# DMS - Arten (Parameter)  

Im Bereich: PARAMETER - DOKUMENTE - ARTEN befinden sich die Dokumentenarten, denen ein Dokument zugeordnet werden kann.

In der Standardauslieferung existierten folgende Arten:

* **Sonstige**
* **Eingangsrechnung**
* **Ausgangsrechnung**

![Alt-Text](https://assets.hilfe.microtech.de/bilder/12_dms/dms_konfiguration/parameter/dmskonfigurationparamarten_1.png)

## Aufbau der Dokumentenarten

### Kopf der Dokumentenart

Im Kopf jeder Dokumentenart ist über die **System-Dokumentenart** festgelegt, ob es sich um eine "Eingangsrechnung", "Ausgangsrechnung" oder "(Standard)" handelt.

![Alt-Text](https://assets.hilfe.microtech.de/bilder/12_dms/dms_konfiguration/parameter/dmskonfigurationparamarten_2.png)

### Register: "Vorgaben / Bild"

#### Kennzeichen

![Alt-Text](https://assets.hilfe.microtech.de/bilder/12_dms/dms_konfiguration/parameter/dmskonfigurationparamarten_3.png)

* **Anzeige von Register-Gruppen aktivieren**: In diesem Bereich wird über die Aktivierung der Kennzeichen festgelegt, welche Gruppen für diese Dokumentenart (als Register) angezeigt werden.
* **Revisionssicherheit (mit Protokollierung)**: Zusätzlich wird für die Dokumentenart festgelegt, ob diese unter die "Revisionssicherheit (mit Protokollierung)" fällt. Nur wenn das Kennzeichen für Revisisonssichertheit aktiviert wurde, ist auch die Revisionssicherheit mit Protokollierung aktiv. Die Aktivierung des Kennzeichens in der Art, wird künftig über das Erstellen von in dieser Art erzeugten Dokumenten automatisch gesetzt. Sobald das Kennzeichen in Dokumenten aktiviert ist, kann (und darf) dieses nicht mehr deaktiviert werden.
* **Duplikatsprüfung**: Diese verhindert, dass z. B. eine Rechnung versehentlich doppelt angelegt wird. Funktion: Sofern in einer Dokumentenart das Kennzeichen: "Duplikatsprüfung" aktiviert ist, wird eine Duplikatsprüfung bei der Neuanlage und beim Ändern von Dokumenten vorgenommen. Es wird geprüft, ob es ein Dokument mit den selben Binär-Daten ("Prüfziffer") bereits im System gibt. Auch beim Verzeichnis-Import wird erkannt, ob es bereits ein Dokument mit den gleichen Binär-Daten bereits gibt. Ist dies der Fall, so wird es nicht importiert. Bei der manuellen Neuanlage (Neu oder Drag & Drop) erscheint zudem eine Abfrage, ob das gesperrte Dokument eingefügt werden soll. Bei aktivierter Duplikatsprüfung wird innnerhalb der Dokumenten-Eigenschaften beim Verlassen der Beleg- oder Kundennummer eine Duplikatsprüfung vorgenommen.
* **Zugehörige Vorgangsart neben dem Kennzeichen "Gruppe 'Zugeordneter Vorgang' anzeigen"**: Über das Auswahlfeld lässt sicht die zugehörige Vorgangsart festlegen. Beispiel: Der Dokumentenart "Eingangsrechnung" ist die Vorgangsart "Eingangsrechnung" zugewiesen, der Dokumentenart "Ausgangsrechnung" ist die Vorgangsart "Rechnung I" zugewiesen.

#### Vorgabe Dokumentenstatus

Über das Auswahlfeld wird festgelegt, welchen Status ein Dokument dieser Art bei der Neuerstellung erhält.

Das Kennzeichen: "**Verfügbare Status einschränken**" ist zu wählen, wenn nur besimmte Status in der Dokumentenart erlaubt sein sollen.

![Alt-Text](https://assets.hilfe.microtech.de/bilder/12_dms/dms_konfiguration/parameter/dmskonfigurationparamarten_4.png)

#### Weitere Vorgaben

* Über weitere Vorgaben kann auch der Bereich für diese Dokumentenart festgelegt werden (z. B. Adressen, Artikel, etc.).
* Über die Berechtigungsgruppe wird gesteuert, wer auf diese Dokumentenart zugreifen kann.

![Alt-Text](https://assets.hilfe.microtech.de/bilder/12_dms/dms_konfiguration/parameter/dmskonfigurationparamarten_5.png)

#### Symbol

* Das Symbol dient der Übersicht und ist standardmäßig bereits mit einem Wert befüllt, der geändert werden kann.

![Alt-Text](https://assets.hilfe.microtech.de/bilder/12_dms/dms_konfiguration/parameter/dmskonfigurationparamarten_6.png)

#### Vorgabe Aufbewahrungsfrist

* Über das Auswahlfeld kann gewählt werden, ob die Aufbewahrungsfrist für "Monate" oder "Jahre" festgelegt werden soll.
* Im Erfassungsfeld wird ein Wert eingetragen. Zusammen ergibt sich damit die Dauer die "Aufbewahrungsdauer", z. B.: "10 Jahre".
* Mit dem Kennzeichen "Beginnt zum Anfang des folgenden Kalenderjahres" legen Sie fest, dass die Aufbewahrungsfrist ab Anfang des kommenden Jahres hochgezählt werden soll.

