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Eine bestehende Abrechnungsvorgabe ändern
Navigieren Sie in den Bereich der Mitarbeiter-Stammdaten im Bereich: PERSONAL - STAMMDATEN - Register: MITARBEITER.
Wenn Sie an einer bestehenden Abrechnungsvorgabe innerhalb der Mitarbeiter-Stammdaten eine Änderung vornehmen möchten, dann ist diese auf dem Register: LOHN-ABRECHNUNGSDATEN - linke Navigation: ABRECHNUNGSVORGABEN über Schaltfläche: ÄNDERN zu öffnen.
Im Anschluss öffnet sich die Abrechnungsvorgabe und Sie können die Änderung auf dem jeweiligen Register vornehmen. Wenn Sie eine Abrechnungsvorgabe zum Bearbeiten öffnen, die als "Von-Datum" in der Vergangenheit liegt, dann erschient noch eine Abfrage, welche Sie mit: JA bestätigen.
Info:
Nachdem Sie Änderungen vorgenommen haben, so sind die Abrechnungsvorgabe und die Maske der Mitarbeiter-Stammdaten über Schaltfläche: "Speichern & schließen" zu verlassen.
Beachten Sie:
Diese Änderungen besitzen ab dem angegebenen Datum (Eintrag unter "von Datum") Ihre Gültigkeit und können daher gegebenenfalls zu Abrechnungskorrekturen führen.
Sollen Änderungen ab einem bestimmten Zeitpunkt Gültigkeit besitzen, muss über die Schaltfläche "NEU (KOPIEREN)" eine neue Abrechnungsvorgabe angelegt werden.
Eine neue Abrechnungsvorgabe anlegen
Sollte beispielsweise in naher Zukunft bei einem Mitarbeitenden eine Änderung anstehen, kann dies über eine neue Abrechnungsvorgabe erfasst werden.
Hierzu kann über die Schaltfläche "NEU (KOPIEREN)" eine neue Abrechnungsvorgabe angelegt werden. Der Vorteil des Kopierens der Abrechnungsvorgabe ist, dass die Felder aus der bisherigen Abrechnungsvorgabe vorbelegt werden und im Anschluss editiert werden können.
Nach dem Kopieren der bisherigen Abrechnungsvorgabe ist zunächst das Feld: "Von-Datum" mit dem Datum zu befüllen, ab wann die Änderung ihre Gültigkeit besitzt.
Im Anschluss daran tragen Sie bitte die jeweiligen Änderungen auf den weiteren Registern der Abrechnungsvorgabe ein. Nachdem die notwendigen Anpassungen durchgeführt wurden, verlassen Sie bitte alle Fenster des Mitarbeiters mit "Speichern & schließen".
Beispiele
Entgelterhöhung im aktuellen Monat
Fallbeispiel:
Ein Mitarbeiter erhält im aktuellen Monat eine Entgelterhöhung.
Gehen Sie in diesem Fall bitte wie folgt vor:
- Öffnen Sie die betreffenden Stammdaten des Mitarbeiters zum ÄNDERN.
- Wechseln Sie auf das Register: "Lohn-Abrechnungsdaten" - ABRECHNUNGSVORGABEN - selektieren Sie die Abrechnungsvorgabe - wählen Sie Schaltfläche ÄNDERN.
- Es erscheint eine Abfrage mit dem Hinweis: "Wollen Sie Sachlagen mit der Gültigkeit ab 01.xx.202x eingeben? Wenn Sie nun Daten eingeben bzw. ändern, werden entsprechend der Sachlage automatisch Korrekturen und Meldungen erzeugt.
Über die Schaltfläche "Neu (kopieren)" können Sie auch Sachlagen mit abweichender Gültigkeit hinterlegen.". Wird für die Eingabe ein abweichendes Datum benötigt, folgen Sie dem Tipp und legen Sie über NEU (KOPIEREN) eine neue Abrechnungsvorgabe an.
Wechseln Sie in der geöffneten Abrechnungsvorgabe auf das Register: "Lohn".
An dieser Stelle kann dann das Gehalt oder der Stundenlohnsatz angepasst werden.
Beachten Sie:
Wenn die Änderung gespeichert wurde, dann ist in der ERFASSUNG die Abrechnung noch zu kontrollieren bzw. anzupassen.
