden über ein Erkennungsmuster passende Einträge gefunden. 

Über bestimmte Erkennungsmuster werden die Zahlungsberichte identifiziert (weitere Informationen unter: Beispiele für "Reguläre Ausdrücke" für Belegnummern).

Regulärer Ausdruck für das Erkennungsmuster zu: Amazon

Für Amazon ist das Standard-Muster folgendermaßen aufgebaut:

^[0-9]{16} [Aa]m|^SLR[0-9A-Z]{27}

Beispiel für Amazon:

Es wurde eine Sammelzahlung mit folgendem Text eingeladen:

  • 8791238499876881 Amazon Svcs DE


Der reguläre Ausdruck sucht nun nach den im Feld definierten Kriterien.


Regulärer Ausdruck für das Erkennungsmuster zu: eBay

Für eBay ist das Muster des regulären Ausdrucks im Standard folgendermaßen aufgebaut:

P( |.)[0-9]{10}|TX[0-9]{10,11}XT

Beispiel für eBay:

Es wurde eine Sammelzahlung mit folgendem Text eingeladen:

  • eBay PTX27208107230XT

Der reguläre Ausdruck sucht nun nach dem im Feld eingestellten Muster.

Die regulären Ausdrücke sind auf dem jeweiligen Register: VORGABEN der Plattformen gespeichert und können von Ihnen editiert werden, sofern es geänderte Abläufe des Marktplatzes erfordern. 


Im Bereich: "FiBu-Konto für Gebühren" geben Sie das Konto an, auf welches diese Gebühren verrechnet werden sollen.

Klären Sie die notwendigen Details zur Auswahl des "FiBu-Kontos für Gebühren" bitte mit Ihrem Steuerberater.


Sofern Sie kein Gebührenkonto eingetragen haben, werden Sie vom Assistenten hingewiesen, dies nachzuholen.



Sammelzahlung des Markplatz in Software einladen und in einzelne Zahlungen auflösen

Importassistent: Importart "durch Auflösen von Zahlungsberichten"

Im Zahlungsverkehreingang werden beim Import für Kontoauszüge (z. B über den Importassistent) auch die Sammelzahlungen der Marktplätze über Ihr Bankkonto eingeladen.

Diese Sammelzahlung wird im folgenden in einzelne Datensätze aufgeteilt, um die OPs im weiteren Verlauf passend zuordnen zu können. Hierzu existiert im Importassistent eine für das Aufsplitten vorgesehen Funktion.


Gehen Sie wie folgt vor:

Wählen Sie zunächst im Bereich: ZAHLUNGSVERKEHR - KONTOAUSZÜGE - Register: ZAHLUNGSVERKEHREINGANG über Schaltfläche: WEITERE den Eintrag: Importassistent. 


Wählen Sie die Option: "durch Auflösen von Zahlungsberichten (E-Commerce)".

Stellen Sie sicher, dass eine Datensicherung erfolgt ist! 


Sie erhalten Im Anschluss an das Ausführen des Assistenten eine Zusammenfassung für welche Plattformen das Auflösen der Sammelzahlungen durchgeführt wird.

In der Regel sind dies alle Plattformen, in denen ein regulärer Ausdruck auf dem Register: VORGABEN eingepflegt wurde.

Plattformen, für die der reguläre Ausdruck gelöscht oder nicht belegt wurde, werden nicht herangezogen. Im anschließenden Protokoll erhalten Sie wichtige Informationen über die Aufschlüsselung der einzelnen Datensätze zu den einzelnen Sammelzahlungen. 

Zugehöriger Zahlungsbericht ist vorhanden: Abgleich der Sammelzahlung über Datum und Text

Wird eine passende Sammelzahlung in einer Plattform gefunden, zu der ein Zahlungsbericht vorliegt, werden für die Sammelzahlung neue einzelne Zahlungsverkehrs-Datensätze angelegt und der Datensatz der Sammelzahlung in das Archiv verschoben. 

Um einen Eintrag des Zahlungsberichts zu einem Zahlungseingang zuzuordnen, wird innerhalb der Software ein bestimmter Text geprüft, an dem die Routine erkennt, ob dieser Datensatz im Zahlungsbericht auftaucht. Dies geschieht über die regulären Ausdrücke: Anhand des Datums und Betrags wird die Zugehörigkeit erkannt und die Sammelzahlung entsprechend in einzelne Datensätze gesplittet. 

Der Zahlungsbericht wird teils erst einige Tage verzögert vom Marktplatz bereitgestellt. Die microtech Cloud prüft regelmäßig auf das Vorhandenseins eines Zahlungsberichts und reicht diesen an die Software weiter. Sobald der Zahlungsbericht vorliegt, erfolgt die Aufteilung der Sammelzahlung in einzelne Datensätze. 



