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Übersicht:

Um einen Vorgang per E-Mail zu versenden, können Sie die Schaltfläche: SENDEN verwenden oder wählen Sie über die Gruppe: AUSGABE - AUSGABE BEARBEITEN 

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Die Buchungsparameter werden bei dieser Art der Ausgabe im Gegensatz zum Drucken oder Faxen nicht beachtet! Erst ab der Ausbaustufe "professional" kann die Abarbeitung der Buchungsparameter auch direkt über den E-Mail-Versand angestoßen werden. In den Eigenschaften der E-Mail-Layouts findet sich unter dem Register: "Optionen", das Kennzeichen: "Parameter abarbeiten".

Einrichten des E-Mail-Layout

Damit im Fenster "Vorgang ausgeben" das entsprechende E-Mail-Layout verfügbar ist, müssen Sie zunächst die von Ihnen gewünschte E-Mail-Ausgabe definieren. Für jede Vorgangsart (Angebot, Rechnung, etc.) muss bei Bedarf ein individueller E-Mail-Vorgangsdruck angelegt werden. 

Folgende Schritte sind dazu notwendig: 

1. In der Vorgangsübersicht markieren Sie die Vorgangsart, welche Sie per E-Mail ausgeben möchten und wechseln über die Gruppe AUSGABE - AUSGABE BEARBEITEN 

2. Betätigen Sie die Schaltfläche: NEU und wählen Sie den Eintrag: "E-Mail“ aus. 

3. Diesem neuen Vorgangsdruck können Sie jetzt einen aussagefähigen Namen geben, z.B. "Rechnung I als E-Mail". 

4. Den angelegten E-Mail-Vorgangsdruck (lt. Beispiel "Rechnung I als E-Mail") markieren Sie und drücken die Schaltfläche: EIGENSCHAFTEN. Im Register: "Optionen“ sollten Sie folgende Einstellungen vornehmen:

• "E-Mail vor dem Senden anzeigen"

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Über die hier zur Verfügung gestellten Auswahlpunkte können Sie bestimmen, ob die E-Mail Adresse der Anschrift oder des Ansprechpartners für den Versand des Vorgangs genutzt werden soll. 

Weitere Optionen:

• aus aktueller Anschrift
  • Das bedeutet, dass die aktive Anschrift (per Radiobutton) aus dem Vorgang herangezogen wird. Je nach gewählter Einstellung kann dies die Rechnungs- oder Lieferanschrift sein.
    
• aus aktuellem Ansprechpartner
  • Das bedeutet, dass der Ansprechpartner der aktiven Anschrift (per Radiobutton) aus dem Vorgang herangezogen wird. Je nach gewählter Einstellung kann dies die Rechnungs- oder Lieferanschrift sein.
    
• aus Rechnungsanschrift
• aus Lieferanschrift
• aus Ansprechpartner der Rechnungsanschrift
• aus Ansprechpartner der Lieferanschrift

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Parameter abarbeiten

Ab der Ausbaustufe "professional" kann die Die Abarbeitung der Buchungsparameter kann direkt über den E-Mail-Versand angestoßen werden.

In den Eigenschaften der E-Mail-Layouts findet sich unter dem Register: "Optionen", das Kennzeichen: "Parameter abarbeiten".

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Weitere RegisterKennzeichen:

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E-Mail in Dokumentenverwaltung speichern

• Beim Versenden E-Mail in die Dokumentenverwaltung übernehmen
  • Nach dem Speichern Dokumenteneigenschaft ändern

Weitere Register : 

Innerhalb der Eigenschaften stehen Ihnen noch zwei weitere Register zur Verfügung. Es handelt sich um die Register: "Info" und "Parameter". 

• Im Register: "Info" können Sie einen zweiten Text hinterlegen, der in die E-Mail über eine Variable eingefügt werden kann. 
• Im Register: "Parameter" sind weitere Einstellungen enthalten. Unter dem Abschnitt "Empfänger Adresse" sollte man das Kennzeichen: "Bei allen E-Mail Adressen nachfragen“ aktivieren. Alle weiteren Parameter sind optional. Wenn alle Kennzeichen nun gesetzt sind, schließen Sie das Fenster mit der Schaltfläche: SPEICHERN UND SCHLIEßEN 

5. Wenn Sie nun wieder in dem Fenster "Vorgänge ausgeben" die Schaltfläche: GESTALTEN 

betätigen, öffnet sich ein Feldeditor. 

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6. Aufgrund Ihrer Einstellungen in den Eigenschaften des E-Mail-Layout wird der Vorgang automatisch als Anlage hinzugefügt. 

Um weitere Anlagen zusätzlich hinzuzufügen, können Sie die Schaltfläche: HINZUFÜGEN 

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