Das Programm ändert das Entgelt nicht automatisch in der Abrechnung. Daher ist die Abrechnung in der ERFASSUNG zu kontrollieren und ggf. anzupassen.
Markieren Sie hierzu im Bereich: PERSONAL - ERFASSUNG die Abrechnung und wählen Sie die Schaltfläche: EINSEHEN. Überprüfen Sie die Abrechnung und passen Sie diese ggf. an über die Schaltfläche: ÄNDERN (KORRIGIEREN).
Beitragsgruppenschlüssel rückwirkend ändern
Fallbeispiel:
Ein Mitarbeiter wurde mit dem falschen Beitragsgruppenschlüssel angemeldet und diese Angabe muss rückwirkend in seinen Mitarbeiter-Stammdaten geändert werden.
Öffnen Sie im Bereich: PERSONAL - STAMMDATEN - Register: MITARBEITER den betroffenen Datensatz zum ÄDNDERN. Wechseln Sie im Datensatz auf das Register "Lohn-Abrechnungsdaten" - Linke Navigation: "Abrechnungsvorgaben" und wählen Sie die Abrechnungsvorgabe des Eintritts aus und betätigen Sie die Schaltfläche ÄNDERN.
Wechseln Sie in der geöffneten Abrechnungsvorgabe auf das Register: "SV-Angaben" und nehmen Sie die benötigten Änderungen vor.
Wenn Sie die Änderung speichern, dann erscheint die Meldung, welche Sie mit OK bestätigen können.
Beachten Sie:
Sofern Sie eine eine ältere Abrechnungsvorgabe geändert haben, erscheint noch zusätzlich folgende Abfrage:
Wenn die Änderung auch aktuell weiterhin noch gültig ist, dann ist diese Abfrage mit JA zu bestätigen.
Ist die Änderung nur für einen bestimmten Zeitraum gedacht, dann ist diese Abfrage mit NEIN zu bestätigen.
Beim Abspeichern der Mitarbeiter-Stammdaten erscheint abschließend folgende Abfrage:
Diese Abfrage bestätigen Sie bitte mit "Korrekturen erstellen und Mitarbeiter speichern". Im Anschluss korrigiert die Software automatisch die Abrechnungen.
Wechsel der Krankenkasse in der Zukunft
Fallbeispiel:
Ein Mitarbeiter teilt Ihnen mit, dass er im März 202x die Krankenkasse wechselt. Sie stehen aktuell noch im Abrechnungsmonat Februar 202x.
Gehen Sie wie folgt vor:
Öffnen Sie im Bereich: PERSONAL - STAMMDATEN - Register: MITARBEITER den betroffenen Datensatz zum ÄDNDERN. Wechseln Sie auf das Register: "Lohn-Abrechnungsdaten" - linke Navigation: "Abrechnungsvorgaben" - wählen Sie die aktuelle Abrechnungsvorgabe und kopieren Sie diese über Schaltfläche: "NEU (KOPIEREN)".
Ändern Sie das Feld: "Von Datum" auf 01.03.202x. Wechseln Sie im Anschluss auf das Register: "Einzugsstellen".
Im Feld "Einzugsstellennummer" ist die neue Krankenkasse des Mitarbeiters anzugeben.
Beachten Sie:
Die Krankenkasse muss im Vorfeld im Bereich: PERSONAL - in den STAMMDATEN - Register "Einzugsstellen" angelegt worden sein. Überprüfen Sie dies zuvor und legen Sie ggf. über Schaltfläche: NEU die benötigte Einzugsstelle an.
Nachdem Sie die Abrechnungsvorgaben des Mitarbeiters abgespeichert haben, wird diese zunächst noch nicht als "aktiv" gekennzeichnet, sondern als "ausgegraut" dargestellt.
Dies bedeutet lediglich, dass diese Abrechnungsvorgabe noch nicht aktiv ist und daher zum aktuellen Zeitpunkt weiterhin die "alte" Abrechnungsvorgabe aktiv ist. Nachdem Sie den Monatsabschluss durchgeführt haben, wird auch die neue Abrechnungsvorgabe aktiviert.
Dazu werden dann auch die dazugehörigen SV-Meldungen erstellt und können von Ihnen versendet werden.