Beispiel einer Sammelzahlung (Amazon)

Eine Auszahlung des Marktplatzes kann z. B. folgendermaßen aussehen:

  • Es wurden 100 Kundenbestellungen in microtech büro+ eingeladen
  • Amazon zahlt Ihnen 10.000 EUR als Sammelzahlung ("Payout") aus, die nun zugewiesen werden müssen
  • Der zugehörige Text kann bei Amazon z. B. nach folgendem Muster aufgebaut sein:
    • 8791238499876881 Amazon Svcs DE

Der Marktplatz stellt für diese zusammenfassende Sammelzahlung auch einen zugehörigen Zahlungsbericht zur Verfügung, mit welchem Rückschlüsse auf die Einzel-Elemente der Sammelzahlung erfolgen können.

Feld: Zahlungsbericht-Referenz

Wurde ein Zahlungsbericht eingeladen, wird das Feld: "Zahlungsbericht-Referenz" mit einer eindeutigen Nummer belegt. Über microtech büro+ wird dieser Report, welcher eine detaillierte Auflistung der einzelnen Positionen enthält, intern ausgewertet. Die Sammelzahlung kann somit in mehrere kleine Datensätze aufgelöst werden, die mit zusätzlichen Infos, wie der Auftragsnummer der zugehörigen Zahlung, etc. ergänzt werden, sofern diese im Bericht auftauchen. In den Kontobewegungen wird die ID der zugehörigen Sammelzahlung im Feld "Zahlungsbericht-Referenz" gespeichert. Das Feld: "Zahlungsbericht-Referenz", welches z. B.  in der Tabelle des Registers: ZAHLUNGSVERKEHREINGANG eingeblendet werden kann, signalisiert ob ein Zahlungsbericht für den jeweiligen Datensatz vorliegt.


Der Wert des Feldes Zahlungsbericht-Referenz wird nach folgender Logik gefüllt:

Aktueller Stand zum Abruf des ZahlungsberichtesFeld: "Zahlungsbericht-Referenz"

Für den Datensatz existiert kein Zahlungsbericht


"(Keine)"

Diese Zahlung taucht in keinem der Zahlungsberichte des Marktplatzes auf und entspricht nicht dem erwarteten Muster einer Sammelzahlung. Dies wird in diesem Feld mit "(Keine)" quittiert. Es liegt für diesen Datensatz kein Report vor und es wird auch keiner mehr von der Software erwartet.

Der Zahlungsbericht liegt noch nicht vor

"Leeres Feld"

Der Zahlungsbericht liegt noch nicht vor. Die Software prüft, ob ein Zahlungsbericht vom Marktplatz in der nahen Zukunft geliefert wird.

Das Feld wird leer dargestellt. Datensätze mit einem leeren Feld werden weiterhin auf das Vorhandensein eines Zahlungsberichts geprüft.

Es liegt ein Zahlungsbericht für einen Datensatz vorDie ID des Zahlungsberichts wird für den vorhandenen Datensatz eingetragen. Alle Datensätze mit gefülltem Feld "Zahlungsbericht-Referenz" wurden erfolgreich zum entsprechenden Bericht zugeordnet und werden in der Folge nicht mehr weiter geprüft.


Aus dem zugehörigen Zahlungsbericht können u. a. die folgenden Informationen gewonnen werden:

  • Informationen zur Plattform
  • An welchem Tag verbucht wurde
  • Die Einzelpositionen
  • Welche Gebühren von der Plattform einbehalten werden

Die einzelnen Bestandteile des Zahlungsberichts besitzen einen Verweis, welcher mit der Auftragsnummer im Vorgang übereinstimmt und somit eindeutig zugeordnet werden kann. Im Bericht sind auch Informationen über Gebühren enthalten, die vom Marktplatz einbehalten werden.


Erstellung einzelner Einträge im Zahlungsverkehreingang an einem Beispiel

Ursprüngliche Sammelzahlung

Die ursprüngliche Sammelzahlung der Plattform im Zahlungsverkehreingang ist nach dem Ausführen des Assistenten in einzelne Datensätze aufgelöst worden. Der Datensatz der Sammelzahlung wurde mit dem Aufteilen in einzelne Datensätze in das Archiv verschoben.

Automatische Ermittlung der Belegnummer anhand der Auftragsnummer (im ZVE-Datensatz)

In den aus der Sammelzahlung neu erstellten, einzelnen Zahlungsverkehreingang-Datensätzen wird anhand der Auftragsnummer der entsprechende Vorgang gesucht, um die Belegnummer zu erhalten. Über die Belegnummer kann die OP-Zuweisung vorgenommen werden.


