# DMS - Autom. Versionierung (z. B. Ausgangsdokumente)  

## Wie funktioniert die automatische Versionierung?

Ein bereits fertig abgelegtes Dokument wird **automatisch versioniert**, wenn dieses Dokument angepasst, gedruckt und verbucht wird.

Beispiel: Sie erstellen ein Angebot und lassen dieses in der Software Parameter-gesteuert automatisch als Dokument im Dokumentenmanagement ablegen.

Sofern das das Angebot zu einem späteren Zeitpunkt nochmals angepasst wird, so **wird automatisch in das Feld: „Versionen**“ auf dem Tab „Info“ des Eigenschaften-Fensters zum Dokument die Version eingetragen.

!!! warning "Beachten Sie:"

    Änderungen an einem Dokument führen automatisch zur Erstellung einer neuen Version. Die Versionierung kann in der Software nicht deaktiviert werden. Bei der Neuanlage eines Dokuments ist das Feld: "Versionen" initial nicht befüllt, es wird lediglich das Erstelldatum erfasst. Erst bei Änderung des Dokuments wird das Feld: "Versionen" gefüllt.

## Parametereinstellung in Vorgangsart zur Dokumentenablage

Im Bereich: PARAMETER - VORGÄNGE UND ZWISCHENBELEGE - ARTEN lässt sich für Vorgangsarten auf dem Register: [PARAMETER](../../04_moduluebergreifend/parameter/vorgaenge/vorgangs-arten/index.md) festlegen, an welcher Stelle Dokumente bei einer Ausgabe (Druck oder E-Mail) abgelegt werden sollen.

## Bei Ausgabe in Dokumente ablegen

### Bezeichnung des Ausgabelayouts

Über die drei Punkte lässt sich ein Layout auswählen, welches für diese Vorgangsart angelegt wurde. Dies kann z. B. ein Rechnungs-Layout wie "**(Rechnung I)**" sein.

### Ablageort

Über das Auswahlfeld legen Sie fest, ob das Dokument im Bereich: "In **Dokumente**" oder "Im Dokumenten-Eingang" abgelegt werden soll. Wird keine Ablage des Dokuments gewünscht, ist "(Keine Ablage)" zu wählen.

### Dokumentenart

Wählen Sie über das Auswahlfeld, welche Art ein über die Ausgabe erstelltes Dokument besitzen soll (z. B. "**Ausgangsrechnung**", "Sonstige", etc.).

### Status des Dokuments

Nach der Ausgabe wird das Dokument mit dem gewählten Status (z. B. "**Archiviert**", "(Vorgabe aus Dokumentenart)") am gewünschten Ablageort gespeichert.

!!! warning "Beachten Sie:"

    #### Ablage als PDF
    
    Mit den oben gezeigten Einstellungen wird eine PDF-Datei mit der von Ihnen festgelegten Konfiguration abgelegt.

![Alt-Text](https://assets.hilfe.microtech.de/bilder/12_dms/dms_versionierung%20von%20dokumenten/dmsversionierungautomatisch_1.png)

!!! info "Info:"

    Für das nachfolgende Beispiel auf dieser Seite wird die auf diesem Bild gezeigte Konfiguration genutzt:
    
    * Layout: "(Rechnung I)"
    * Ablageort: "Dokumente"
    * Art: "Ausgangsrechnung"
    * Status des Dokuments: "Archiviert"

!!! warning "Beachten Sie:"

    Nutzen Sie bitte auch folgende Hinweise zur Konfiguration der Ausgabe: [DMS - Ablage von Ausgangsdokumenten](../dms_konfiguration/dmskonfigurationablageausgangsdokumente.md).

## Ausgabe als Auslöser für das Ablegen und Versionieren von Dokumenten

Über die Ausgabe eines Layouts (Druck oder E-Mail) erfolgt eine automatische Ablage und automatische Versionierung von Dokumenten.

## Beispiel: Ausgangsrechnung und Rechnungskorrektur in der Software führt zu automatischer Versionierung

In diesem Beispiel wurde eine Rechnung "RE12400013" für die "Firma Musterkunde 3" in Mainz erfasst, welche als Position die **Menge von zwei Fernsehgeräten** besitzt.

![Alt-Text](https://assets.hilfe.microtech.de/bilder/12_dms/dms_versionierung%20von%20dokumenten/dmsversionierungautomatisch_2.png)

### Druck sowie Senden löst Dokumentenablage aus

Wird die erfasste Rechnung nun entweder über eine Druck oder eine E-Mail ausgegeben, erfolgt die Ablage anhand in der Vorgangsart getroffenen Konfiguration.

![Alt-Text](https://assets.hilfe.microtech.de/bilder/12_dms/dms_versionierung%20von%20dokumenten/dmsversionierungautomatisch_3.png)

Nach dem Druck der Rechnung wird der Vorgang in diesem Beispiel über die Parametrisierung direkt gebucht und darauf folgend in die "Archiv Vorgänge" verschoben.

!!! info "Info:"

    Zusätzlich zur Logik der Dokumentenablage wird für das Beispiel die Standardkonfiguration in den Buchungsparametern genutzt.
    