![Alt-Text](https://assets.hilfe.microtech.de/bilder/12_dms/dms_konfiguration/parameter/dmskonfigurationparamarten_7.png)

### Übersicht der im Standard ausgelieferten Dokumentenarten

Die im Standard ausgelieferten Arten: Sonstige, Eingangsrechnung und Ausgangsrechnung sind folgendermaßen konfiguriert:

| Dokumentenarten (und Erläuterung der Parameter)            | Erläuterung der Parameter                                                                                                                                                                                                                                                                                        | Sonstige                                                                                                                                                                                                   | Eingangsrechnung                                                                                                                                                                                           | Ausgangsrechnung                                                                                                                                                                                           |
| ---------------------------------------------------------- | ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- | ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- | ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- | ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- |
| System-Dokumentenart                                       |                                                                                                                                                                                                                                                                                                                  | (Standard)                                                                                                                                                                                                 | Eingangsrechnung                                                                                                                                                                                           | Ausgangsrechnung                                                                                                                                                                                           |
| **Kennzeichen**                                            |                                                                                                                                                                                                                                                                                                                  |                                                                                                                                                                                                            |                                                                                                                                                                                                            |                                                                                                                                                                                                            |
| Gruppe "Beleginformationen des Dokumenteninhalts" anzeigen | Ist das Kennzeichen aktiv, steht die Gruppe im Dokumenten-Datensatz zur Verfügung: [DMS - Eigenschaften Dokumenten(-Datensatz)](../register_dokumenteneingang/dmskonfigurationdokumenteneingangeigenschaften.md)| :m-x: | :m-ok: | :m-ok: |
| Gruppe "Zugeordnete Adresse" anzeigen                      | Ist das Kennzeichen aktiv, steht die Gruppe im Dokumenten-Datensatz zur Verfügung: [DMS - Eigenschaften Dokumenten(-Datensatz)](../register_dokumenteneingang/dmskonfigurationdokumenteneingangeigenschaften.md)                                                                                                               | :m-x: | :m-ok: | :m-ok: |
| Gruppe "Zugeordneter Vorgang" anzeigen                     | Ist das Kennzeichen aktiv, steht die Gruppe im Dokumenten-Datensatz zur Verfügung: [DMS - Eigenschaften Dokumenten(-Datensatz)](../register_dokumenteneingang/dmskonfigurationdokumenteneingangeigenschaften.md)                                                                                                               | :m-x: | :m-ok: | :m-ok: |
| Gruppe "Buchungssatz" anzeigen                             | Ist das Kennzeichen aktiv, steht die Gruppe im Dokumenten-Datensatz zur Verfügung: [DMS - Eigenschaften Dokumenten(-Datensatz)](../register_dokumenteneingang/dmskonfigurationdokumenteneingangeigenschaften.md)                                                                                                               | :m-x: | :m-ok: | :m-x: |
| Revisionssicherheit (mit Protokollierung)                  | Bei aktiviertem Kennzeichen ist die Revisionssicherheit mit Protokollierung aktiv. Wurde das Kennzeichen in einem Dokument einmal gesetzt, kann es nicht mehr deaktiviert werden. Weitere Infos: [DMS - Eigenschaften Dokumenten(-Datensatz)](../register_dokumenteneingang/dmskonfigurationdokumenteneingangeigenschaften.md) | :m-x: | :m-ok: | :m-ok: |
| **Vorgabe Dokumentenstatus**                               |                                                                                                                                                                                                                                                                                                                  |                                                                                                                                                                                                            |                                                                                                                                                                                                            |                                                                                                                                                                                                            |
| Status                                                     |                                                                                                                                                                                                                                                                                                                  | Unbelegt                                                                                                                                                                                                   | Neu (formal prüfen)                                                                                                                                                                                        | Archiviert                                                                                                                                                                                                 |
| Kennzeichen: Verfügbare Status einschränken                |                                                                                                                                                                                                                                                                                                                  | :m-ok: | :m-ok: | :m-ok: |
| **Verfügbare Status dieser Dokumentenart**                 |                                                                                                                                                                                                                                                                                                                  | \---                                                                                                                                                                                                       | - Neu (formal prüfen)<br> - Inhaltlich prüfen<br> - Buchungsfreigabe prüfen<br> - Gebucht & Archiviert                                                                                                         | - Archiviert                                                                                                                                                                                             |
| **Weitere Vorgaben**                                       |                                                                                                                                                                                                                                                                                                                  |                                                                                                                                                                                                            |                                                                                                                                                                                                            |                                                                                                                                                                                                            |
| Bereich                                                    |                                                                                                                                                                                                                                                                                                                  | (Keine Vorgabe)                                                                                                                                                                                            | (Keine Vorgabe)                                                                                                                                                                                            | (Keine Vorgabe)                                                                                                                                                                                            |
| Berechtigungsgruppe                                        |                                                                                                                                                                                                                                                                                                                  | (Nicht zugeordnet)                                                                                                                                                                                         | (Nicht zugeordnet)                                                                                                                                                                                         | (Nicht zugeordnet)                                                                                                                                                                                         |
| **Symbol**                                                 |                                                                                                                                                                                                                                                                                                                  |                                                                                                                                                                                                            |                                                                                                                                                                                                            |                                                                                                                                                                                                            |
| Symbol                                                     |                                                                                                                                                                                                                                                                                                                  | ![Alt-Text](https://assets.hilfe.microtech.de/bilder/12_dms/dms_konfiguration/parameter/dmskonfigurationparamarten_8.png) | ![Alt-Text](https://assets.hilfe.microtech.de/bilder/12_dms/dms_konfiguration/parameter/dmskonfigurationparamarten_9.png) | ![Alt-Text](https://assets.hilfe.microtech.de/bilder/12_dms/dms_konfiguration/parameter/dmskonfigurationparamarten_10.png) |