Beispiel:

  • Eine Sammelzahlung wurde über einen abgerufenen Zahlungsbericht in einzelne Datensätze aufgeteilt
  • Im Beispiel wurden fünf Datensätze erstellt
  • Alle diese Datensätze haben die gleiche Zahlungsbericht-Referenz, da alle diese Datensäte in diesem Beispiel durch Zahlungsbericht 51725552289 entstanden sind
  • Über das im Vorgang durch die Plattform gefüllte Feld Auftragsnummer ermittelt microtech büro+ die zugehörige Belegnummer
  • Über das Feld Belegnummer werden Bestellungen und die jeweils direkt zugehörige Gebühr zugeordnet:
    • RE12200001: Zur Belegnummer gehört ein direkt zugehöriger Gebührendatensatz
    • RE12200002: Zur Belegnummer gehört ein direkt zugehöriger Gebührendatensatz
    • Die nicht-transaktionsbezogene Verkäufergebühren (sog. "NON SALE CHARGE") tauchen im Report auf, werden aber keiner Bestellung direkt zugeordnet (aus diesem Grund bleibt das Feld: Belegnummer leer, im Zahlungsbericht ist diese Gebühr aufgeführt, weshalb das Feld "Zahlungsbericht-Referenz" auch für diesen Datensatz belegt ist
DatumBeispiel-Text

Belegnummer

(über Auftragsnummer im Vorgang ermittelt)

Zahlungsbericht-ReferenzBetragWeitere Hinweise
29.07.202xSALE / ORDER Gebühr 987654321 von Amazon oder eBay.RE1220000151725552289-13,33 €

Gebühren, die direkt einer Transaktion zugeordnet werden können:

Es wird unterschieden zwischen dem Betrag, der zum Ausgleichen des OP genutzt wird und der Gebühr, die für den Marktplatz abgezogen wurde. Das Buchungskonto für diese Gebühren ist in den Vorgaben der Plattform anzugeben.

In den Verkäufergebühren ist in den Vorgaben für Zuweisung das Kennzeichen: "Nur Buchungssatz erzeugen" aktiviert, somit erfolgt auch keine Zuweisung und es wird nur ein Buchungssatz erzeugt. 

29.07.202xSALE / ORDER Gebühr 123456789 von Amazon oder eBay.RE1220000251725552289-5,00 €
29.07.202xBeispiel: Nicht-transaktionsbezogene Verkäufergebühren (NON SALE CHARGE) für Amazon oder eBay 1
51725552289-2,33 €Diese Verkäufergebühren sind nicht unmittelbar aus einem Verkauf entstanden, sondern gehören beispielsweise zu einer einmaligen Zahlung, Abogebühren, Gebührengutschriften, etc. Die Marktplätze erheben verschiedene Typen von Gebühren, die nicht unmittelbar zu einer Transaktion gehören. Die Verkäufergebühren, die nicht unmittelbar zu einer Transaktion gehören, erkennen Sie i. d. R. daran, dass keine Belegnummer zu diesen Gebühren zugeordnet werden kann. 
29.07.202xSALE / ORDER 123456789 von Amazon oder eBayRE122000025172555228999,99 €Der ausgezahlte Betrag für die eigentliche Bestellung, die aus der großen Sammelzahlung erstellt wurden.
29.07.202xSALE / ORDER 987654321 von Amazon oder eBayRE1220000151725552289899,97 €


In diesem Zahlungsbericht wurden somit zwei aufzulösende Datensätze aus Bestellungen sowie die jeweils direkt zu diesen Datensätzen gehörigen Verkaufsgebühren identifiziert. Zusätzlich existieren nicht-transaktionsbezogene Verkäufergebühren.

Die Sammelzahlung wird direkt nach dem Auflösen in einzelne Datensätze direkt ins Archiv verschoben. 



Offene Posten zuweisen

Das Zuweisen von Offenen Posten wird über die gewohnten Routinen von microtech büro+ vorgenommen. Die ermittelte Belegnummer steht Ihnen für das Ausgleichen der OPs zur Verfügung:

Wählen Sie im Bereich: ZAHLUNGSVERKEHR - KONTOAUSZÜGE - Register: ZAHLUNGSVERKEHREINGANG über die Schaltfläche: WEITERE den Eintrag: OFFENE POSTEN ZUWEISEN. Es öffnet sich der zugehörige Assistent zum OP-Ausgleich Folgen Sie nun den Anweisungen des Hilfe-Artikels: OP-Zuweisungsassistent.