    ??? info "Weitere Hinweise einblenden"
    
        1. In diesem Beispiel greift im Bereich: PARAMETER - VORGÄNGE UND ZWISCHENBELEGE - RECHNUNG - Register: SONSTIGE EIGABEPARAMETER - Gruppe: VORGANG BUCHEN - die Auswahl: NACH DEM DRUCKEN DES VORGANGS.
        2. Weiterhin wird im Bereich: PARAMETER - VORGÄNGE UND ZWISCHENBELEGE - RECHNUNG - Register: FÜR DAS BUCHEN DIESES VORGANGS das Kennzeichen: VORGANG NACH DEM BUCHEN mit der Option: VORGANG INS ARCHIV VERSCHIEBEN (ERSETZEN FALLS VORHANDEN) abgearbeitet.
        3. Im Bereich: VERKAUF - VORGÄNGE - Register: VORGÄNGE ist bei der AUSGABE - AUSGABE BEARBEITEN - für das Standard-Layout von "Rechnung I" in den EINGENSCHAFTEN auf Register: OPTIONEN das Kennzeichen: PARAMETER ABARBEITEN gesetzt.
        
        Eine vollständige Beschreibung für: "Sonstige Eingabeparameter" finden Sie an folgender Stelle unserer Hilfe: [Buchungsparameter - Register: "sonstige Eingabeparameter"](../../04_moduluebergreifend/parameter/vorgaenge/buchungsparameter/glparamvorgangbuchparametersonstigeeingabeparameter.md).
        
        ![Alt-Text](https://assets.hilfe.microtech.de/bilder/12_dms/dms_versionierung%20von%20dokumenten/dmsversionierungautomatisch_4.png)
        
        Eine vollständige Beschreibung für: "Für das Buchen dieses Vorgangs" finden Sie an folgender Stelle unserer Hilfe: [Buchungsparameter - Register: "für das Buchen dieses Vorgangs"](../../04_moduluebergreifend/parameter/vorgaenge/buchungsparameter/register_fuer%20das%20buchen%20dieses%20vorgangs/index.md).
        
        ![Alt-Text](https://assets.hilfe.microtech.de/bilder/12_dms/dms_versionierung%20von%20dokumenten/dmsversionierungautomatisch_5.png)
        
        Weiterhin ist für das Beispiel das Kennzeichen: "Parameter abarbeiten" im Druck bzw. in der E-Mail-Ausgabe zu setzen.

### Dokumentenablage durch Ausgabe

Wechseln Sie nun für das Beispiel in den Bereich: DOKUMENTE - EINGANG - DOKUMENTE.

Mit der Ausgabe von "RE12400013", wurde für das Beispiel eine PDF-Ablage des konfigurierten Layouts in den Bereich: "Dokumente" gespeichert mit dem Dokumentenstatus: "Archiviert".

Über die Detail-Ansicht lässt sich auch eine Vorschau einblenden.

![Alt-Text](https://assets.hilfe.microtech.de/bilder/12_dms/dms_versionierung%20von%20dokumenten/dmsversionierungautomatisch_6.png)

### Versionierung mit Ausgabe im Bereich: "Dokumente" ablegen - Fehler vor Versenden der Rechnung korrigieren

In diesem Beispiel wird durch einen Mitarbeiter beim Drucken für Rechnung "RE12400013" ein Fehler erkannt. 

*    Im Beispiel wurde die falsche Menge auf der Rechnung erfasst.
*    Die Rechnung wurde noch nicht verschickt, aber in der Konfiguration bereits revisionssicher abgelegt.
*    Ein Mitarbeiter korrigiert nun diese Rechnung bevor Sie rausgeht.
*    In diesem Beispiel wird die Rechnung anschließend an den Kunden verschickt.
*    Die im Beispiel genutzte Parametrisierung legt nun eine neue Version des Dokuments revisionssicher ab.

### Einsehen der versionierten Dokumente zur geänderten Rechnung

Wechseln Sie nun in den Bereich: DOKUMENTE - EINGANG - Register: DOKUMENTE.

Für das Beispiel können folgende Detail-Ansichten über die Schaltfläche: DETAILS eingeblendet werden:

* **Vorschau**
* **Versionen**: Eine spezielle Unteransicht für die **versionierten Dokumente** kann z. B. per Doppelkick auf die Auf-/Ab-Pfeilen mit drei Punkten erreicht werden.

    ![Alt-Text](https://assets.hilfe.microtech.de/bilder/12_dms/dms_versionierung%20von%20dokumenten/dmsversionierungautomatisch_8.png)

### Aktuelle Version des Dokuments sowie bisherige Version(en)

Grenzen Sie für das Beispiel die Mehrfachsuche die Nummer RE12400013 ein. Auf dem Register: DOKUMENTE existieren zum Vorgang "RE12400013" zwei Datensätze: Die ursprüngliche Rechnung als "Version 1", sowie die korrigierte Rechnung als "Version 2".

#### Blauer Pfeil markiert nicht aktuelle Dokumente

Über Status mit dem "blauen Pfeil nach unten" in der Vorschau: VERSIONEN - DOKUMENTE ist direkt ersichtlich, dass es sich nicht um die aktuelle Version eines Dokumentes handelt.

![Alt-Text](https://assets.hilfe.microtech.de/bilder/12_dms/dms_versionierung%20von%20dokumenten/dmsversionierungautomatisch_9.png)

!!! info "Info:"

    In den Eigenschaften des E-Mail-Layouts lässt sich über das Register: OPTIONEN wählen, welches Format für die angehängte Datei in der Ausgabe genutzt werden soll. Weitere Infos zur Auswahl des anzuhängenden Formats finden Sie u. a. im Bereich: [XRechnung in microtech büro+ benutzen](../../04_moduluebergreifend/e-rechnung/glerechnungxrechnung.md).
    
    ??? info "Weitere Hinweise einblenden"
    
        ![Alt-Text](https://assets.hilfe.microtech.de/bilder/12_dms/dms_versionierung%20von%20dokumenten/dmsversionierungautomatisch_10.png)
